BELOS© –
Professioneel ruimtebeheer en meer.

Optimaliseer het gebruik van ruimtes, het reserveren van werkplekken evenals jouw event en resource management voor perfect georganiseerde en succesvolle evenementen.

 

BELOS© is een professionele en flexibele event management- en ruimte reserveringssoftware. Stroomlijn eenvoudig organisatorische taken, zoals het reserveren van een ruimte en het aanvragen van middelen, terwijl je alle processen rondom jouw events, trainingen en meetings gemakkelijk kunt plannen en beheren. Reserveer werkplekken heel eenvoudig met BELOS©.

BELOS4web.

Reserveer ruimtes en middelen met Microsoft Outlook / Exchange Integration.

Plan, reserveer en beheer events, meetings, afspraken en benodigde catering en technische middelen direct vanuit jouw Microsoft Outlook/Exchange-agenda. Maximale flexibiliteit met BELOS© zonder integratieproblemen. 

BELOS smartDisplay

Digitale borden voor Microsoft Exchange.

BELOS© smartDisplay toont of vergaderruimtes bezet zijn of niet met een digitaal bord. BELOS© smartDisplay haalt geplande afspraken meteen van jouw Exchange-server en geeft deze automatisch weer.

De modulaire opbouw van BELOS© maakt een individuele weergave van jouw processen mogelijk. Ontwikkelt op basis van echte aanvragen is BELOS© dé krachtige en dynamische zakelijke ruimtebeheeroplossing. Voortdurend worden er nieuwe functies aan toegevoegd en bestaande functies geoptimaliseerd.

BELOS BASIS
BELOS Room
BELOS ATTENDEES
BELOS DISPLAY
BELOS DESK SHARING
BELOS CATERING
BELOS RESOURCES
BELOS OUTLOOK ADD-IN
BELOS FLEET
BELOS EVENTS
BELOS ONLINE REGISTRATION
BELOS FEEDBACK
BELOS INVOICING
BELOS TOURS
BELOS BASIS

BELOS© Basis.

Professioneel ruimte- en reserveringsbeheer

 

Geoptimaliseerd gebruik van ruimtes . 

Reserveer jouw vergaderruimtes snel, eenvoudig en intuïtief direct in jouw persoonlijke agenda via BELOS© Outlook Add-In, in IBM Notes client, via jouw internetbrowser in de applicatie of mobiel via jouw smartphone met de BELOS© App.

 

Ruimte reserveren.

Per ruimte kunnen er verschillende indelingen en personencapaciteiten worden vastgelegd. Gebruikers geven per muisklik de gewenste indeling aan en de medewerkers die de ruimte moeten indelen, krijgen hiervoor automatisch opdracht per mail of direct in BELOS©.

 

Ruimte-indeling.

You can make various seating options available for each room and possible number of participants. Users simply select the configuration required for their event with the click of their mouse. The staff members responsible for setting up the selected configuration will then be notified by e-mail or directly in BELOS.

 

Voorbereidingstijden.

Elke ruimte kan over een door jou te definiëren voorbereidingstijd beschikken. Dit betekent dat de ruimte eventueel, indien nodig, langer wordt gereserveerd voor de opbouw en het afbreken. Deze ingestelde voorbereidingstijden kunnen altijd ook handmatig worden aangepast.

 

Toestemming.

Elke ruimte kan toegewezen worden aan een persoon of groep die reserveringen mag goedkeuren. Gebruikers kunnen dan een ruimte direct reserveren of ze moeten toestemming verkrijgen van degene die verantwoordelijk is voor de ruimte.

 

Clusterruimtes.

BELOS© kan jouw clusterruimtes optimaal beheren. Deelbare ruimtes kunnen tot clusterruimtes aaneengesloten worden. Door zo'n deelruimte of clusterruimte te reserveren, worden de daardoor eveneens benodigde ruimtes automatisch gereserveerd. Dubbele reserveringen van deelruimtes wordt hiermee voorkomen. De diverse mogelijkheden van aaneengesloten ruimtes en clusterruimtes worden zo transparant weergegeven voor elke gebruiker.

 

Terugkerende gebeurtenissen.

Reserveringen kunnen opgeslagen worden als terugkerende reserveringen. Hierbij controleert BELOS© de beschikbaarheid van een ruimte voor alle gebeurtenissen. Een terugkerende afspraak achteraf bewerken kan voor alle gebeurtenissen in de reeks of per gebeurtenis.

