Success Story: ZorgAccent – IT-afdeling groeide van beheer- naar een regieorganisatie

De IT-afdeling van ZorgAccent bestond voor de aanvang van het project slechts uit enkele collega’s, tegenover de ruim 2300 medewerkers die ZorgAccent telt. Zij moesten alles regelen: van het leveren van support tot het klaarzetten en uitgeven van devices. Hester Lassche, adviseur ICT bij ZorgAccent wist: dit kan efficiënter. En dus ging zij op zoek naar een IT partner om haar hierbij te ondersteunen, met in het achterhoofd de gedachte ‘schoenmaker, blijf bij je leest’. De visie van ZorgAccent was dan ook – en is nog steeds – om een regieorganisatie te worden, waarbij zaken zoveel mogelijk worden uitbesteed aan gespecialiseerde partners.

Hester sprak met meerdere partijen, maar Bechtle kwam als sterkste uit de bus voor het leveren van mobiele devices met aanvullende dienstverlening. “Voor de aanvang van dit project was ZorgAccent al een klant van Bechtle, maar leverden we alleen hardware. We werken sinds 2012 samen en ik had al dagelijks contact met de ICT-afdeling van ZorgAccent”, vertelt Frank Jansen, accountmanager bij Bechtle. “We hadden voorheen wel al eerder dienstverlening toegevoegd aan laptops of telefoons bij ZorgAccent, maar dat ging om aparte services zoals het imagen of uitpakken van laptops en tablets.”

Hester: “Ik had een duidelijke voorkeur voor Bechtle en de Device as a Service oplossing voor smartphones en tablets, vanwege de zorgvuldigheid waarmee het proces is opgezet en vanwege de ijzersterke combinatie met partners KennisisKracht Service (KiKS), Dynalogic en Blaud. Bechtle was niet de goedkoopste partij, maar ik wou voor kwaliteit gaan om zo onze eindgebruikers de beste ervaring te geven.”

Bechtle’s oplossing

In de huidige markt vinden veel zorgorganisaties – waaronder voorheen ZorgAccent – het lastig om hun IT-assets op een efficiënte manier te beheren. Ze hebben gebrek aan de juiste inzichten in de IT-omgeving, moeite om alle IT-assets volledig functioneel te houden en last van hoge kosten die ermee gemoeid zijn. Dit maakt de basis voor het beheren van de IT-assets onstabiel. Dat kan weer zorgen voor een IT-omgeving met verouderde technologie, onvolledig lifecycle management, minder tevreden eindgebruikers en mogelijk verlies van bedrijfsproductiviteit.

Met Bechtle Device as a Service (DAAS) en aanvullende dienstverlening kunnen ICT-afdelingen, zoals die van ZorgAccent, van een beheer- naar een regieorganisatie kantelen. Hierbij staat de eindgebruiker centraal. DAAS is een verzamelnaam voor schaalbare diensten aan zakelijke organisaties en haar gebruikers voor een periode van ten minste de levenscyclus van een device. “Deze totaaloplossing omvat workspace hardware, accessoires en levenscyclus diensten. ZorgAccent koos ervoor om iPhones en iPads van Apple en mobiele telefoons van Nokia via deze oplossing af te nemen”, vertelt Frank.

Unieke samenwerking van partners

Om de dienstverlening te realiseren, werken we samen met partners, waarbij Bechtle de hoofdaannemer is en zorgt voor het projectmanagement. Dit gebeurde ook bij ZorgAccent voor het uitleveren van de nieuwe mobiele apparaten. “De combinatie van de partners in deze samenwerking is uniek. Geen enkele andere partij kon het voor ons inregelen op deze manier. Het proces is zo goed doordacht, hiermee worden we écht ontzorgt doordat we systemen aan elkaar hebben gekoppeld en alles werd geautomatiseerd”, vertelt Hester.

Frank: “Onze partner KiKS heeft ervoor gezorgd dat ZorgAccent zich kan richten op haar primaire bedrijfsproces, zorg verlenen, terwijl KiKS zich richt op de bereikbaarheid van medewerkers. KiKS zorgt voor vaste aanspreekpunten, heldere managementinformatie, een flexibele overeenkomst en professionals waarbij medewerkers altijd terecht kunnen. Blaud is de Mobile Device Management (MDM) partij die ZorgAccent ondersteunt en Dynalogic geeft invulling aan het logistieke proces.” Bechtle is degene die alle partijen heeft samengebracht en zorgt voor goed projectmanagement – ook nu het project bijna is afgerond.

