Uitdagingen voor de start.
- End of support van Windows 10
- Versnelde migratie naar Windows 11
- Beperkte interne capaciteit voor een grootschalige uitrol
Oplossingen.
- Bechtle leverde 2.000 laptops, inclusief aanvullende services
- Aanvullende dienstverlening vanuit onze Services Hub, zoals de voorbereiding, registratie, planning en uitgifte van devices
- Oude devices kregen een nieuw leven
Resultaten.
- Binnen 3,5 weken werden er zo’n 1.750 laptops uitgerold (met Windows 11) de overige devices zijn voorraad
- Eindgebruikers positief over manier van plannen en omruilactie, onderwijs bleef doorlopen
- Een efficiënt proces dankzij het ervaren projectteam van Bechtle, terwijl de IT-afdeling van Avans de regie hield
Ruud Habraken, Accountmanager Educatie bij Bechtle en vast contactpersoon van Avans, vertelt: ‘Avans gaf al snel aan behoefte te hebben aan extra services, zoals de voorbereiding, registratie, uitgifte en herinzet van devices. De IT-afdeling wilde zo steeds meer een regierol oppakken.’
Steven maakt onderdeel uit van het Team Device Services, binnen de Dienst Informatievoorziening & Technologie. Hij vertelt: ‘We werken al sinds 2014 samen met Bechtle, waarbij het derde contract is gestart in 2022’, legt hij uit. ‘De scope van onze samenwerking is dus verschoven. Daarnaast groeide de wens tot uitbreiding van de dienstverlening. We willen als afdeling steeds meer naar een regierol groeien.’
We werken al sinds 2014 samen met Bechtle, waarbij het derde contract is gestart in 2022. De scope van onze samenwerking is dus verschoven. Daarnaast groeide de wens tot uitbreiding van de dienstverlening. We willen als afdeling steeds meer naar een regierol groeien.
Steven Koeken, Avans Hogeschool
Over Avans Hogeschool.
Avans is een van de grootste hbo-instellingen van Nederland, met ruim 30.000 studenten en ruim 3.500 medewerkers, verspreid over Breda, Den Bosch, Tilburg en Roosendaal. Avans leidt wendbare en veerkrachtige professionals op. De hogeschool heeft een krachtige positie in Brabant en is verankerd in het Brabantse werkveld. Ook daarbuiten staat Avans al jaren bekend als hogeschool die wordt gewaardeerd om haar sfeer en onderwijskwaliteit.
Migratie naar Windows 11.
Deze uitbreiding van de dienstverlening resulteerde in mooie projecten, zoals het vervangen van 2.700 monitoren op meerdere locaties en het leveren van refurbished hardware. Steven: ‘Het einde van support voor Windows 10 (oktober 2025) gaf de aanleiding voor een nieuw, grootschalig project. We wilden snel devices migreren naar Windows 11, zonder de normale gang van zaken te verstoren.’
Normaal vervangt Avans 800 tot 900 laptops per jaar. In 2025 moest die cyclus verdubbeld worden om de migratie naar Windows 11 te versnellen. ‘Upgraden van devices kost bij ons meer tijd dan vervangen. Dus besloten we, in overleg met Bechtle, om extra vervangingen te doen en de devices die nog op Windows 10 draaiden daarna te upgraden op locatie.’
Dat betekende dat er 1.750 nieuwe laptops uitgegeven moesten worden aan medewerkers van Avans. De vraag: hoe regel je zo’n groot project zo efficiënt mogelijk, zonder filevorming bij de IT-afdeling en zonder dat de normale gang van zaken verstoord wordt? En zonder dat het onderwijs verstoord wordt?
Voor dit project deed Avans beroep op aanvullende dienstverlening van Bechtle. Een mooie volgende stap in de samenwerking dus, aangezien Avans de uitgifte van devices normaal zelf doet om volledig in control te zijn. Ruud: ‘Het vertrouwen in Bechtle heeft de doorslag gegeven om dit project volledig uit handen te geven.’
Online planningstool en praktische hulp.
Dit project vroeg om een nauwe samenwerking én korte lijnen. Nadat Bechtle zorgde voor de devices, ging de Services Hub van Bechtle in Maastricht aan de slag met uitpakken, bestickeren, pre-provisioning, inspoelen en CMDB-registratie. Mike Schiepers, projectmanager bij de Services Hub, legt uit: ‘Het zijn juist die IT-taken die waardevolle tijd vreten, die Avans aan ons kon uitbesteden. Zo hebben we de fabrieksverpakkingen verwijderd. Avans ontving een projectbox waar alles al kant-en-klaar in zat. Dit scheelde niet alleen tijd, maar zorgde ook voor minder afval op locatie.’