 

Filters en statistieken.

Filters en statistieken zijn beschikbaar, zodat je het ruimtegebruik, aantal reserveringen en de afdelingen of bijbehorende kostenplaatsen kunt controleren. Je kunt rapporten en statistieken altijd naar behoefte maken en aanpassen.

BELOS Room

BELOS© Room.

Perfectioneer jouw ruimtebeheer en vergemakkelijk daarmee het reserveren van ruimtes.

 

Ruimtes.

Of je nu 2 of 2.000 ruimtes hebt, deze module registreert ze allemaal en je kunt ze configureren, zodat ze hun specifieke eigenschappen weergeven, zoals bijv. clusterruimtes: Heb je ruimtes die groter of kleiner gemaakt kunnen worden met scheidingswanden? Geen probleem voor BELOS©. Ook deze functie wordt professioneel gebruikt.

 

Ruimte-indelingen.

Bepaal vooraf welke ruimte hoe kan worden ingedeeld. Geef ook de personencapaciteit aan en BELOS© zal betrouwbaar rekening houden met deze criteria bij het zoeken van een ruimte.

 

Rechten.

In veel organisaties zijn ruimtes ingedeeld bij afdelingen. Natuurlijk mogen dan ook alleen deze afdelingen of personen van deze afdelingen beslissen wie de ruimte mag reserveren. Het geïntegreerde proces stuurt automatisch en afhankelijk van de door jou toegekende rechtenstructuur een reserveringsaanvraag aan de bezitter van de ruimte. Aanvragen kunnen gedaan, goedgekeurd en afgewezen worden in Outlook of Notes clients.

 

Toegankelijkheid.

Bepaal welke ruimtes eenvoudig toegankelijk zijn en maak dit selectiecriterium beschikbaar voor jouw medewerkers.

BELOS ATTENDEES

BELOS© Attendees.

Maak van jouw ontvangstruimte het vlaggenschip van jouw organisatie.

 

Deelnemers.

Externe gasten worden al tijdens de planning geregistreerd en ingedeeld bij een reservering. Hierdoor krijgen alle receptiemedewerkers een overzicht van de verwachte bezoekers en hun contactpersonen evenals alle voor de afspraak benodigde informatie, zoals vergaderruimte, gastovernachting enzovoorts.

 

Bezoekerspasjes.

Print snel en eenvoudig professionele bezoekerspasjes uit en gebruik hiervoor jouw eigen sjablonen. Desgewenst kan de bijbehorende kostenplaats ook in de vorm van een barcode worden geprint, om bijv. het afrekenen in de bedrijfskantine te vergemakkelijken.

 

Aanmeldbevestiging & informatiemails.

Na aanmelding van een deelnemer kan er een automatische bevestigingsmail worden verzonden met belangrijke bezoekersinformatie (bijv. route, locatie, datum en tijd, enz.). Om ook sprekers een deelnemerslijst toe te kunnen sturen, kunnen deze informatiemails gemaakt worden in tabelvorm.

 

Check-in / check-out.

Bezoekers en deelnemers aan trainingen kunnen per muisklik of QR-code worden in- en uitgecheckt. Zo heb je altijd een actueel overzicht over alle externe personen die zich momenteel in jouw gebouw bevinden. Je kunt deze gegevens ook gebruiken om o.a. statistieken over de bezoekersfrequentie te genereren.

 

Deelnemerslijsten.

Maak eenvoudig en snel een deelnemerslijst voor jouw event of training om bijv. te laten ondertekenen door de deelnemers.

 

Hotelboekingen.

Via de BELOS© Attendees-module kunnen jouw medewerkers direct reserveringsaanvragen voor jouw gasten en bezoekers beheren. Hierbij worden zowel individuele boekingen alsook contingenten (bijv. bij grote events) ondersteund.

 

Koppeling met bestaande adres databases.

Gebruik jouw bestaande adres databases of CRM-systemen om bestaande deelnemersgegevens over te nemen in BELOS©.

 

Uitnodigingen versturen met BELOS©.

Verstuur voor interne trainingen en events agenda-uitnodigingen in iCal-format aan jouw deelnemers die ze met één klik kunnen accepteren of weigeren. Hiermee is in de BELOS© Attendees-module de actuele status van het aantal acceptaties en weigeringen direct te zien.