Projectmanagement

Ron Wiesbrock werd vanuit Bechtle aangewezen als projectmanager. “Ik ben wat later aangehaakt bij dit project, omdat de interne structuur bij Bechtle is gewijzigd. Voorheen was de accountmanager ook de projectmanager, maar nu hebben we projectmanagers in dienst. Mijn taak was om structuur in het project te brengen en onderling alles te coördineren tussen de verschillende stakeholders. Samen met de projectmanagers van partners vormden we een projectgroepje. Het is essentieel om de juiste mensen aan tafel te hebben.” Hester vult aan: “Ik wist niet wat Bechtle op de achtergrond allemaal regelde. En dat wilde ik ook niet, dat is juist de bedoeling wanneer je IT-afdeling alleen regie wil voeren. Alles werd voor ons geregeld. Dat is voor een zorgorganisatie erg prettig.”

Voor Hester was het een uitdaging om de interne organisatie mee te krijgen in het verhaal. “Zulke grote projecten hebben impact op de hele organisatie, het raakt alle afdelingen. We kwamen aan verworven rechten van medewerkers: ineens kregen zij een anders ingerichte smartphone die anders werkte en er anders uitzag. De nieuwe iPhones en iPads zijn in eerste instantie voor zakelijk gebruik. Voorheen werden er vaak privé-apps op gedownload, maar dat hebben we nu geminimaliseerd.”

Roadmap

Dankzij de ervaringen bij ZorgAccent werd het proces rondom de DAAS oplossing strakker neergezet en werd er een roadmap ontwikkeld. “In de roadmap zie je dat bijvoorbeeld de customer success manager ook aansluit bij een project zoals dit. ZorgAccent heeft nu een eigen customer success manager die hen ondersteunt nu het project bijna is afgerond. Zij hebben dan regelmatig contact en strategisch overleg. Zo kunnen we blijven monitoren en bijsturen”, zegt Ron.

Alle partijen kijken tevreden terug op het project. Hester: “De wijkzorg en woonzorg hebben we decentraal uitgerold. Collega’s konden zelf kiezen bij welke ZorgAccent locatie zij het device konden ophalen. Alles was top geregeld, midden in de pandemie. Een projectmanager vanuit KiKS zat met mondkapje en spatschermen op locatie klaar met strakke tijdsloten voor de uitleg. Voor collega’s met ondersteunende functies, zoals mensen van de HR-afdeling, gebeurde de uitrol centraal.”

Inzicht en kostenbesparing

Onze DAAS oplossing heeft ZorgAccent heel wat voordelen opgeleverd. Zij beschikken dankzij CMDB-registratie nu altijd over voldoende voorraad van toestellen. “Ik hoef me daar niet meer druk om te maken, dat doet Bechtle”, vertelt Hester. “Als er een nieuwe collega start, dan regelt Bechtle dat die persoon een nieuw apparaat krijgt mét uitleg en dat alles werkt.” De support en de inrichting van de toestellen doet ZorgAccent niet meer zelf. Verder heeft de zorgorganisatie nu inzichtelijk wie welk toestel heeft met welk abonnement en wanneer diegene recht heeft op een nieuw toestel.

Frank: “Dit hebben we gekoppeld aan gebruikersprofielen. Op basis van de toekenningsmatrix weet KiKS al welke zaken de nieuwe collega nodig heeft, en gaat er automatisch een proces lopen om alles klaar te zetten.” Deze manier van werken levert ZorgAccent ook kostenbesparing op. “Bechtle heeft onze oude iPads opgekocht. Hier hebben we nog een flink bedrag van teruggekregen. Bovendien besparen we vanwege het inzicht dat we nu hebben. Zo kan een abonnement niet per ongeluk doorlopen terwijl een medewerker uit dienst is. Dat was voorheen bij ons soms wel het geval.

Hulplijnen

Het doel aan de start van dit project was dat de IT-afdeling niet meer moesten omkijken naar de aanschaf én het proces rondom mobiele apparaten. “Daar zijn we heel goed in geslaagd”, zegt Hester. ZorgAccent is dan ook tevreden over de keuze van Bechtle als IT partner. “We zochten een partij die niet alleen meepraat maar echt meedenkt en kritische vragen stelt. Een leverancier levert alleen laptops, maar in Bechtle hebben wij een IT partner gevonden waarmee we rond de tafel kunnen zitten en elkaars ontwikkelingen eerlijk en open bespreken.”

Wat ZorgAccent tot slot als prettig heeft ervaren, is de kennis en expertise van de verschillende Bechtle experts waarop zij beroep konden doen tijdens het project. “Ik heb regelmatig collega’s van Frank en Ron gebeld als ‘hulplijn’. En dat gebeurt nog regelmatig. Het is fijn om op de kennis en expertise van een partner te kunnen vertrouwen, omdat wij als IT-afdeling nu een regierol hebben en die kennis zelf niet in huis hebben. Wij kunnen ons nu focussen op waar het écht om draait bij ZorgAccent: het bieden van de beste zorgverlening.”

Contact met onze specialisten

Wil je meer weten over deze Success Story of over andere workspace-oplossingen die we aanbieden? Neem dan contact op.