Success Story: Provincie Zuid-Holland – Provincie Zuid-Holland vergadert hybride dankzij Neat

Uitdagingen voor de start

• Hybride meetings? Die vonden nauwelijks plaats.
• Thuiswerkers voelden zich minder betrokken bij online vergaderingen.
• De provincie beschikte over onvoldoende geschikte vergaderapparatuur.

Oplossingen

• Bechtle stelde Neat-producten voor, die gebruiksvriendelijk zijn en geen complexe installatie vereisen.
• Apparaten schakelen automatisch in bij binnenkomst en vergaderingen beginnen met één druk op de knop.
• Neat Pulse biedt centraal beheer en updates, terwijl Neat Symmetry zorgt voor een gelijkwaardige weergave van alle deelnemers.

Resultaten

• Persoonlijkere, productievere hybride meetings waarin alle deelnemers gelijkwaardig in beeld zijn.
• Meer betrokkenheid en een natuurlijkere communicatie tussen thuiswerkers en kantoormedewerkers.
• Eenvoudig beheer en probleemloze installatie, waardoor de IT-afdeling een stuk minder wordt belast.

Hybride vergaderingen naar een hoger niveau

Voor de COVID-19 pandemie werkten al veel medewerkers van de Provincie Zuid-Holland deels thuis. Maar vergaderingen vonden meestal op kantoor plaats. Microsoft Teams en Skype for Business werden slechts door een handjevol medewerkers gebruikt voor informele gesprekken. Telefoongesprekken waren destijds het belangrijkste communicatiemiddel.

Je kunt je dus voorstellen dat toen de pandemie het thuiswerken verplicht maakte, de IT-afdeling snel moest schakelen. Thijs Stobbelaar, destijds AV consultant bij Bechtle, momenteel Product Specialist bij Neat, vertelt: “Gelukkig was de Provincie Zuid-Holland al overgeschakeld naar Microsoft 365, waardoor ze gebruik konden maken van Teams. Maar logischerwijs groeide de vraag naar hybride vergaderoplossingen.”

De grootste uitdaging was het perspectief van thuiswerkers. Doordat de camera op kantoor vaak de hele vergaderruimte toonde, waren gezichtsuitdrukkingen en non-verbale communicatie moeilijk te zien. Er werd gezocht naar een oplossing om digitale vergaderingen net zo persoonlijk te maken als fysieke meetings. “Medewerkers die thuiswerkten voelden zich vaak geen onderdeel van de Teams-vergaderingen.”, zegt Daniel de Korte, projectmedewerker ICT bij de Provincie Zuid-Holland. “Met die feedback zijn we op zoek gegaan naar een alternatief.”

Neat-technologie als oplossing

Bechtle introduceerde Neat-producten. Deze apparaten zijn direct klaar voor gebruik en vereisen geen technische kennis. Thijs: "Neat-apparaten zijn niet alleen stijlvol, maar ook enorm gebruiksvriendelijk. De installatie is eenvoudig en binnen enkele minuten operationeel." De instructies op het scherm begeleiden gebruikers stap voor stap. Dankzij de op maat gemaakte bevestigingssystemen, zoals de Neat Bar die met stevige tape op een monitor wordt geplaatst, is de installatie snel en probleemloos. De apparaten activeren automatisch bij binnenkomst in de ruimte en een vergadering starten kan met slechts één druk op de knop.

Voor een organisatie met meerdere vergaderruimtes is het essentieel overzicht te houden over de gebruikte apparatuur. Neat Pulse biedt Provincie Zuid-Holland de mogelijkheid apparaten op afstand te beheren, instellingen aan te passen en software-updates centraal uit te rollen. Dit zorgt voor een efficiënte en probleemloze werking van de vergaderoplossingen. Daaraan hebben we Neat Symmetry gekoppeld. Voorheen toonde de camera de hele vergaderruimte, waardoor thuiswerkers moeilijk gezichten en expressies konden zien. Met de Neat Symmetry-functie worden alle deelnemers individueel en even groot in beeld gebracht, wat zorgt voor een meer natuurlijke en gelijkwaardige vergaderervaring.

Betrouwbare samenwerking en toekomstbestendigheid

De Provincie Zuid-Holland is erg te spreken over de samenwerking met Bechtle. “Bechtle is een betrouwbare IT-partner die echt naar onze behoeften luistert”, besluit Daniel. De Provincie Zuid-Holland heeft nu een hybride vergadersysteem dat medewerkers, ongeacht hun locatie, volledig bij de meeting betrekt. “Dankzij Bechtle en Neat kunnen we nu efficiënt samenwerken en vergaderen, met technologie die zowel nu als in de toekomst goed werkt.”