 

WiFi-gastnetwerk.

Wil je WiFi beschikbaar stellen aan jouw gasten? Door de koppeling van de gegevens uit de BELOS© Attendees-module met jouw WiFi wordt de toegangsinformatie automatisch gecreëerd en toegevoegd aan de gast ID. De toegang wordt weer automatisch gesloten door de check-out.

 

Veiligheidsinstructies.

Als jouw bezoekers en gasten veiligheidsinstructies hebben gekregen, wordt dit opgeslagen in BELOS©. Na afloop van een van tevoren bepaalde termijn krijgen de receptiemedewerkers bericht dat de bezoeker opnieuw geïnstrueerd moet worden.

BELOS DISPLAY

BELOS© Display.

Koppeling van room displays, welkomstschermen en wegwijzers.

 

Welkomstscherm.

Heet jouw bezoekers direct bij binnenkomst welkom via een digitaal ontvangstscherm. Dit kan met een persoonlijke begroeting, maar ook met een algemene begroeting bij bijvoorbeeld grotere events.
Met BELOS© Display behouden jouw bezoekers en medewerkers altijd het overzicht.

 

Digitale wegwijzers.

Leid jouw gasten betrouwbaar naar de vergaderruimte of evenementenlocatie met een digitale wegwijzer.

 

Digitale borden.

Geef op moderne displays direct bij de ingang van de ruimtes aan welk event of welke vergadering momenteel plaatsvindt en wanneer de volgende meeting in deze ruimte begint. Er kan ook informatie worden weergegeven over sprekers, deelnemers en meer. Besluit welke ruimtes ook spontaan direct aan de deur gereserveerd kunnen worden. Wil je de “no show rate” verlagen? M.a.w. voorkomen dat vergaderruimtes gereserveerd zijn, maar niet worden gebruikt? Dan maak je gebruik van de aankomstbevestiging van BELOS©. Als een vooraf bepaalde periode voorbij is na aanvang van de meeting dan wordt de gereserveerde ruimte weer vrijgegeven als er geen aankomstbevestiging via het display heeft plaatsgevonden. Is je meeting eerder afgelopen dan gepland? Beëindig hem dan eenvoudig via het display en maak de ruimte weer vrij voor reservering.

 

Tijdgestuurde weergaven.

Jij beslist in welke volgorde en voor hoelang de informatie moet worden getoond op de diverse displays.

 

Desk sharing-displays.

Met de kleine moderne displays kunnen jouw mobiele medewerkers ad hoc een werkplek reserveren en na afloop weer vrijgeven. Onze desk sharing-displays zijn uitgerust met LED's, zodat iedereen meteen kan zien of de ruimte nog vrij of al bezet is.

 

Corporate design.

Alle schermen worden zo ontworpen dat ze jouw corporate design tonen met behulp van CSS.

 

Extra informatie.

Je kunt jouw displays ook gebruiken om promotievideo's of diashows te tonen om onderwerpen te presenteren die belangrijk zijn voor jou. BELOS© biedt veel extra opties als aanvulling op jouw scherminhoud.

BELOS DESK SHARING

BELOS© Desk Sharing.

Reserveer een werkplek in slechts enkele stappen.

 

Eenvoudig beheren en reserveren.

BELOS4web Desk Sharing maakt het mogelijk om eenvoudig een werkplek te reserveren in slechts een paar stappen. Via de webinterface van BELOS© zie je de beschikbare plekken voor de geselecteerde dag en tijd en reserveer je de gewenste plek.

 

Overzichtsschermen.

Toon de actuele vrije en gereserveerde werkplekken per gebouw, etage of ruimte.  Met slechts een paar kliks kun je de werkplek direct reserveren via het touchscreen.

 

Ruimteschermen.

Net als bij etage- resp. overzichtsschermen kun je ook een ruimtescherm configureren. Deze toont alleen de vrije en gereserveerde werkplekken van de desbetreffende ruimte.

 

Aanpasbaar.

Jij bepaalt met welke maximale duur en op welke tijden de werkplekken gereserveerd kunnen worden, evenals het aantal en de locatie.

BELOS CATERING

BELOS© Catering.

