Succes Story: DLL Group (De Lage Landen) – DLL kiest Bechtle voor wereldwijde AV-ervaring met Teams Rooms .

Toen DLL (De Lage Landen) besloot om Microsoft Teams als standaard communicatieplatform te omarmen, werd duidelijk dat de bestaande AV-omgeving niet optimaal integreerde met Microsoft. Om een betere samenwerking én gebruikerservaring te garanderen, koos DLL voor Microsoft Teams Rooms als standaardoplossing. Voor de implementatie van deze verandering nam Frank van Helvoirt (Global Service Delivery Manager Enterprise Technology Services bij DLL) contact op met Bechtle. 

Samen met Bechtle en het internationale partnernetwerk (GITA) realiseerde DLL een wereldwijde transformatie van haar vergaderruimtes. In totaal werden ruim tweehonderd Microsoft Surface Hubs uitgerold (bij publicatie van deze case, red.), verspreid over meer dan vijfentwintig landen: van de Verenigde Staten tot India en van de Noorse landen (Nordics) tot Singapore - met Nederland als startpunt van het project.

Een project waarin cultuurverschillen, juridische obstakels en complexe leveringsprocessen moesten worden overwonnen. In dit klantverhaal vertellen Frank van Helvoirt, Sander van der Aa, Accountmanager bij Bechtle, en Olaf Neven, International Business Manager bij Bechtle, hoe DLL, Bechtle en de Global IT Alliance (GITA) dit traject samen succesvol maakten.

Het team van Frank van Helvoirt is verantwoordelijk voor Member Services. Zijn teams ondersteunen wereldwijd 5.800+ medewerkers met alles wat ze dagelijks nodig hebben om efficiënt te kunnen werken: van laptops en printers tot Microsoft 365 en moderne meetingruimtes. “Mijn ‘klant’ is de interne DLL-medewerker,” vertelt Frank. “Wij zijn verantwoordelijk voor alles wat zij gebruiken om productief te zijn. Denk aan workplace services, unified communications, contact centers en meetingruimtes. En dat moet intuïtief en gebruiksvriendelijk werken.”

Tijdens de coronaperiode werd de noodzaak voor een toekomstbestendige vergaderoplossing nóg duidelijker. De bestaande AV-omgeving voldeed niet langer aan de wensen en verwachtingen van gebruikers en bood onvoldoende ondersteuning voor een soepele Teams-ervaring.

Frank: “De signalen van medewerkers waren duidelijk: de bestaande vergaderoplossingen sloten niet meer aan bij de hybride manier waarop mensen tegenwoordig werken. Als een deel van het team thuis werkt en het andere deel op kantoor, moeten virtuele meetings intuïtief, betrouwbaar en soepel verlopen.”

Daarom werd het tijd voor een nieuwe aanpak. Een oplossing die écht paste bij de nieuwe manier van werken, waarin flexibiliteit, gebruiksgemak en verbinding centraal staan.

DLL besloot haar meetingoplossingen grondig te herzien, samen met een betrouwbare IT-partner: Bechtle. Verschillende alternatieven voor nieuwe AV-oplossingen kwamen voorbij in pilots: Logitech, Neat, Cisco, Jabra, Poly en Microsoft Surface.

“We hebben samen met Bechtle meerdere ruimtes ingericht met verschillende oplossingen, zodat eindgebruikers ze konden testen”, legt Frank uit. “Het viel al snel op dat de voorkeur uitging naar alles-in-één-oplossingen: één bord met touchscreen, camera, microfoon en Teams-integratie. Intuïtief, efficiënt en makkelijk te beheren.”

Er bleven twee kandidaten over op de shortlist, waarbij Microsoft in dit geval het beste uit de bus kwam. “We kozen uiteindelijk voor Microsoft omdat dit makkelijker integreerde met onze IT-omgeving en het beheer eenvoudiger was. De keuze viel op de Surface Hub, in formaten van 50 en 85 inch.”

Een grootschalige wereldwijde uitrol brengt altijd complexiteit met zich mee. DLL en Bechtle liepen tegen verschillende uitdagingen aan tijdens het project:

Frank: “Het project kende uitdagingen, maar Bechtle bleef ons continu ondersteunen. Ze brachten de juiste mensen samen, schakelden waar nodig met partners en zorgden dat het project op koers bleef. Precies wat we nodig hadden om dit traject succesvol te maken.”

In het hoofdkantoor van DLL in Eindhoven werden vierenvijftig vergaderruimtes omgebouwd. In de VS volgde het Wayne Office met negenentwintig kleine en vijf grote Surface Hubs. Inmiddels zijn er wereldwijd 211 Surface Hubs actief. “Het verschil met de oude situatie is enorm,” zegt Frank. “Gebruikers lopen de ruimte in, tikken op het scherm en de meeting start meteen. Geen gedoe meer met omwegen.

Voor IT is het beheer een stuk eenvoudiger geworden en het aantal meldingen over vergaderruimtes is flink gedaald.”

Concreet leverde de overstap deze resultaten op:

Wat Frank het meest waardeert, is de manier waarop Bechtle samenwerkte. Niet alleen lokaal, maar ook internationaal. De GITA speelde hierin een belangrijke rol. Olaf: “GITA is meer dan een lijst van partners. Het is een hecht netwerk, waarin we elkaar goed kennen. We ontmoeten elkaar regelmatig en bouwen aan langdurige partnerships. Daardoor kunnen we klanten zoals DLL wereldwijd consistent ondersteunen.”

Frank bevestigt dat: “Dankzij het netwerk van Bechtle hoefden we niet zelf in elk land een leverancier te selecteren en te controleren. Dat bespaarde ons enorm veel tijd en gaf zekerheid over kwaliteit en betrouwbaarheid.” Daarnaast is Frank erg te spreken over hoe Sander het project leidde vanuit Nederland. “Bij veel IT-partners stopt de betrokkenheid zodra het contract is getekend, maar Sander bleef ook na de implementatie bij ons inchecken. Die service maakte het verschil. We voelden ons geen klant, maar een partner.”

Ook de cultuurmatch speelde mee: beide organisaties werken pragmatisch, met Eindhovense nuchterheid: open en direct. “We konden eerlijk zijn als we ergens tegenaan liepen. Dat werkte verfrissend en zorgde voor vertrouwen aan beide kanten”, zegt Sander.

DLL stond in 2020 voor een complexe uitdaging: de verouderde AV-omgeving moest wereldwijd worden vervangen, rekening houdend met verschillende culturen, juridische systemen en leveranciers. Met Bechtle als partner en de GITA als internationale backbone slaagde DLL erin om ruim 200 vergaderruimtes te transformeren tot moderne Teams Rooms.

“De kracht van Bechtle zit in hun netwerk én hun mensen,” besluit Frank. “Zonder de GITA hadden we dit nooit zo wereldwijd kunnen realiseren. En zonder de betrokkenheid van Sander en zijn team hadden we het niet zo soepel kunnen uitvoeren. Dat maakt Bechtle voor mij de partner bij uitstek voor dit soort trajecten.”