Le défi.
L‘activité de Migros Vaud impose une grande structure, multi-sites, pour des utilisateurs venant de tous horizons, imposant la mise en place d‘outils simples afin de faciliter la collaboration et la communication.
Cette configuration demande ainsi la mise à disposition d‘outils sur différents terminaux, liés aux fonctions de plusieurs métiers.
L‘objectif était donc l‘adoption d‘outils modernes permettant de ramener les utilisateurs sur un outil central, à savoir Microsoft Teams et de sortir du tout email.
Notre mission consiste à faire évoluer les habitudes dans le but d‘améliorer la collaboration et gagner en efficacité grâce à l‘assimilation des nouveaux dispositifs permettant de créer le succès dans l‘esprit des collaborateurs.
Solution.
Nos Experts ont procédé selon la méthode de Change Management PROSCI pour laquelle ils sont certifiés et ont proposé une démarche d‘adoption en 4 étapes.
- Etape I : Le Projet & la Préparation
Cette phase a consisté en la définition du périmètre du projet de formation et d‘accompagnement aux outils préalablement sélectionnés par Migros Vaud. Nos Experts ont ensuite créé une „Communauté“ qui allait devenir des bêta-testeurs, des adoptants donc des „Champions“, ainsi que l‘écriture du matériel rédactionnel qui sera amené à évoluer tout au long de ce projet.
- Etape II : Les Pilotes
Cette étape est déterminante pour la bonne mise en oeuvre de ce type de projet, elle consiste en la création de la base d‘utilisation des outils ainsi que la mise à jour du matériel pédagogique permettant d‘accompagner le processus.
- Etape III : Les Champions
Super-utilisateurs aidant à l’adoption au sein de l’entreprise.
Sans Champions, pas adoption réussie, était donc venu le moment de sélectionner et former les Champions. Nos Experts ont alors mis en place un atelier „Echanges“ qui a été testé afin de valider qu‘il répondait aux besoins et attentes de nouveaux utilisateurs facilitant ainsi l‘adoption. Une fois cet atelier validé, nos Experts ont pu consolider la rédaction du matériel pédagogique à destination des collaborateurs. Tout en maintenant tout au long du projet l‘animation de la communauté, les réponses aux diverses questions et l‘accompagnement sur les différents processus d‘adoption mis en place.
- Etape IV : Les utilisateurs finaux
Cette dernière phase a consisté en la préparation personnelle et la formation des utilisateurs finaux afin qu‘ils fassent leur les nouveaux outils. Nos Experts ont alors finalisé la consolidation de la rédaction du matériel pédagogique qui sera mis à disposition de chaque utilisateur en permanence.
En outre, ils ont également maintenu tout au long de cette dernière phase du projet l‘animation de la communauté, les réponses aux diverses questions et l‘accompagnement sur les différents processus d‘adoption mis en place.
„L‘envergure de Migros Vaud engendre une complexité devant être prise en compte dans la gestion de chaque projet. Nous avons tout de suite su que nous pourrions compter sur les compétences des Experts Bechtle pour nous aider à mener à bien cette adoption au changement. Chacun a fait preuve d‘une grande écoute, de patience, se montrant facilitant et disponible, ce qui était primordial pour ce type de projet et qui a facilité l‘adhésion de nos collaborateurs aux nouveaux outils“, nous explique Simon Barbudo, Superviseur Digital Learning & Innovation.
Afin de mener à bien ce projet d‘envergure pour notre entreprise, nous devions faire appel à un partenaire expérimenté dans ce type d‘accompagnement. Notre choix s‘est porté sur Bechtle, avec qui nous avions déjà collaboré. L‘accompagnement des Experts, leurs connaissances, leur savoir-faire, leur écoute et leur patience ont permis de facilité l‘adoption. L‘adhésion de nos collaborateurs à nos nouveaux outils est ainsi plus rapide.
Patrick Fracheboud, Responsable bureau de gestion de projets Migros Vaud
Les Experts Bechtle ont toujours répondu présents, avec l‘envie de trouver des solutions, faisant preuve d‘un grand professionalisme. Outre l‘expertise technique, l‘autre clé de la réussite reposait sur les qualités humaines d‘écoute, de patience, de reformulation, de sourires et de réactivité. Ces deux dimensions réunies ont permi de faire de ce projet un succès commun
Simon Barbudo, Superviseur & Animateur de formation Migros Vaud
Avantages.
„Grâce à l‘adoption de Microsoft Teams, la collaboration et la communication évoluent au-delà des silos. Elle nous permet d‘accompagner l‘évolution de notre culture d‘entreprise“, nous confie Patrick Fracheboud. „La méthode utilisée pour l‘adoption aux changements s‘appuie sur la modification des habitudes, elle pousse à l‘expérimentation, dont nous n‘étions pas coutumiers. Malgré la complexité liée à la diversité des publics se trouvant également dans les magasins, nos interlocuteurs Bechtle ont su s‘adapter et simplifier les choses. Nous avons passé les phases 1&2, à savoir l‘adoption des outils et la mise en place de notre Sharepoint, les pilotes sont actuellement proposés dans nos magasins. Nous déployons les nouveautés en fonction des besoins métiers. Notre premier objectif est atteint, clarifier les outils pour des usages connus, en les remplaçant 1 pour 1 et faire évoluer les habitudes vers de nouveaux usages. La dernière phase sera une gestion interne de notre accompagnement, actuellement laissée aux mains expertes de Bechtle, tout en continuant à évoluer dans nos pratiques“, conclut Patrick Fracheboud.