GED & dématérialisation

La dématérialisation est un processus complexe de mise en œuvre et nécessite une appréhension parfaite du processus. Elle induit avant tout à un changement en profondeur des habitudes de travail de vos collaborateurs. Les solutions proposées se doivent alors d’être bénéfiques dans leur quotidien, leur tâche de travail, pour être adoptées par tous.

Pour que l’expérience soit vécue comme positive dans l’entreprise, il est important de mener ce changement à bon escient, en tenant compte de vos métiers, des limites et contraintes humaines, de vos process, et de votre environnement.

Notre équipe vous accompagnera par étape ou de manière globale dans cette évolution numérique selon la maturité de votre projet. Que ce soit au travers de solutions de dématérialisations de 1^er niveau en passant par une solution plus globale de gestion électronique du document (GED), jusqu’à l’externalisation de vos factures clients, contrats de travail, fiche de paie et la mise sous pli.

Bechtle vous accompagne dans toutes les étapes de votre transformation numérique. 

Solution de 1^er niveau : numérisation avec classement automatique et signature à valeur probatoire (RGS*)

Quick Store est la solution qui permet de ranger et nommer un document en UN SEUL clic, que ce soit depuis un multifonction, un scanner de bureau ou avec vos outils bureautiques.  Une solution simple de dématérialisation à portée de l’ensemble de vos collaborateurs.

• Compatible « Embedded » avec les scanners Canon et Fujitsu et les Multifonction HP, Ricoh, et Xerox.
• Formalisez et normalisez un plan de classement à l’ensemble des collaborateurs, et créez des règles de nommages et de classements automatiques des fichiers archivés (par Hashtag ou QR Code)
• Créez vos PDF avec horodatage et signature numérique à la norme RFC3161 certifiée RGS* : supprimez les archives papiers des documents traités par Quick Store.

Solution de GED autonome : IRON 

L’IRON se distingue de toutes les solutions de GED existantes, par sa simplification et par sa rapidité de déploiement, autant que sur sa commercialisation et son coût d’utilisation. Il se destine autant aux petites entreprises n’ayant pas besoin de solutions complexes, que pour les entreprises disposant d’un service informatique à la recherche d’indépendance et de maitrise.

La avantages de l’Iron :

• Pas de limite de Users* : un seul tarif, son coût ne varie pas en fonction du nombre d’utilisateurs*
• Tous les modules prêts à l’emploi :  livrés et débloqués à sa mise en route, les modules de RAD, Workflow, coffrefort, électronique etc… sont mis à votre disposition, et ça change tout. Aucun surcoût à prévoir, vous les déployez au fur et à mesure de l’avancement de votre projet tout en maitrisant votre budget.
• Une GED qui s’adapte à votre organisation actuelle : les GED sont souvent synonymes de bouleversements en profondeur de l’organisation informatique, nécessitant de s’adapter à l’outil pour les utilisateurs. L’Iron s’adapte à votre environnement !
• Un loyer tout compris : un seul tarif, qui comprend : la solution et tous ses modules, un support technique avec les mises à jour, un usage illimité quelques soit le nombre d’utilisateurs*, et comprend même 2 journées de prestation pour le paramétrage et/ou le transfert de compétence.

*Jusqu’à 100 utilisateurs pour l’IRON 10 et 300 pour l’IRON 30

Solution éditeur de GED : DOCUWARE

Savoir mesurer la pertinence de chaque solution pour vous conseiller la bonne formule.

Vous avez besoin d’un accompagnement avec des consultants et des spécialistes pour votre projet de GED. Vous avez des schémas de Workflow et des process complexes à mettre en place. Lorsque la dématérialisation de vos documents nécessite des interactions métiers (administration, comptabilité, fabrication, qualité, RH…).

Nous vous proposons un accompagnement au travers de consultant dédiés. 

Solution d’externalisation des factures clients, fiche de paie, contrat, courrier avec mise sous pli externalisée

Les 4 questions essentielles à se poser lorsque vous envisagez la dématérialisation de vos documents administratifs :

• Quel(s) document(s) souhaitez-vous dématérialiser ?
• Comment sont traités actuellement ce(s) document(s) ?
• Quel est le cadre juridique spécifique à respecter ?
• Quelle solution serait la plus adaptée à mon projet ?

Bechtle vous propose, au travers de son partenaire DPII, une solution d’externalisation des courriers certifiée RGS** pour vos documents sensibles.

Solution sur mesure, répondant à des impératifs métiers et légaux, un chiffrage est établi à l’issu d’une analyse de vos process et de votre fonctionnement.

Logiciel de la gestion de la politique d’impression, libération par badge, follow me : PaperCut

La gestion centralisée des impressions s’accompagne la plupart du temps d’un pilotage de leur utilisation au travers d’une solution de gestion de la politique d’impression de l’entreprise.

Simple à déployer, compatible LDAP/ Active Directory, PaperCut s’installe en quelques minutes. Il permet de gérer les quotas, par service, par site, par département, ou encore à la personne.

Vous gardez la maitrise de vos coûts d’impression. Vous pouvez ainsi facturer à nouveau de manière analytique les impressions de chacun (au mois, au semestre ect…), y compris pour vos clients ou vos étudiant qui pourront recharger leur compte en « crédit copie »(compatible Crouss et Pay Pal).

PaperCut vous permet de faire respecter à l’ensemble de vos collaborateurs les règles d’impressions que vous définissez, comme par exemple obliger l’utilisation de l’impression recto verso par tous.

Conforme RGPD, PaperCut permet de crypter les données d’impression de bout à bout, sans aucune manipulation particulière de l’utilisateur. 

BDM solutions documentaires

Téléphone : 03 90 40 45 42

olivier.dorschner@bechtle.com