Person nutzt Laptop beim Gehen auf einer Treppe in einem hellen historischen Gebäude

„Das haben wir immer schon so gemacht.“ Ein Satz, den René Pranz nur allzu gut kennt, schließlich arbeitet der IT-Manager im Bundesministerium für Wirtschaft, Energie und Tourismus (BMWET) seit mehr als 20 Jahren im Bundesdienst. Doch wenn es um Künstliche Intelligenz geht, ist Abwarten für ihn keine Option: „KI kommt, KI wird bleiben. Mit KI müssen wir lernen umzugehen.“ Fakt ist: Auch in Ministerien kennen immer mehr Mitarbeitende die Vorteile von KI und die frei verfügbaren Tools wie ChatGPT oder Übersetzungsdienste. Für eine öffentliche Verwaltung ist deren unkontrollierter Einsatz aber heikel. Datenschutz, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit sind hier keine Nebensache, sondern Voraussetzung für alle Arbeitsschritte. René Pranz wollte deshalb beim Einsatz von KI nichts dem Zufall überlassen, sondern den Mitarbeitenden eine offizielle, sichere Plattform bieten.

 

Bild: René Pranz, IT-Manager beim österreichischen Bundesministerium für Wirtschaft, Energie und Tourismus.

Das Wichtigste in Kürze.

  • Thema: Künstliche Intelligenz im Public Sector
  • Anwendungsfall: Sicheres KI-Portal für ein österreichisches Bundesministerium
  • Partner: Bechtle Austria und Smartpoint
  • Technologiebasis: Microsoft Azure
  • Schwerpunkt: Datenschutz, Governance und kontrollierte KI-Nutzung
  • Mehrwert: Schnellere Verwaltungsprozesse und einfacher Zugang zu KI-Funktionen
  • Besonderheit: Skalierbares Modell für weitere öffentliche Einrichtungen
Zwei Personen im Büro bei gemeinsamer Arbeit an Computern mit Fokus auf Bildschirm und Zusammenarbeit

Zentrales KI-Portal für Mitarbeitende im Ministerium.

Aus dieser Haltung entstand die Idee, ein neues, umfassenderes KI-Portal zu entwickeln. KIRA, der künstlich intelligente Ressort-Assistent ist der Chat- und Sprachmodell-Bereich der Lösung; das Portal bündelt zusätzlich Funktionen wie Dokumentenzusammenfassung, Transkription, Übersetzung und Bildgenerierung. René Pranz erklärt: „Mir war ein One-Stop-Shop ganz wichtig: ein Portal, auf das die Mitarbeitenden zugreifen können, um KI zu nutzen, ohne sich datenschutzrechtlich Gedanken darüber machen zu müssen, was sie verarbeiten lassen.“

Damit daraus eine belastbare Lösung werden konnte, suchte das Ministerium Partner, die Public-Sector-Anforderungen, Cloud-Technologie und Anwendungskompetenz zusammenbringen. Mit Bechtle Austria und Smartpoint, seit 2017 Teil der Bechtle Gruppe und Spezialist für digitale Anwendungslösungen, hat er sie gefunden. „Ich persönlich habe mit Bechtle mittlerweile acht Jahre zusammengearbeitet und war immer wieder begeistert vom Umsetzungswillen, der Schnelligkeit und der Expertise“, sagt René Pranz.

IT-Sicherheit als Architekturprinzip.

Beim KI-Projekt übernahm Bechtle die technische und organisatorische Basisarbeit: Azure-Umgebung, Landing Zone, Security- und Governance-Fragen, Lizenzierung, Beschaffungswege, Kosten- und Betriebsmodell. Smartpoint entwickelte auf dieser Grundlage die Anwendung, die maßgeschneiderte Benutzeroberfläche sowie die Prozesse im Hintergrund.

Technisch basiert das Portal auf der Cloud-Computing-Plattform Microsoft Azure. Vorteil: Die KI-Funktionen laufen nicht über frei verfügbare Consumer-Dienste, sondern in einer kontrollierten Cloud-Umgebung. Jeder angebundene Kunde erhält einen eigenen Azure-Tenant – also einen logisch getrennten, kundenspezifischen Bereich. Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, Inhalte nicht dauerhaft gespeichert. Smartpoint hat die Anwendung zudemnso eingerichtet, dass Chats nach dem Schließen der Sitzung gelöscht werden. Was für Nutzerinnen und Nutzer zunächst ungewohnt sein kann, ist Teil des Sicherheitskonzepts.

