Dokumentenmanagement

Ohne den gemeinsamen Zugriff auf alle Dokumente ist die Abwicklung eines größeren Projekts im Unternehmen nicht möglich und das ist im Zeitalter der Digitalisierung für wichtige Geschäftsprozesse und generelle Workflows ein No-Go. Dies betrifft nicht nur das Teilen von Informationen, sondern auch die aktive Bearbeitung von abgelegten Dokumenten. Dabei genügt es nicht, Lese- und Schreibrechte zu vergeben. An jedem Dokument sind zahlreiche Bearbeitungsschritte notwendig, auf die definierte Freigabestufen folgen können. Dabei geht es nicht allein darum, dass die einzelnen Arbeitsschritte nachvollziehbar sind. Sie müssen auch dauerhaft nachvollziehbar sein, zumindest von Projektbeteiligten mit den entsprechenden Berechtigungen. Hinzu kommt, dass in wechselnden Teams live an Dokumenten gearbeitet wird, wobei das Ergebnis oder Zwischenergebnis allen zur Verfügung stehen muss. Lokale Speicherung, Synchronisation, Versionsmanagement, Timelines, all diese Stichwörter sind damit verbunden. Lösung können dabei Dokumentenmanagementsysteme, kurz "DMS", schaffen. Denn per DMS haben Sie direkten Zugriff auf Ihre elektronischen Akten und wichtigen Dokumente und müssen in der gleichzeitigen Bearbeitung oder im Abrufen von Informationen nicht auf wichtige Funktionen für Ihr Unternehmen verzichten.

Aus komplexen Projektstrukturen und der parallelen Bearbeitung von Themen ergeben sich hohe Anforderungen an das Dokumentenmanagement. Dokumentenmanagementsysteme müssen einer hohen Flut an Aufgaben standhalten – darüber hinaus sieht sich ein DMS oft auch komplexeren Aufgabenstellungen gegenüber. Das betrifft nicht nur die Funktionalität, sondern auch die Usability. Denn wird das Dokumentenmanagement zu einem eigenen Projekt, hat die Software versagt. Eine der bewährten Lösungen hinsichtlich DMS ist SharePoint von Microsoft mit seinen einzelnen Arbeitsbereichen, das weltweit von fast 200 Millionen Anwendern genutzt wird. Der Funktionsumfang geht hier allerdings weit über das reine Dokumentenmanagement hinaus. Das Programm schafft ein digitales Arbeitsumfeld, in dem alle Prozesse der Collaboration abgebildet werden können. In Ihrem Bechtle Onlineshop finden Sie Microsoft SharePoint in unterschiedlichen Versionen.

Ebenfalls erhältlich sind spezielle Softwareprogramme, die Teile des Dokumentenmanagements betreffen und professionell abdecken. Ein Beispiel ist die für Unternehmen konzipierte DMS OCR-Software OmniPage Ultimate von Nuance, die das Scannen und Konvertieren von Dokumenten ermöglicht. Papiere, Formulare, PDFs oder Fotos aller Art können so ganz einfach in elektronische Dateien verwandelt werden, in großer Stückzahl über den Netzwerkserver oder über jeden lokalen Computer. Anschließend erfolgt die Archivierung, zum Beispiel im Cloud-Speicher. Neben Lösungen von Microsoft oder Nuance finden Sie bei Bechtle unter anderem Software zum Dokumentenmanagement von ABBYY, IRIS und Acronis. Wenn Sie Fragen rund um das Thema Dokumentenmanagement oder zu einzelnen DMS haben, können Sie sich natürlich auch gerne an uns wenden!