De 6 belangrijkste trends rondom hybride vergaderen

#1 Toenemend gebruik van AI-functies

Vergaderruimtes worden steeds slimmer. Zo kan AI bijvoorbeeld live ondertiteling, transcripties en actiepuntenlijsten van vergaderingen genereren, zelfs als de meeting in het Engels wordt gehouden. Wist je dat AI daarnaast ook steeds beter het beeld en geluid in ruimtes ondersteunt? Zo is het nu mogelijk om alleen de persoon die aan het woord is te volgen en de andere deelnemers in de ruimte te ‘negeren’, waardoor de spreker zich vrij kan bewegen zonder buiten beeld te raken.
 

#2 Security

Het is heel belangrijk om alleen geautoriseerde personen toegang te geven tot Microsoft Teams Rooms-apparaten, nu securitydreigingen voor organisaties steeds reëler worden. Dit kun je realiseren door de juiste beveiligingsrichtlijnen, zoals Conditional Access toe te passen op het Microsoft Teams Rooms resource account. Daarnaast is het ook van belang dat het apparaat up-to-date is met de laatste securitypatches- en updates.
 

#3 Een betere productiviteit

Ken je dat: je zit al de hele dag te vergaderen en hebt aan het eind van de dag knallende hoofdpijn. Productief ben je al helemaal niet meer. Een mooie feature van Microsoft Teams Rooms-apparaten is dat ze zijn uitgerust met sensoren zoals een CO₂- en luchtvochtigheidssensor. Wanneer de CO₂-waarden bijvoorbeeld te hoog worden, kun je instellen dat er een melding op het scherm verschijnt met het advies om een raam te openen om meer verse lucht binnen te laten. Dit bevordert een gezonde werkomgeving waarin iedereen optimaal kan deelnemen aan de vergadering. Zonder hoofdpijn!
 

#4 Meer inclusiviteit

Een andere belangrijke trend als het gaat om hybride vergaderen is dat iedereen wordt betrokken in de meeting. Microsoft Teams Rooms bevordert betrokken en interactief vergaderen voor iedereen. Dankzij slimme camera’s, microfoons en andere technologieën is iedereen goed te zien én te horen tijdens meetings. Zit die ene collega wat verder naar achter? Geen nood: hij is even groot en op gelijke hoogte in beeld. Zo kan iedereen gelijkwaardig deelnemen aan de vergadering.
 

#5 Beheer

Een van de redenen waarom Thijs en Onno zo enthousiast zijn over Microsoft Teams Rooms, is het brede scala aan beheermogelijkheden. Met behulp van het Teams Admin Center en de Teams Rooms Pro Management Portal kun je apparaten en instellingen beheren en monitoren. Dankzij de actieve monitoring in deze tools kun je eenvoudig de kwaliteit van gesprekken analyseren en problemen identificeren. Zijn er storingen? Microsoft maakt gebruik van AI om eventuele problemen proactief op te sporen en indien mogelijk op te lossen. Ook kun je het beheer op een veilige manier delegeren aan bijvoorbeeld partners, zodat je nóg efficiënter kunt werken.
 

#6 Interactie, creativiteit en betrokkenheid

Al jaren is het mogelijk om tijdens (hybride) vergaderingen inhoud, zoals een presentatie, te delen via een aansluitkabel of draadloze verbinding. Microsoft Teams Rooms biedt nu ook integratie met de Whiteboard-applicatie van Microsoft. Hiermee kun je met collega’s, klanten en andere deelnemers altijd en overal in realtime samenwerken via een digitaal whiteboard. Dit kan via je eigen laptop of een ander device. Dit is ideaal voor bijvoorbeeld daily stand-up meetings, co-creatie van content of brainstormsessies. Heb je toch een voorkeur voor traditionele whiteboards? Geen probleem, ook deze informatie kun je live delen met behulp van een contentcamera.