Wie gut – oder schlecht – einzelne Tools und Geräte für den eigenen Anwendungsbereich sind, zeigt sich meistens erst auf den zweiten Blick. Ein Audio- oder Videosignal übertragen können sie alle. Wenn man aber nur verpixelte Bilder sieht und lediglich jedes zweite Wort versteht, macht sich schnell Frust breit. Das gilt umso mehr, wenn die Videokonferenzlösung eine Insellösung bleibt, weil sie sich nicht in das vorhandene IT-Netzwerk integrieren lässt. Unabhängig davon stellt sich die Frage, wie zufriedenstellend es ist, wenn alles nur leidlich funktioniert. Damit beraubt man sich nämlich vieler Vorteile, die moderne Videokonferenztechnik bietet.
Collaboration-Tools und -Devices erleichtern hybrides Arbeiten und ergänzen es um weitere Features. Ein Beispiel sind Audio- und Videobars, mit denen sich Räume ruckzuck in vollfunktionale und hybride Treffpunkte verwandeln lassen. Die Bandbreite an schnellen Pop-up-Lösungen reicht von Mikrofonen mit zusätzlicher Klangverbesserung bis hin zu schwenk- und kippbaren Kameras mit Zoomfunktion. Technisch ist noch wesentlich mehr möglich. So übertragen smarte Kameras heute längst nicht mehr nur Bildsignale. Sie können sich auch automatisch nach der Sprecherin oder dem Sprecher ausrichten, ihnen durch den Raum folgen und mehrere Streams gleichzeitig produzieren. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn alle Teilnehmenden gleichzeitig zu sehen sein sollen. Grundsätzlich gilt, dass die beste Technik die ist, die hybrides Arbeiten sinnvoll unterstützt, ohne dabei selbst in den Mittelpunkt zu geraten.
Welche Möglichkeiten Coordinated Meetings bieten.
Durch die Vielzahl an pfiffigen Lösungen auf dem Markt ist es in der Regel so, dass in den meisten Unternehmen Soft- und Hardware von unterschiedlichen Herstellern im Einsatz ist beziehungsweise angeschafft werden soll. Wichtig dabei ist, dass die Tools und Services miteinander kommunizieren können und es zu keinen Inkompatibilitäten kommt. Denn auch hier gilt: Ziel sollte nicht sein, mit Mühe einen laufenden Status quo aufrechtzuerhalten, sondern die Mehrwerte der modernen Technik zu nutzen. Bestes Beispiel hierfür sind Meetings, bei denen sich die Teilnehmenden nicht mehr alle einzeln einloggen müssen. Der Erfahrung nach ist immer jemand dabei, auf den die Gruppe warten muss oder der nicht zu hören ist. Mit Coordinated Meetings gehören Ärgernisse wie dieses der Vergangenheit an: Klinkt sich ein Gerät in die Konferenz ein, werden alle anderen ebenfalls aktiviert, während Störquellen im System automatisch stummgeschaltet werden.
Eine Alternative zu miteinander kompatiblen Videokonferenztools und -geräten verschiedener Hersteller sind All-in-one-Lösungen aus einer Hand. Bei ihnen besteht aber das Risiko, sich in die Abhängigkeit eines einzigen Herstellers zu begeben. Zwar bieten viele von ihnen Schnittstellen an. Welche jedoch wofür genutzt wird, ist für Unternehmen, die sich einen schnellen Überblick verschaffen wollen, meistens ein Buch mit sieben Siegeln. Es lohnt sich, an dieser Stelle etwas Geld für eine externe Beratung in die Hand zu nehmen, bevor man im schlimmsten Fall jahrelang mit den Folgen einer Fehlentscheidung leben muss.
Warum Boardrooms und Think Tanks besonderes Augenmerk verdienen.
Die Anforderungen der Führungsebene an Videokonferenztechnik sind noch einmal ganz andere als bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Es geht um Aspekte wie ein repräsentatives Umfeld sowie eine Technik, die höchsten Ansprüchen genügt – schließlich werden hier zukunftsweisende Entscheidungen für das ganze Unternehmen getroffen. Hinzu kommen Services, die in den Fachabteilungen mitunter weniger oft gebraucht werden, die für Führungskräfte aber eine besonders wichtige Rolle spielen. Dazu zählt beispielsweise die Dolmetschertechnik bei Vertragsverhandlungen.
Solche Flexibilität ist gleichfalls bei Brainstormings oder spontanen Treffen gefragt, die mittlerweile häufig in sogenannten Think Tanks stattfinden. Die Herausforderung ist dann, möglichst schnell eine funktionierende Videokonferenztechnik aufbauen zu können, um Geistesblitzen Raum zu geben und sie visualisieren zu können, bevor sie vergessen werden. Hier hat sich in der Praxis unter anderem eine digitale Echtzeitverwaltung aller vorhandenen Räume und ihrer Ausstattung bewährt. Moderne Lösungen gehen noch einen Schritt weiter: Sie analysieren beispielsweise auch das dauerhafte Nutzungsverhalten und helfen dabei, die Raumbelegung langfristig zu optimieren.
Warum die Implementierung neuer Videokonferenztechnik gut vorbereitet sein will.
Vor einer Kaufentscheidung sollten zunächst die Bedarfe innerhalb des Unternehmens abgefragt werden. Ziel ist nicht, die neuesten Tools und Gadgets ins Haus zu holen – diese verlieren schnell ihren Glanz. Die Soft- und Hardware sollte vielmehr die Arbeit in allen Bereichen bestmöglich unterstützen. Es lohnt sich zudem, die bereits vorhandene Technik zu inventarisieren. Dann sieht man schnell, ob es eine gute Entscheidung ist, darauf aufzubauen oder ob es besser ist, sich zukunftsfähig neu zu orientieren. Dabei sollten auch die Räume nicht vergessen werden, denn sie tragen ebenso entscheidend dazu bei, ob bestimmte Lösungen gut funktionieren oder ob sie buchstäblich am falschen Platz sind.
Ist eine Kaufentscheidung gefallen, geht die Arbeit noch weiter. So müssen unter anderem Accounts eingerichtet und interne Sicherheitsvorgaben abgeglichen werden. Fehler an dieser Stelle können gravierend für das gesamte Unternehmen sein. Sicherheitsaspekte sind auch ein Grund, warum die Mitarbeitenden mit der Technik vertraut gemacht werden sollten – aber nicht der einzige. Denn sie können das Potenzial der Neuanschaffungen nur sinnvoll nutzen und damit Mehrwerte für das Unternehmen schaffen, wenn sie über deren Möglichkeiten Bescheid wissen.
Unternehmen können die Herausforderungen, die mit dem Aufsetzen neuer Videokonferenztechnik einhergehen, in der Regel nicht alleine bewältigen. Es braucht einen Überblick über die Möglichkeiten, die der Markt bietet, und das Wissen, welche Komponenten und Tools gut miteinander und mit den vorhandenen Räumen harmonieren. Bechtle berät Sie plattform- und herstellerunabhängig. Gleichzeitig liefern wir die Technik, die sich als die individuell beste Lösung erweist. Unsere Services decken den kompletten Entscheidungsfindungsprozess aus einer Hand ab: von der erfahrbaren Vorführung verschiedenster Komponenten über ihre Auswahl bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Hard- und Software.
Setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung und erfahren Sie mehr über unsere Modern Meeting Solutions oder unsere zahlreichen weiteren Services und Lösungen rund um das Thema modernes Arbeiten:
