Illustration von Datenströmen

Öffentliche Ausschreibungen zählen zu den anspruchsvollsten Entscheidungsgrundlagen im Vertrieb. Umfangreiche Dokumente mit teils mehreren hundert Seiten, unterschiedliche Dateiformate und individuelle Strukturen erfordern eine aufwendige Analyse. 

Um der Herausforderung zu begegnen, entwickelte Bechtle gemeinsam mit Planet AI eine maßgeschneiderte KI‑Assistenz für das Ausschreibungsmanagement. Die Lösung auf Basis der JAIDE-Architektur von Planet AI kombiniert automatisierte Datenextraktion mit dialogbasierter Analyse und greift zusätzlich auf ein Archiv bereits bearbeiteter Ausschreibungen zu. 

Relevante Inhalte wie Fristen, Leistungsanforderungen oder Haftungsklauseln werden von der KI identifiziert und als Vorschläge mit direkter Quellreferenz bereitgestellt. Die Ausschreibungsmanager:innen bei Bechtle behalten so jederzeit die Kontrolle und können die automatisierte Datenextraktion transparent nachvollziehen. 

Dr Alexander Fink

Die Lösung von Planet AI erleichtert unseren Alltag enorm. Das Tool übernimmt repetitive Aufgaben und schafft Freiraum für strategisch wichtige Themen. Es ermöglicht uns, komplexe Ausschreibungsunterlagen deutlich schneller und strukturierter zu bearbeiten.

Dr. Alexander Fink, Head of Public Sector Innovations bei Bechtle

Mehr Effizienz und Sicherheit im Ausschreibungsmanagement.

In ersten Praxisanwendungen erreicht die Lösung eine Extraktionsgenauigkeit von über 90 Prozent. Was früher mehrere Stunden manueller Analyse erforderte, ist heute in deutlich kürzerer Zeit möglich. Gleichzeitig erhöht das Zusammenspiel von KI‑Vorschlägen und menschlicher Prüfung die Prozesssicherheit – ein entscheidender Faktor in vergaberelevanten Verfahren. 

Auch qualitativ bietet das KI‑gestützte Ausschreibungsmanagement neue Möglichkeiten: Die KI erkennt Zusammenhänge zwischen Anforderungen, identifiziert implizite Vorgaben und unterstützt sogar bei der Erstellung von Angebotsformulierungen oder Bieterfragen. 

Ausblick: KI vom Tender‑Eingang bis zur Angebotsabgabe.

Nach dem erfolgreichen Einsatz in der Erstbewertung plant Bechtle, das KI‑gestützte Ausschreibungsmanagement weiter auszubauen – etwa durch CRM‑Integration, automatisierten Dokumenteneingang und internationale Skalierung. Ziel ist ein durchgängig unterstützter Prozess vom ersten Tenderkontakt bis zur finalen Angebotsabgabe. 

Über Planet AI.

Planet AI ist Pionier in der Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse mit deutscher KI-Technologie. Die Kernlösungen umfassen IDA für die präzise Dokumentenerfassung und JAIDE als KI-Assistenz. Gemeinsam sorgen sie für durchgängige Datenqualität von der Erfassung bis zur Entscheidung. Planet AI ist seit 2023 Teil des Portfolios der Bechtle Gruppe und bedient Scandienstleister, Softwarehersteller und dokumentenintensive Branchen, von Versicherungen über Banken bis hin zum öffentlichen Sektor. Die Lösungen zeichnen sich durch modulare Technologie, flexible Einsatzmodelle und die konsequente Einhaltung europäischer Datenschutzstandards aus. Planet AI wurde 2015 in Rostock gegründet und hat rund 60 Mitarbeitende.  

planet-ai.com
Zur ausführlichen Case Study auf der Website von Planet AI:
Case Study