Cateringmodule inclusief koppeling met externe dienstverlener.

 

Productcatalogus.

Kies jouw cateringproducten uit een catalogus die per locatie kan worden gedefinieerd.

 

Standaard pakketten.

Definieer standaard cateringpakketten, zodat jouw medewerkers met één muisklik een pakket kunnen reserveren voor bijvoorbeeld vergaderingen, afspraken en events die een hele dag duren.

 

Meerdere cateraars.

Selecteer, indien nodig, voor elke locatie een cateraar – of dit nu een interne service is of een externe cateringfirma.

 

Automatische aanpassing van hoeveelheden.

Als je het deelnemersaantal van jouw event wijzigt, wijzigt automatisch ook het aantal benodigde cateringeenheden. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de acceptaties en weigeringen van uitnodigingen in de deelnemersmodule.

 

Opties.

Selecteer bijvoorbeeld of de catering moet klaarstaan voor het begin van de meeting of dat deze geleverd moet worden op een bepaald tijdstip.

BELOS RESOURCES

BELOS© Resources.

Middelen en services inclusief koppeling met leveranciers.

 

Resourcebeheer.

Leg in de resourcemodule alle middelen, tools en andere producten en services voor jouw meetings en events vast die noodzakelijk zijn voor de voorbereiding, uitvoering en follow-up ervan.

 

Ruimteafhankelijke middelen.

Verschillende ruimtes bieden vaak diverse technische mogelijkheden. Hiermee wordt rekening gehouden in BELOS. Een geluidsinstallatie of podium kan bijvoorbeeld alleen gereserveerd worden in daarvoor geschikte ruimtes. Definieer ook van tevoren over welke vaste uitrusting ruimtes moeten beschikken, zoals smart displays, beamers en dergelijke.


Roomservice.

Geef, indien gewenst, bij elke door jou geconfigureerde resource een individuele tijd op voor het opbouwen en afbreken. Hierdoor zorg je ervoor dat niemand jouw ruimte reserveert, terwijl er bijvoorbeeld pc's worden neergezet voor een training.

 

Voorbereidingstijden.

If necessary, you can define custom set-up and take-down times for each of the resources you’ve configured. This ensures that no one books the required room during the time needed to set up PCs for a training course, for example.

 

Leveranciers.

Wijs middelen toe aan verschillende leveranciers, bijvoorbeeld naar type. De leveranciers die verantwoordelijk zijn voor het opbouwen en afbreken, krijgen automatische e-mails over de taken die ze de komende dagen moeten verrichten. Je kunt hen ook informeren over huidige taken via het overzicht en taaklijsten uitprinten.

 

Automatisch later gereserveerd.

Je kunt meer dan één apparaat nodig hebben voor jouw event of meeting. Als niet alle benodigde hoeveelheden beschikbaar zijn op het tijdstip van reserveren dan worden deze automatisch gereserveerd, zodra extra middelen vrijgekomen zijn, bijvoorbeeld als een andere aanvraag is geannuleerd.

 

Bezoekersparkeerplaatsen.

Geef je gasten meteen een bezoekersparkeerplek als ze een afspraak maken. Desgewenst en in combinatie met de BELOS© smartDisplay-module kun je deze parkeerplaatsen ook uitrusten met elektronische displays.

BELOS OUTLOOK ADD-IN

BELOS© Outlook Add-In.

Volledige geïntegreerd in jouw Outlook-agenda.

 

Ruimte reserveren, media en meer.

Reserveer of vraag ruimtes, media, catering, voertuigen en meer direct aan in jouw Outlook-agenda.

 

Snelle toegang tot techniek, services en catering.

Selecteer gemakkelijk accessoirespakketten zoals technische uitrusting en cateringpakketten. Je kunt externe deelnemers direct tijdens het reserveren registreren.

 

Snelle toegang tot informatie over de ruimte en verplaatsen van afspraken.

Er wordt rekening gehouden met alle reserveringen als een afspraak wordt verplaatst. Krijg toegang tot informatie over een ruimte, zoals bijvoorbeeld foto's, indeling, locatie in het gebouw en uitrusting.

BELOS FLEET

BELOS© Car Pool.

Centraal beheer van poolvoertuigen en direct reserveren vanuit jouw agenda.

 

Voertuigen reserveren en aanvragen.

