Herausforderung.

Präsenz, Homeoffice, hybride Teams – die Arbeitsmodelle verändern sich. TOYOTA Deutschland wollte dafür am Hauptsitz in Köln eine effiziente Ressourcenplanung schaffen. Besprechungsräume sollten sinnvoll belegt und verfügbare Ressourcen intelligent gesteuert werden. Dafür suchte TOYOTA eine Lösung, die von den Mitarbeitenden ohne Schulung sofort eingesetzt werden kann – direkt aus Outlook heraus. Gleichzeitig sollte das System bei Bedarf noch mehr leisten können: passende Raumgrößen vorschlagen, vorhandene Kapazitäten optimal verteilen und spontane Buchungen ermöglichen. Plus: die Displays an den Räumen einbinden. All das bei maximaler Benutzerfreundlichkeit. Und mit der Option, künftig auch flexible Arbeitsplätze einfach buchbar zu machen.

Uns war wichtig, dass die Lösung einfach ist. Wirklich einfach. Genau das hat Bechtle mit BELOS© geschafft. Unsere Mitarbeitenden können jetzt Besprechungsräume schon bei der Terminplanung mitbuchen – inklusive intelligenter Ressourcenplanung. Das hat Bechtle sofort verstanden. Bereits während der Beratung wurde klar: Hier geht es um das, was wir tatsächlich benötigen, und nicht um Features um ihrer selbst willen.

Tom Lanzrath, Projektleiter/IT System Engineering, TOYOTA Deutschland GmbH

Lösung.

Bechtle konnte die passende Lösung bieten: BELOS© ist eine professionelle und flexible Veranstaltungs-, Termin-, Raum- und Ressourcenmanagementlösung, die viel kann, mit der sich aber auch „nur” Raumbelegungen intelligent verwalten lassen. Integriert in Outlook können Mitarbeitende über ein Add-in sofort sehen, welche Räume verfügbar sind – inklusive einer zur Teilnehmerzahl passenden Raumgröße. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Mitarbeitende das System nutzen. Nur eine Lizenz ist für den Betrieb nötig. BELOS© denkt mit. Es schlägt bevorzugt bereits teilweise gebuchte Räume vor, um eine optimale Auslastung zu erreichen. Parallel dazu installierte Bechtle bei TOYOTA zu BELOS© kompatible Smart Displays, sodass Buchungen auch direkt vor Ort möglich sind – spontan und ohne Umwege. BELOS© funktioniert dabei als geschlossenes System: Software, Displays und Benutzeroberfläche greifen direkt ineinander – für ein stabiles, leistungsstarkes System. Die Administration ist dabei einfach in der Web-Umgebung der Anwendung möglich. Weitere Räume lassen sich über das Web- Interface ganz unkompliziert hinzufügen. Und in Reports kann TOYOTA sehen, wie die Räume genutzt wurden und wo Optimierungspotenzial besteht. Aber auch Funktionen wie Arbeitsplatzbuchungen kann TOYOTA jederzeit aktivieren.

Vorteile/Nutzen.

  • Intuitive Raumbuchung: Ermöglicht Mitarbeitenden Buchungen direkt im Outlook- Kalender – ohne Schulung.
  • Optimale Flächennutzung: Vermeidet unnötige Leerstände und schafft Klarheit über vorhandene Raumkapazitäten.
  • Zukunftssichere Plattform: Lässt sich jederzeit um weitere Funktionen wie Desk Sharing erweitern.
  • Smarte Ressourcensteuerung: Schlägt automatisch passende Räume vor und optimiert die Auslastung.
  • Einfache Administration: Für das eigenständige Hinzufügen oder Entfernen von Räumen durch TOYOTA Deutschland.
  • Attraktives Lizenzmodel: Durch den modularen Aufbau von BELOS© – mit einer Lizenz können etwa beliebige Räume von beliebig vielen Mitarbeitenden gebucht werden.
  • Spontane Nutzung vor Ort: Macht Besprechungsräume direkt am Display buchbar – schnell, flexibel und transparent.
  • Transparente Auswertungen: Liefern klare Reports zur Raumauslastung und unterstützen fundierte Entscheidungen.