Közös projektmunka a dokumentumokkal
A dokumentumok közös elérése nélkül egy nagyobb vállalkozási projekt lebonyolítása nem lehetséges. Ebben az esetben nem elegendő csupán az írási- és olvasási jogok kiosztása. Minden dokumentum esetén számos feldolgozási lépés szükséges, melyekre definiált megosztási szintek épülhetnek. Itt azonban nem csupán az egyes munkafolyamatok követhetőségéről van szó. A folyamatos nyomonkövethetőség kötelező, legalább a megfelelő jogosultságokkal rendelkező résztvevők számára. Ehhez jön, hogy a váltakozó csapatok „live” szerkesztik a dokumentumokat, s emellett az eredmény, ill. a köztes eredmény mindenki számára elérhető kell legyen. Helyi mentés, szinkronizáció, verziómenedzsment, idővonalak - ezen kulcsszavak mind kapcsolatban vannak a témával.
Az áttekinthetőség megőrzése
Az összetett projektstruktúrák és a témák párhuzamos szerkesztése nagy követelményeket jelentenek a dokumentummenedzsment számára. Ez nem csupán a funkcionalitást, a felhasználhatóságot is érinti. Mert ha a dokumentummenedzsment maga is projektté válik, akkor csődöt mondott a szoftver. A jól bevált megoldások egyike az egyéni munkaterületekkel rendelkező Microsoft SharePoint, melyet világszerte több mint 200 millióan használnak. A funkciók azonban sokkal többet kínálnak puszta dokumentummenedzsmentnél. A program olyan digitális munkafelületet kínál, melyben az együttműködés összes folyamata leképezhető. A Bechtle online áruházában a Microsoft SharePoint különféle verzióival találkozhat.
Szolgáltatók a Bechtle online áruházában
Elérhetők továbbá olyan speciális szoftverek, melyek a dokumentummenedzsment részeit érinti és fedi le. Példaként említhető a vállalkozások számára kifejlesztett Nuance OmniPage Ultimate OCR szoftver, mely a dokumentumok beolvasását és konvertálását teszi lehetővé. Dokumentumok, nyomtatványok és fotók minden formája egészen egyszerűen alakíthatók át elektronikus adatokká, nagy példányszámban is, a hálózati szerveren vagy bármely helyi számítógépen keresztül. Végezetül következik az archiválás, például egy cloud-tárolóban. A Microsoft és a Nuance megoldásai mellett a Bechtlénél olyan gyártók menedzselési programjait is megtalálhatja, mint az ABBYY, IRIS és Acronis.