Met BELOS© Car Pool kunnen gebruikers direct een poolvoertuig reserveren of een reserveringsaanvraag doen, afhankelijk van de rechten die van tevoren geconfigureerd zijn. Bij reserveringsaanvragen maakt BELOS gebruik van de geconfigureerde rechten om te bepalen of een gebruiker een dedicated voertuig kan aanvragen of alleen een voertuigcategorie.

 

Reserveringstijden.

Met BELOS© Car Pool kunnen gebruikers vrij reserveren, ook langer dan 24 uur.

Voorbeeld: Ze kunnen aangeven het voertuig op maandag om 16.00 uur op te halen en op woensdag om 10.00 uur terug te brengen. Terugkerende reserveringen zijn ook mogelijk.

 

Goedkeuringsproces.

De beheerder keurt aangevraagde voertuigen goed en/of wijst deze toe aan de hand van een goedkeuringsproces. Wijzigingsverzoeken worden eveneens afgehandeld via de workflow.

Voertuig- en sleuteloverdracht, controle van het rijbewijs.

Overdracht en inname van de voertuigen en sleutels worden, incl. precieze tijdstippen, gedocumenteerd in de BELOS© Car Pool-module. Optioneel kun je de controle van het rijbewijs activeren.

 

Huurvoertuigen.

Naast bestaande poolvoertuigen kun je verzoeken voor huurvoertuigen integreren in het proces. De aanvraag, overdracht en inname van huurvoertuigen worden hierdoor vereenvoudigd. BELOS© houdt hierbij ook rekening met eenzijdige processen, dus met alleen de overdracht of alleen de inname.

 

Afspraken.

Voor elk poolvoertuig kunnen verschillende operationele gegevens en belangrijke data worden vastgelegd, zoals bijvoorbeeld APK-keuring, einde van de leasedatum enzovoorts. Deze informatie wordt in een centrale agenda beschikbaar gesteld aan de beheerder.

BELOS EVENTS

BELOS© Events.

Plan en organiseer jouw interne evenementen.

 

Centraal evenementenoverzicht.

Gebruik de BELOS© Events-module om meerdere reserveringen van één evenement of evenementen die meerdere dagen duren, te groeperen. Hierbij kan het gaan om een evenement met meerdere tijdslots op één dag of een seminar dat regelmatig wordt aangeboden. Zodoende kun je snel en eenvoudig weergeven op welke data bijvoorbeeld producttrainingen plaatsvinden, welke personen zich voor welke data hebben aangemeld en op welke data er nog vrije plekken zijn.

 

Geïntegreerd taakbeheer.

Leg per type event een takenlijst vast, wijs taken toe aan medewerkers en blijf up-to-date over de voortgang. Deze individuele taken worden gewoonlijk via Lotus Notes ToDo of met BELOS4web versie 4.5 of hoger ook als Outlook-taak toegewezen aan medewerkers.

 

Bewijs van deelname en andere certificaten.

Maak sjablonen voor documenten die je wilt printen voor jouw deelnemers. Gebruik hiervoor bij BELOS4notes eenvoudig jouw bestaande Microsoft Word-sjablonen die je aanvult met de gegevens van de deelnemers. De documenten worden direct opgeslagen in BELOS© en kunnen later opnieuw worden gebruikt en uitgeprint. Gebruik BELOS4web om sjablonen te genereren met de professionele formuliergenerator BIRT die inbegrepen is.

 

Planningsdocumenten.

Voeg bestanden toe, zoals agenda, berekeningen, presentaties en documenten voor deelnemers, zodat jouw medewerkers niet lang hoeven te zoeken naar de noodzakelijke documenten op jouw bestandssysteem.

 

Event templates.

Met BELOS4notes kunnen terugkerende evenementen worden opgeslagen als sjabloon inclusief de hiervoor noodzakelijke gegevens en documenten. Dit verkort de planningstijd door toegang tot sjablonen en informatie van afgelopen evenementen. BELOS4web klanten gebruiken hiervoor de geldende statusopties.

 

Publiceer evenementen.

Publiceer met één muisklik en de BELOS© Online Registration-module jouw events, seminars en data op jouw website. Hiermee kunnen deelnemers en gasten zichzelf aanmelden.

BELOS ONLINE REGISTRATION

BELOS© Online Registration.

Jouw platform voor deelnemersregistratie.

