Delen van digitale documenten,
e-facturatie en aanvullende gegevens.

De voordelen van elektronische bestellingen en e-facturen voor bedrijven en organisaties zijn duidelijk: De elektronische overdracht van bestellingen en e-facturen vermindert de inspanning en kosten voor de boekhouding. Al sinds een paar jaar gebruiken veel organisaties digitale bestelprocessen en e-facturen om interne processen te optimaliseren en kosten te besparen. Bovendien is e-facturatie sinds november 2020 verplicht voor de publieke sector: Facturen voor overheidsopdrachten moeten sindsdien elektronisch worden gemaakt. Bechtle biedt zijn klanten een veilige en eenvoudige manier om digitale documenten, bestellingen en e-facturen te delen.

Lees hier meer over hoe de geautomatiseerde elektronische verwerking van klantbestellingen en e-facturatie in zijn werk gaan en welke formaten en technische mogelijkheden wij aanbieden. Wij zorgen voor een eenvoudige en veilige overdracht van jouw gegevens en facturen voor naadloze digitale proces workflows.

Overdracht van bestellingen – geautomatiseerd en veilig.

Een order die gegenereerd is in het ERP-systeem of direct op de marketplace van de klant wordt idealiter naar de Bechtle B2B gateway gestuurd via een XML gateway, bijv. SAP XI/PI/PO, of via een ander EDI-platform. Hij kan ook worden verzonden als e-mailbijlage. 

Na een laatste geautomatiseerde inhoudelijke controle worden de bestelgegevens voorbereid op de verdere verwerking door het Bechtle ERP-systeem. Daarbij kunnen de automatische controlecriteria worden aangepast aan de wensen van de klant. We sturen deze gegevens aansluitend door naar de desbetreffende Bechtle vestiging die na een laatste geautomatiseerde due diligence check de bestelling zal verwerken en uitvoeren.

cw04_mainbanner-elektronische-rechnungserstellung-de-05

Markus Kley

Senior Digital Transformation Manager bij Bechtle

Martin Meyer

Het gebruik van gestandaardiseerde, wereldwijd vastgestelde interfaces/gegevensoverdracht voor het delen van digitale documenten kent enorm veel voordelen. Ze kunnen worden gebruikt in elke branche, worden gefocust op gestructureerde elementen, sterk verkorte projectlooptijden opleveren, kosten verlagen en fouten tijdens werkzaamheden helpen verminderen.

cw04_mainbanner-elektronische-rechnungserstellung-de-06

Overzicht van XML-formaten die worden ondersteund . 

Voor de verwerking van elektronische klantbestellingen van klanten ondersteunt Bechtle onder andere de volgende XML-formaten:

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

We kunnen ook EDIFACT D96A / D97A orders ontvangen. Dit kan echter wel beduidend hogere projectkosten met zich meebrengen.

We raden een beveiligde overdracht van ordergegevens aan een webserver via HTTPS POST aan. Bechtle ondersteunt ook (S)FTP en AS2, evenals niet-versleutelde overdrachten via HTTP of e-mailbijlagen. Maar HTTP en e-mail zijn niet aan te bevelen en exclusief voorbehouden aan specifieke scenario’s waarvoor onbeveiligde overdrachten nodig kunnen zijn.

Wat is een e-factuur of e-facturatie?

Een e-factuur is een gestructureerde datareeks volgens strenge eisen. Bij e-invoicing is het belangrijk dat de datareeks wordt aangemaakt, overgedragen en ontvangen in een elektronisch formaat. Bovendien moet deze ook verder automatisch kunnen worden verwerkt. Er is een Europese standaard (EN 16931) voor de inhoud en het formaat van de datareeks voor e-facturen. E-facturen hebben dezelfde inhoud en juridische gevolgen als een factuur op papier.

E-facturatie – eenvoudig en veilig. De formaten die wij aanbieden.

Indien gewenst, kunnen we de factuurgegevens ook aanleveren als gestructureerde XML-gegevens voor automatische plaatsing in jouw backend-systeem. Wij bieden de volgende formaten aan:

1.

ZUGFeRD invoices.

ZUGFeRD invoices maakt het mogelijk om gestructureerde invoicing- en creditgegevens te verstrekken en te verwerken in een aangepast PDF-bestand. Dit format is een gezamenlijke ontwikkeling van belanghebbenden in de automotive en software industrie, evenals in de banken- en publieke sector om te wijzen op het belang van een internationale standaard voor invoicing.

 

2.

XML invoices via het “XRechnung”-proces.

XRechnung is een XML gebaseerd semantisch datamodel dat als standaard voor e-facturen is vastgesteld en met name bij het delen van facturen met opdrachtgevers uit de publieke sector in Duitsland wordt gebruikt.

3.

XML invoices via de beheerder van een marketplace.

Formats en processen hangen af van de mogelijkheden van de desbetreffende provider.

4.

XML invoices zonder handtekening.

Naast de XML invoice zonder handtekening wordt altijd een papieren versie verstuurd.

5.

XML invoices met handtekening van een gecertificeerde handtekeningenprovider.

Voor een complete papierloze workflow is het noodzakelijk dat XML invoices ondertekend zijn door een gecertificeerde handtekeningenprovider. Dit om te garanderen dat de wettelijke bepalingen worden nageleefd en alle factuurgegevens inclusief alle relevante certificaten worden bewaard in een audit-proof lange-termijn-archief.

Wanneer moet je de overstap maken naar e-facturatie?

Onze ervaring leert dat het beter is om de stap “e-facturatie” pas op een later tijdstip te overwegen. Eerst moet de catalogus / PunchOut- en XML-bestelintegratie goed verlopen. Ook hierbij moeten beide partijen zich houden aan de wettelijke bepalingen inzake e-facturatie.

Gegevensoverdracht ter classificatie van producten en services

Diverse classificatiesystemen zijn gemaakt om producten en diensten in ERP-systemen en marketplaces te catalogiseren. Hiermee kunnen bedrijven en organisaties productgegevens uitwisselen over branches, landen, talen en organisaties heen; ze gebruiken namelijk een gemeenschappelijke en eenduidige terminologie.

De meest gebruikte classificatie-standaards zijn:

  • eCl@ss – primair gebruikt in Europa
  • UNSPSC – primair gebruikt op het Amerikaanse continent (unspsc.org)
cw04_mainbanner-elektronische-rechnungserstellung-de-02
Meer weten over de Bechtle E-Procurement Services?

Neem contact op met jouw accountmanager bij Bechtle of stuur een e-mail naar sales.direct-nl@bechtle.com. Je kunt ook bellen met (+31) (0)40 250 9040. We helpen je graag verder.

* verplichte velden

Bekijk onze privacyverklaring die je uitgebreid informeert over onze gegevensverwerking en jouw rechten inzake gegevensbescherming.