Voraussetzung für die Entwicklung der Lösung war eine speziell darauf ausgerichtete Datenschutz-Folgeabschätzung. Dafür war es notwendig, technische, organisatorische und rechtliche Fragen sauber zu beantworten: Welche Daten werden verarbeitet? Wo liegen sie? Wer hat Zugriff? Welche Einstellungen verhindern die ungewollte Speicherung oder Weitergabe? „Die Expertise von Bechtle war hier ganz wichtig“, sagt René Pranz. „Die sicherheitsbezogenen und administrativen Einstellungen haben die Datenschutz-Folgeabschätzung überhaupt erst ermöglicht.“

Auch Smartpoint sah die Sicherheitsanforderungen nicht als Hürde, sondern als Teil der Lösung. René Pranz beeindruckte, dass das Team viele eigene Ideen einbrachte. „Da sind sie mit Vorschlägen gekommen, an die ich gar nicht gedacht hätte“, sagt er. Zudem begeisterte ihn besonders das Azure-Know-how von Bechtle: „Dort gibt es eine Expertengruppe, die würde ich als grenzgenial bezeichnen. Ich bin selbst ITler, aber da ist Expertise dabei, das ist ein Wahnsinn.“ Sein Fazit zur Zusammenarbeit: „Wir waren sehr effektiv, effizient und mit einer Portion Spaß dabei.“

Mann mit Laptop in der Hand geht durch hellen Flur mit großen Fenstern in moderner Arbeitsumgebung

Wie KI die tägliche Verwaltungsarbeit unterstützt.

Heute unterstützt das Portal die Mitarbeitenden im Ministerium beim Zusammenfassen von Dokumenten, bei Transkriptionen von Audio- und Videodateien, bei Übersetzungen, beim Formulieren und Strukturieren von Texten sowie bei der Bildgenerierung. Gerade Transkriptionen sind im Ministerium ein wichtiges Thema, so René Pranz: „Sitzungen dauern oft lange, Inhalte müssen dokumentiert, ausgewertet und weiterverarbeitet werden. Auch Studien, Unterlagen und Dokumente aus unterschiedlichsten Organisationen lassen sich mit KI schneller erschließen.“

Der Nutzen von KI liegt für Pranz nicht darin, Menschen zu ersetzen, sondern Verwaltungsarbeit zu erleichtern und Kompetenzen aufzubauen. „Es geht ganz klar um Vereinfachung“, sagt er. Wichtig sei aber, Mitarbeitende so zu schulen, dass sie in der Lage sind, KI ganz einfach und selbstverständlich im Arbeitsalltag zu verwenden.

Sitzungen dauern oft lange, Inhalte müssen dokumentiert, ausgewertet und weiterverarbeitet werden. Auch Studien, Unterlagen und Dokumente aus unterschiedlichsten Organisationen lassen sich mit KI schneller erschließen.

René Pranz

Blaupause für den Einsatz von KI im öffentlichen Sektor.

Damit die Kosten nicht aus dem Ruder laufen, werden sie transparent gemacht: Jeder Mitarbeitende hat für die Nutzung der KI-Anwendungen ein bestimmtes Budget. Im Portal werden die Kosten pro Nutzung und das verbleibende Restbudget angezeigt. Das dient weniger der Kontrolle, betont IT-Manager René Pranz: „Ich finde es gut, dass es dabeisteht, damit man einfach sieht: Ah, das kostet was. Das ist nicht gratis.“

Die von Bechtle und Smartpoint entwickelte Plattform ist modular aufgebaut: Neue Anwendungsfälle lassen sich ergänzen, Funktionen anpassen und Berechtigungen steuern. Genau das macht sie auch für andere Anwender:innen interessant. Im österreichischen Bildungsministerium ist die Plattform bereits ebenfalls im Einsatz, weitere Ministerien und Organisationen haben Interesse bekundet. Voraussetzung für die gemeinsame Nutzung ist ein von René Pranz schon beim Projektstart vorausschauend aufgesetztes Verwaltungsübereinkommen. Dieses Papier regelt, wie unterschiedliche Ministerien und perspektivisch auch weitere öffentliche Einrichtungen die KI-Lösung gemeinsam verwenden können – ohne dass sie jedes Mal neu entwickelt werden muss.

So wurde aus einem Projekt, das im BMWET begann, ein Modell für den wirksamen Einsatz von KI im öffentlichen Sektor – ohne Abstriche bei Sicherheit, Datenschutz und Kontrolle. Ermöglicht haben das René Pranz und die Verantwortlichen des Ministeriums, die beim Thema KI frühzeitig die Initiative ergriffen und – gemeinsam mit Partnern – eine belastbare Plattform gebaut haben.

Die Strahlkraft des Innovationsprojekts bestätigt den eingeschlagenen Weg. Vor allem aber profitieren die Mitarbeitenden, die KI nun sicher und selbstverständlich im Arbeitsalltag nutzen können. Und vielleicht heißt es irgendwann auch in der Verwaltung: „Arbeiten mit KI? Das machen wir schon lange so.“

Werbeplakat in einer U-Bahn zeigt dynamische Lichtstreifen und Slogan zur Beschleunigung von IT-Prozessen

Magazin results by Bechtle.

Dieser Artikel ist ein Auszug aus der aktuellen Ausgabe des Printmagazins results by Bechtle.

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