 

Publicatie.

Na het aanmaken van een evenement in de BELOS© Events-module en na publicatie op de website, kunnen geïnteresseerden meer informatie hierover vinden en zich hiervoor aanmelden. Deze aanmeldingen verschijnen automatisch in BELOS© en kunnen na een korte controle worden vrijgegeven, waardoor de deelnamestatus voor dit evenement zich wijzigt van "Internetaanmelding" in "Aangemeld”.

 

Opvragen van data.

Geïnteresseerden in trainingen die regelmatig plaatsvinden, kunnen zich aanmelden voor specifieke data en tijden. Tijdens het plannen van een evenement kun je informatie opvragen over de populariteit van de tijdslots, zodat je ruimtes kunt toewijzen op basis van de groepsgrootte.

BELOS FEEDBACK

BELOS© Feedback.

Jouw platform ter verbetering van de feedback.

 

Feedback-enquêtes op maat.

Maak jouw eigen feedback-enquêtes voor evenementen en bepaal of je vragen thematisch wilt indelen of niet. Stel je eigen vragen over het evenement of thema en bepaal hoe deelnemers hierop kunnen antwoorden. Dit kan bijvoorbeeld met cijfers, smileys ja/nee of als vrije tekst; met BELOS© Feedback is alles mogelijk.

 

Online feedback.

Deelnemers kunnen beoordelingen geven op hun eigen mobiele apparaat (zorg alleen voor een QR-code of link) of op een apparaat dat jij beschikbaar stelt. Enquêtes zijn volledig anoniem en snel en gemakkelijk in te vullen. Hierdoor zal de kwaliteit en kwantiteit van de feedback toenemen.

Je kunt ook om andere soorten informatie vragen – het hoeft niet altijd evenement-gerelateerd te zijn. Stel je klanten of partners eens vragen over specifieke thema's om een beeld te krijgen van de huidige situatie, op basis waarvan je weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Je kunt ook een algemeen klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren of vragen naar de behoefte naar nieuwe producten en services – er zijn tal van mogelijkheden.

 

Evaluaties.

Handmatig enquêteresultaten samenstellen, is voorbij. BELOS© Feedback stelt automatisch een samenvatting beschikbaar van de gegeven antwoorden en jij krijgt direct een transparant overzicht van de resultaten. Dit bespaart je niet alleen uren werk, maar beperkt ook de kans op fouten tot een minimum!

BELOS INVOICING

BELOS© Invoicing.

Maak gedetailleerde uitsplitsingen voor de gereserveerde ruimtes, middelen en voertuigen evenals de bestelde catering en andere services.

 

Prijsconfiguratie.

Je kunt de prijzen voor elke ruimte, resource, elk artikel en voertuig centraal vastleggen voor facturatiedoeleinden.

 

Factuurbijlagen.

Maak bijlagen bij facturen voor specifieke evenementen of voor meerdere evenementen die georganiseerd zijn door een en dezelfde persoon of afdeling. Alle bijbehorende kosten bij het evenement of de evenementenperiode worden weergegeven als aparte items. Elk item kan achteraf worden bewerkt en bijv. worden voorzien van kortingen of vaste tarieven. Extra items kunnen handmatig worden toegevoegd. Het zo gegenereerde document dient als een gedetailleerde uitsplitsing van de factuurkosten en wordt als bijlage bij de factuur uit jouw ERP-systeem gevoegd.

 

Export.

Factuuritems, ook handmatig toegevoegde (zie hierboven), kunnen geëxporteerd worden naar andere systemen via standaard interfaces, zoals LEI, DECS enzovoorts.

BELOS TOURS

BELOS© Tours.

Informatieve thematours en fabrieksbezoeken.

 

Op maat.

Kies relevante thema's voor de rondleiding (productlijn en dergelijke) evenals duur en gewenste talen.

 

Doelgericht.

Kies altijd de juiste medewerker met de nodige vaardigheden voor de betreffende rondleiding.

 

Onbureaucratisch.

Controleer snel en eenvoudig de beschikbaarheid van jouw gidsen en reserveer ze direct in BELOS©.

 

Compleet.

De gidsen worden automatisch geïnformeerd over geplande rondleidingen bij hun afdeling.

Dé manier om een ruimte te reserveren.