Via een online planningstool konden Avans-medewerkers zelf een ophaalmoment voor hun laptop kiezen. Twee weken in Breda, twee weken Den Bosch. ‘Bechtle collega’s met een IT-achtergrond boden tijdens de uitgiftemomenten praktische hulp, bijvoorbeeld over vragen over back-ups en OneDrive’, zegt Steven. ‘Van eindgebruikers hoorde ik dat dit heel smooth liep, het voelde voor hen alsof ze werden geholpen door onze eigen IT-afdeling.’
Strakke, gezamenlijke aanpak.
Binnen amper vier weken (met tussendoor nog wat feestdagen):
- Werden in totaal 2.000 nieuwe laptops en laptoptassen geleverd;
- Waarvan er ruim 1.750 stuks succesvol werden uitgegeven, de rest is voorraad;
- Zonder dat het onderwijs of de bedrijfsvoering stilviel.
Steven: ‘De hele operatie verliep strak dankzij één gezamenlijke aanpak. Bechtle die de regie hield, vlotte communicatie en duidelijke rollen. Met de planningstool werden wachtrijen en eindeloze mailtjes voorkomen, terwijl de retour genomen laptops via de Services Hub een tweede leven kregen.’
En zonder deze aanpak? Steven lacht. ‘Dan waren we véél langer bezig geweest, we hebben op onze afdeling niet genoeg mensen voor zo’n piek. De aanpak van Bechtle haalde de druk van de ketel.’
‘Met timing én de juiste IT-partner aan je zijde kom je er’.
Avans waardeert dat Bechtle de lead pakte in de uitvoering, zonder tussenlagen die de besluitvorming vertragen. Een rondleiding bij Bechtle’s Services Hub gaf bovendien inzicht in de end-to-end keten en vergrootte het vertrouwen. ‘De Services Hub voert zulke projecten regelmatig uit. Die ervaring en expertise zagen we live op de vloer.’
De samenwerking tussen Avans en Bechtle gaat al jaren terug en begon met het leveren van hardware en standaard dienstverlening, zoals het uitgepakt aanleveren van devices. Omdat de samenwerking al jaren zo soepel loopt, kreeg Bechtle van Avans het vertrouwen om ook steeds meer aanvullende services te bieden.
‘Dat onze samenwerking sterk is, merkte ik tijdens dit project opnieuw’, vertelt Steven. ‘We weten wat we aan elkaar hebben.’ Ruud bevestigt dit: ‘Het is duidelijk wat de wensen zijn van Avans. Bechtle schakelt vervolgens intern de juiste mensen in – dan ontstaat er snel een strak plan.’
En nu? De samenwerking is ongoing. Zo stond er recent (oktober 2025) een nieuwe vervaningsgolf op de planning, waarbij 700 devices werden geüpgraded naar Windows 11, met een tempo van twee uur per device en dezelfde projectbezetting. Steven: ‘Dit was voor ons spannender dan nieuwe devices uitgeven. De afhankelijkheid van onze IT-infrastructuur is spannender. Maar met de lessen en kennis van de eerste ronde, hadden we er alle vertrouwen in. En dat was terecht, het is soepel verlopen.’
De les van dit project? ‘Timing is alles. Niet rennen omdat het moet, maar bewegen wanneer je er klaar voor bent en met de juiste IT-partner aan je zijde. Het mooie is dat we het samen hebben gedaan. Bechtle regelde en bewaakte de keten en voerde daarnaast de diensten uit met IT-specialisten. Wij borgden de standaarden en uitzonderingen. Door deze manier van werken voelde zo’n groot traject ineens behapbaar’, besluit Steven.
Meer informatie over dit succesverhaal of onze workspace oplossingen?
Wil je meer weten over het succesverhaal van Avans Hogeschool? Op dinsdag 18 november gaat Steven dieper in op dit project tijdens de jubileumeditie van Bechtle NEXT.
Benieuwd naar hoe wij jouw onderwijsinstelling kunnen helpen met workspace oplossingen en aanvullende services? Neem contact op met Ruud Habraken. Hij vertelt je graag meer over de mogelijkheden.
