Document Management System (DMS) et Enterprise Content Management (ECM) de Bechtle.

Avez-vous une vue d’ensemble des documents dans votre entreprise ? Gérez-vous et archivez-vous ce contenu numériquement pour profiter de processus rapides et efficaces ? Tous les processus et applications métiers s’accompagnent de nombreux documents auxquels il doit être possible d'accéder. La manière dont ce contenu est enregistré et accessible permet de déduire le degré d’automatisation présent. Les systèmes de gestion des documents (DMS) et des contenus d'entreprise (ECM) permettent de traiter les dossiers plus rapidement et donc à moindre frais. L’archivage numérique et les flux de travail numériques vous offrent de nombreux avantages dans l’ensemble de l’entreprise. Nous vous conseillons sur les solutions appropriées et vous accompagnons dans l’implémentation de votre système de gestion de documents (DMS) ou de votre solution de gestion des contenus d’entreprise (ECM). En savoir plus maintenant !

Aperçu des avantages des systèmes DMS et ECM :

Gestion et partage de contenus et accès rapide au savoir-faire.

Gestion des documents simple.

archivage et visualisation numérique des flux de travail.

Business Manager Business Applications

Wernher von Schrader

ECM – la solution de gestion des informations dans l’entreprise.

La gestion des contenus d'entreprise (ECM) réunit dans un pool de connaissances commun les informations d’entreprise issues des applications IT en place. Pour cela, le logiciel utilise des structures de classement globales et des fonctions de recherches diversifiées. La spécificité : le traitement des processus basés sur des règles permet un traitement plus rapide, offre un aperçu immédiat et peut être facilement retracé grâce aux protocoles.

Une intégration technique et tournée vers les processus dans les systèmes ERP (Microsoft Dynamics NAV/AX, SAP etc.) déjà utilisés ainsi que les applications telles que la CAO et le CRM sont pour nous bien entendu, une évidence.

ECM Business Solutions.

Lors de la mise en place de systèmes de gestion des documents, il est pertinent de recourir aux pratiques d'excellence pour répondre aux exigences classiques. Forts de nos longues années d’expérience, nous vous proposons des applications métiers préconfigurées – rassemblées sous la marque MODUS ECM Business Solutions ainsi que via le centre de compétences Bechtle DMS/ECM à Cologne. Ces solutions comprennent notamment :

  • le traitement de la réception des factures
  • la gestion des contrats
  • la gestion de la qualité
  • la gestion des e-mails
  • la gestion du personnel
  • la gestion des connaissances
  • les dossiers numériques destinées aux applications les plus diverses
  • le partage et la validation des flux de travail

ECM : prestations de services pour des processus continus et conformes à la législation.

L’éventail de services ECM comprend les conseils, la conception, la planification, la mise en projet, la réalisation ainsi que le support et la maintenance des applications utilisées. La mise en place s’effectue sur la base des plateformes d’application ECM actuellement leaders :

  • ELOprofessional et ELOenterprise de ELO Digital Office GmbH,
  • les services Microsoft Office 365 (SharePoint inclus) et
  • les extensions de solutions SharePoint ayant déjà fait leurs preuves.

Grâce à des concepts techniques globaux, vous profitez également du déploiement des composants d’infrastructure IT nécessaires et d’une sécurité système informatique complète.

Parenthèse : Que signifient gestion des documents et gestion des contenus d’entreprise  ?

Un système de gestion de documents aide les entreprises et les organisations à gérer les documents. Le DMS comprend la création et l’édition, la distribution intelligente des documents ainsi que l’archivage et la recherche de documents et de contenus. L’Enterprise Content Management ou gestion des contenus d’entreprise inclut des méthodes de collecte, de gestion, de stockage et de mise à disposition de contenus et de documents dans les entreprises et les organisations. Il ne s’agit pas d’une seule technologie ou d’un seul logiciel, mais d’une combinaison dynamique de différentes approches. L’objectif : soutenir et simplifier les processus et les flux de travail dans les entreprises.

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Dossiers électroniques – le chemin vers un bureau sans papier.

La mise en place et la gestion de dossiers numériques constituent une étape importante vers la dématérialisation. Ces dossiers permettent de conserver tous les documents utiles auxquels il est également possible d’accéder en temps réel. La gestion intégrée des droits garantit la reprise des structures de droits utilisées dans les autres applications. Nos solutions ECM Business Solutions proposent des plans de dossiers préconfigurés pour répondre à de nombreuses exigences sectorielles offrant des indexations adaptées et s’intégrant dans les modules des systèmes IT spécifiques au secteur en question. Cela comprend par exemple pour

  • l’ingénierie mécanique : les dossiers sur les appareils et les machines contenant des éléments CAO,
  • le secteur du bâtiment et l’ingénierie systèmes : les dossiers de construction et les gestions des objets,
  • l’industrie alimentaire : les recettes, les spécifications ou encore les passeports des animaux,
  • le secteur de la santé : les dossiers des assurés et les dossiers médicaux.

Conçus pour tous les secteurs, vous pouvez également les utiliser dans tous les services de l’entreprise.

  • Les dossiers du personnel,
  • les dossiers de contrats,
  • les dossiers client et fournisseur.

Dans ces dossiers, tous les documents et contenus pouvant être attribués à une opération sont pris en compte par « DropZone », la manière la plus simple basée sur des règles. Cela concerne les e-mails, les contrats contenus dans les fichiers Office et PDF, les justificatifs, les comptes rendus ainsi que les informations issues d’autres sources. Cela simplifie vos flux de travail internes, la gestion simple des dossiers numériques est au premier plan.

DMS : numérique et simple. Un stockage conforme aux directives.

Le stockage et la conservation conformes aux normes en vigueur de tous les documents constituent un élément central de chaque système de gestion des documents (DMS). Grâce aux concepts matériels et logiciels adaptés, nous vous proposons une conservation de tous les documents conforme à la législation. Les documents papiers numérisés peuvent être éliminés pendant le processus puisqu’ils sont remplacés par leur copie numérique.

Réduire les coûts grâce aux services basés sur le cloud.

Les services basés sur le cloud permettent aujourd’hui de réaliser de nombreuses tâches de gestion des documents de manière plus économique. Il est ainsi possible d’exécuter le stockage et les sauvegardes sur des serveurs cloud à haute disponibilité. Des services de reconnaissance de caractères (OCR) ultra performants peuvent aussi être utilisés sur le cloud. De même, l’envoi de documents via une interface de service postal électronique peut être entièrement dématérialisé sans aucune autre intervention. Faites-nous part de vos exigences. Nous vous soumettrons avec plaisir des propositions de solutions adaptées.

Parmi nos partenaires produits, vous retrouverez :

  • ELO Digital Office GmbH
  • Kofax
  • ecspand – d.velop AG
  • Microsoft
  • Nintex
  • PCS Portal Systems GmbH
  • Saperion
  • Foxit
  • Iternity

Notre longue expérience acquise lors de projets portant sur l’ERP, l’ECM, la DMS, la BI et des portails, avec les entreprises de taille moyenne et les grands groupes, nous permet de réaliser la meilleure solution pour vous. Nous comprenons les conditions spécifiques à votre entreprise et prenons en compte vos exigences d’ordre organisationnels. De cette manière, nous pouvons obtenir ensemble, les meilleurs résultats. Pour résumer : nos connaissances – vos avantages ! Contactez-nous maintenant et faites un pas décisif vers la numérisation.

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