BELOS© ondersteunt je bij het beheren van ruimtes en automatiseert complexe processen van de reserveringsaanvraag tot de eindschoonmaak. Met BELOS© heb je de mogelijkheid om clusterruimtes en hun capaciteit weer te geven, een geautomatiseerd beheer van ruimte-indelingen, een koppeling met de cateraar, een automatische berekening van voorbereidingstijden, een koppeling met Microsoft Exchange of IBM Domino, locatie-opties, dynamische display-bediening en digitale borden – de lijst met functies is zo lang als de mogelijkheden in jouw organisatie.

Desk Sharing.

Reserveer je een aantal werkplekken voor jouw mobiele medewerkers? Laat de collega's dan profiteren van een snelle en eenvoudige manier om zo'n shared desk te reserveren; direct bij de kiosk terminal, via de webinterface, via ons touchscreen op de werkplek of via hun Outlook-agenda. Een centraal overzichtsscherm maakt het pakket compleet en geeft een duidelijk overzicht over de vrije en bezette werkplekken.

Event management van begin tot einde.

Naast het perfect beheren en reserveren van (vergader)ruimtes is ook een zorgvuldige planning en organisatie noodzakelijk wat vaak al vóór de vastlegging van een datum begint. BELOS© begeleidt jou hierbij vanaf het initiële idee en de planning tot het beheer van processen op de dag van het evenement, zodat jij tijd hebt voor belangrijke zaken.

Seminar management.

Organiseer en beheer alle deelnemers voor jouw eenmalige en terugkerende trainingen. Met BELOS© kun je bezoekerspasjes, certificaten en andere documenten uitprinten voor het evenement en kun je de benodigde middelen en documenten inplannen en beschikbaar stellen.

Professioneel ontvangst- en bezoekersmanagement.

De eerste indruk telt! Ontvang jouw gasten daarom professioneel met BELOS©. Met geoptimaliseerd ruimtebeheer, een perfect bezoekersmanagement en een vriendelijke glimlach voelt elke gast zich welkom én gewaardeerd. Laat het geoptimaliseerde ruimtebeheer en perfecte bezoekersmanagement maar aan BELOS© over. In combinatie met een digital signage-scherm of een welkomstscherm bij de receptie zorgt BELOS© voor alles van een gepersonaliseerde begroeting van jouw gasten, een digitale bewegwijzering naar de locatie in het gebouw tot het inchecken bij een digitaal bord bij de deur.

Digitale borden.

Dankzij de integratie van de BELOS© Room managementsoftware in Microsoft Outlook kun je niet alleen ruimtes en services direct reserveren in jouw agenda, maar ook evenementen automatisch weergeven op verschillende digitale displays. Rode en groene LED's op het digitale bord bij de deur geven al van ver aan of een ruimte vrij of bezet is. Dankzij BELOS© kun je snel en eenvoudig direct op het digitale touchscreen spontaan ruimtes reserveren, je aankomst bevestigen of de meeting voortijdig beëindigen. Dit zorgt voor een duurzaam en optimaal gebruik van jouw middelen.

Platformonafhankelijke ruimtebeheersoftware.

Onze BELOS© ruimte reserveringssoftware is verkrijgbaar in twee varianten en laat zich flexibel integreren in elke organisatie. BELOS4web biedt geavanceerde webtechnologieën voor integratie in jouw bestaande systeem of een platformonafhankelijke installatie. In combinatie met BELOS© Outlook Add-In reserveer je een ruimte direct in jouw Microsoft Outlook client. We bieden ook BELOS4notes aan voor integratie in jouw bestaande IBM Notes/Domino-omgeving.

Probeer het zelf.

Ontdek de geweldige functies van onze ruimtebeheeroplossing BELOS© en ervaar hoe eenvoudig het reserveren van een ruimte kan zijn. Probeer de online proefversie van BELOS©. Voordat je aan de slag gaat, toont een van onze accountmanagers jou graag de uitgebreide mogelijkheden van afspraken plannen, het reserveren van een ruimte en de follow-up van een evenement bij jou op locatie.

Bel ons en maak vandaag nog een afspraak.

Heb je vragen over BELOS© ?


Neem dan contact op.

*verplichte velden

Bekijk onze privacyverklaring die je uitgebreid informeert over onze gegevensverwerking en jouw rechten inzake gegevensbescherming.