Managed Print Services.

Managed Print Services (MPS) umfassen die Analyse, Optimierung und den Betrieb einer gesamten Druckumgebung. Dabei werden Drucker, Multifunktionssysteme, Druckkosten, Prozesse und Sicherheitsanforderungen ganzheitlich betrachtet. Ziel ist es, die Druckinfrastruktur transparenter, effizienter und sicherer zu gestalten. Unternehmen erhalten einen besseren Überblick über ihre Drucklandschaft und können Betriebsaufwand sowie unnötige Kosten reduzieren. Managed Print Services eignen sich sowohl für einzelne Standorte als auch für komplexe, unternehmensweite Druckumgebungen.

Managed Print Services schaffen Transparenz über Druckkosten und helfen dabei, die Druckumgebung effizient zu verwalten. Unternehmen profitieren von einer Entlastung der IT-Abteilung, optimierten Druck- und Scanprozessen sowie einer zentralen Verwaltung ihrer Systeme. Durch die Standardisierung von Geräten und Prozessen lassen sich zudem Serviceaufwände reduzieren und die Verfügbarkeit erhöhen. Gleichzeitig verbessert sich die Sicherheit der Druckinfrastruktur, da Risiken erkannt und geeignete Maßnahmen umgesetzt werden können.

Ein MPS-Projekt beginnt mit einer Analyse der bestehenden Druckumgebung. Dabei werden Geräte, Standorte, Druckvolumen, Verbrauchsmaterialien und Sicherheitsanforderungen erfasst. Anschließend erfolgt eine Bewertung der aktuellen Situation, um Einsparpotenziale, Sicherheitsrisiken und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Auf dieser Grundlage wird ein individuelles Konzept entwickelt, das Kosten, Sicherheit und Verfügbarkeit verbessert. Nach der Umsetzung begleiten Managed Print Services den laufenden Betrieb durch Monitoring, Verbrauchsmaterialmanagement und regelmäßige Optimierungen.  

Moderne Drucksysteme sind vernetzte IT-Geräte mit Betriebssystemen, Netzwerkschnittstellen und Zugriffsmöglichkeiten. Deshalb sollten sie denselben Sicherheitsanforderungen unterliegen wie Server oder Arbeitsplatzrechner. Ungeschützte Drucker können Risiken für sensible Unternehmens- und Personendaten darstellen und potenzielle Angriffsflächen schaffen. Managed Print Services unterstützen Unternehmen dabei, ihre Druckinfrastruktur sicher zu konfigurieren, Sicherheitsrichtlinien umzusetzen und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu fördern.

Mit steigenden regulatorischen Anforderungen wie NIS2 wird die Absicherung der gesamten IT-Infrastruktur immer wichtiger. Da Drucksysteme mit Unternehmensnetzwerken verbunden sind und häufig sensible Daten verarbeiten, sollten sie in Sicherheitskonzepte und Compliance-Maßnahmen integriert werden. Managed Print Services helfen bei der Analyse und Absicherung der Druckumgebung, unterstützen die zentrale Verwaltung von Sicherheitsrichtlinien und fördern eine strukturierte Dokumentation. So lassen sich Sicherheitsrisiken reduzieren und Anforderungen an Governance, Reporting und Nachweisführung besser erfüllen.