Hybride vergaderen zonder afstand: hoe één oplossing op tafel alles verandert

De afgelopen jaren is de manier waarop we vergaderen veranderd. Waar het ooit ging om ‘een cameraatje en een microfoon’, draait het nu – gelukkig – steeds vaker om beleving, betrokkenheid en verbinding. Hoe zorg je ervoor dat deelnemers aan een meeting zich betrokken voelen, ook als ze niet fysiek in de ruimte zitten? Die vraag krijgt Wim den Hollander, Audiovisueel Consultant bij Bechtle, steeds vaker.

Technologie alleen is niet genoeg, maar toch kan één slimme oplossing al een wereld van verschil maken. Een goed voorbeeld hiervan is de Neat Center. In deze blog vertelt Wim waarom één camera het verschil maakt tussen ‘aanwezig zijn’ en écht meedoen.

Afstandelijke gesprekken en miscommunicatie tijdens hybride vergaderingen

Hoe zijn jouw meetingruimtes ingericht? In veel organisaties is de inrichting nog traditioneel: een lange tafel met een scherm en camera aan het uiteinde en een microfoon die het ‘meestal wel doet’. In zo’n opstelling kijken medewerkers elkaar in de ruimte wel aan, maar deelnemers op afstand krijgen de dynamiek vaak niet goed mee. Ze zien vaak ook niet alle mensen even goed, als ze überhaupt al iedereen kunnen zien.

Dat heeft invloed op de kwaliteit van je vergadering. Want zeg nu zelf: als je thuis deelneemt maar niet het gevoel hebt dat je iets kunt inbrengen of je niet alles hoort wat er in de meeting gezegd wordt, haak je snel af. Gesprekken voelen afstandelijker, mensen kunnen niet actief deelnemen en de kans op miscommunicatie wordt groter. Zonde, want dit hoeft niet zo te zijn.

Hoe één camera het verschil maakt

De Neat Center is een mooi voorbeeld van een oplossing die een grote impact maakt op hybride vergaderingen. De Neat Center is een compacte, slimme camera die midden op de vergadertafel staat. Het is een aanvulling op het scherm en de camera die traditioneel (vooraan) in je meetingruimte hangen. De camera op tafel registreert wie er spreekt en schakelt automatisch over naar een vooraanzicht van die persoon.

De camera kijkt als het ware mee, waardoor online deelnemers iemands gezicht goed zien – in plaats van op afstand of maar half in beeld. Het lijkt zo bijna alsof je écht aan tafel zit. Deelnemers op afstand worden niet meer buitengesloten, maar voelen zich visueel onderdeel van de vergadering.

De Neat Center werkt naadloos samen met de Neat Bar Pro, een videobar met goede geluidskwaliteit – maar beschikt zelf ook over ingebouwde microfoons. Die zorgen ervoor dat spraak altijd helder klinkt, ook in ruimtes waarin de akoestiek wat minder is.

Bij hybride vergaderen draait het om het geheel

Maar de technologie is slechts één kant van het verhaal, het gaat om het totaalplaatje. Je kunt nog zo’n goede oplossing of camera hebben, als het geluid galmt of de verlichting in de ruimte niet klopt, verlopen je hybride vergaderingen niet optimaal. Daarom kijkt het AV-team van Bechtle altijd naar het geheel: de vorm van de tafel, de materialen en het licht in de ruimte, hoe het buitenlicht naar binnen valt en de akoestiek.

Een boost in betrokkenheid

Ons AV-team spreekt regelmatig klanten die niet meer tevreden zijn over hun huidige AV-opstelling. Ze kochten bijvoorbeeld een AV-bar bij een webshop, bevestigden hem aan de muur en dachten dat ze er een paar jaar tegenaan konden. In de praktijk blijkt dan vaak dat de geluidskwaliteit slecht is en de hoek van de camera onhandig. Het resultaat: online deelnemers voelen zich geen onderdeel van de meeting. 

De Neat Center lost dat probleem op, doordat de camera centraal gepositioneerd wordt en automatisch schakelt tussen de deelnemers, wordt het gesprek dynamisch en natuurlijk in beeld gebracht. De sprekers zijn een voor een goed te horen én te zien, wat de betrokkenheid een enorme boost geeft. 

Vooral tijdens vergaderingen waarin er intensief samengewerkt moet worden, merk je het verschil. Denk aan interne overleggen, creatieve brainstormsessies of klantgesprekken waarbij één iemand op afstand deelneemt. De camera zorgt ervoor dat je elkaar kunt aankijken, en dat maakt het gesprek een stuk beter.

Waarom goed AV-advies zo belangrijk is

Een meetingruimte inrichten kan simpel lijken. Gewoon een scherm, camera en microfoon ophangen, toch? In de praktijk is dat toch wel even anders – je kunt niet zomaar iets online bestellen en ophangen. Elke meetingruimte is anders. Je moet rekening houden met de afmetingen, akoestiek, het type vergaderingen dat er meestal wordt gehouden en het profiel van de gebruikers. Dat vraagt om advies op maat.

Bij Bechtle adviseren we AV-oplossingen die passen bij jouw organisatie: of je nu een kleine vergaderruimte wil herinrichten, de directiekamer efficiënter wil uitrusten of al je meetingruimtes aan vervanging toe zijn. Het doel blijft hetzelfde: de verbinding tussen mensen verbeteren.

Hybride vergaderen is geen tijdelijke trend meer, ook al zien we dat het kantoor in steeds meer organisaties weer drukker wordt (Return to Office). Organisaties investeren steeds vaker in hybride meetingruimtes die duurzaam mee kunnen. Niet alleen qua techniek, maar ook qua gebruikerservaring. Producten zoals de Neat Center dragen daaraan bij: ze verbeteren niet alleen je vergaderingen van vandaag, maar zorgen er ook voor dat je voorbereid bent op de manier waarop we morgen (samen)werken.