Roundtable Healthcare | Werkplekontzorging in de praktijk

Werkplekken gebruiksklaar maken, devices beheren en vervangen, vragen beantwoorden… IT-afdelingen van zorgorganisaties hebben hun handen vol. Elke dag slokken dit soort repeterende taken tijd op van je team. Een deel van die taken kun je aan een IT-partner overlaten. Maar hoe bereid je die stap voor? Wat verandert er concreet voor medewerkers en je IT-afdeling als de nieuwe werkwijze draait? En hoe blijf je als IT-afdeling voorzien van relevante inzichten wanneer je taken uitbesteedt?

Daarover gaan we op donderdag 19 november in gesprek. We brengen zorgorganisaties die zich oriënteren op verdergaande werkplekontzorging en organisaties die hier al gebruik van maken samen. Tijdens deze roundtable hoor je welke keuzes zij hebben gemaakt, welke uitdagingen zij tegenkwamen en wat hun aanpak in de praktijk oplevert. Je kunt rechtstreeks doorvragen op de onderwerpen die voor jouw organisatie belangrijk zijn.

Verdergaande werkplekontzorging gaat over meer dan het leveren van devices. Een IT-partner kan ook taken rond het gebruiksklaar maken, beheren, ondersteunen en vervangen van apparaten op zich nemen. Welke taken je uitbesteedt, vraagt om duidelijke keuzes en afspraken.

Voor je IT-afdeling verandert daarmee mogelijk ook de rol. Ze zal minder tijd besteden aan een deel van de dagelijkse uitvoering en meer aandacht hebben voor de regie op de dienstverlening. Op papier kun je beschrijven hoe zo’n samenwerking eruitziet. Toch komen de vragen die je keuze bepalen vaak pas goed naar voren wanneer je hoort hoe andere zorgorganisaties het hebben aangepakt.

Bij de roundtable zijn experts van Bechtle aanwezig om inhoudelijke vragen te beantwoorden en ervaringen te duiden. De roundtable draait om uitwisseling tussen zorgorganisaties, zonder een lange presentatie of verkooppraatje.

De roundtable is bedoeld voor bestaande Bechtle-klanten in de care en cure die al nadenken over de next step rondom werkplekbeheer. Bijvoorbeeld als je een of meer van deze situaties herkent:

• Je IT-afdeling besteedt veel tijd aan terugkerende taken rondom werkplekbeheer. Denk aan het regelen van nieuwe apparaten, ondersteuning bij problemen of het vervangen van devices. Je wilt onderzoeken welke taken je anders kunt organiseren.
• Je wilt weten wat ontzorging van je eigen organisatie vraagt. Welke processen en informatie moet je op orde hebben voordat een IT-partner taken kan overnemen? Welke beslissingen moet je zelf blijven nemen?
• Je zoekt houvast voor de voorbereiding. Je hebt al over werkplekdienstverlening gesproken, maar wilt van andere zorgorganisaties horen hoe zij van oriëntatie naar implementatie zijn gegaan.
• Je wilt begrijpen wat er voor medewerkers verandert. Hoe krijgen zorgprofessionals een gebruiksklare werkplek? Waar kunnen zij terecht met vragen? Hoe introduceer je een nieuwe werkwijze op verschillende locaties?
• Je wilt ervaringen horen nadat de overstap is gemaakt. Hoe loopt de samenwerking in de dagelijkse praktijk, waar was extra afstemming nodig en welke resultaten merken andere organisaties op korte en langere termijn?

We houden de groep bewust klein. Met acht tot tien organisaties is er tijd om door te vragen en verschillen tussen zorgorganisaties te bespreken. De onderwerpen komen voort uit de praktijkervaringen en vragen tijdens de roundtable. Denk aan:

• Roadmap naar complete werkplekontzorging: waarom kozen andere zorgorganisaties ervoor om een groter deel van het werkplekbeheer uit handen te geven? Welke mogelijkheden onderzochten zij en welke afwegingen speelden mee?
• Voorbereiding binnen de organisatie: wat moesten zij weten over hun bestaande devices, werkprocessen en ondersteuning? Wie werden bij de voorbereiding betrokken en welke keuzes konden ze pas later maken?
• Implementatie en adoptie: hoe verliep de overgang naar een andere manier van werken? Welke vragen kwamen er van IT-collega’s en zorgmedewerkers? En wat vergde na de start nog aandacht?
• De verdeling van verantwoordelijkheden. Welke taken liggen bij de partner en welke blijven bij de zorgorganisatie? Hoe houd je als IT-afdeling zicht op de dienstverlening en hoe bespreek je wat beter moet?
• De samenwerking in de dagelijkse praktijk. Wat gebeurt er wanneer een medewerker een nieuw apparaat nodig heeft of ergens niet mee verder kan? Welke afspraken werken goed en waar bleek bijsturing nodig?
• Resultaten op korte en langere termijn. Wat merken de organisaties die al veel uitbesteden van deze keuze? Welke verwachtingen kwamen uit en welke ervaringen verrasten hen juist?