Austausch digitaler Geschäftsdokumente, elektronischer Rechnungen und ergänzender Daten.

Die Vorteile von elektronischen Bestellungen und E-Rechnungen für Unternehmen liegen klar auf der Hand: Die elektronische Übermittlung von Bestellungen und E-Rechnungen senkt den Arbeitsaufwand und die Kosten für die Rechnungslegung. Bereits seit einigen Jahren setzen viele Unternehmen digitale Bestellprozesse und E-Rechnungen ein, um interne Prozesse zu optimieren und Kosten zu sparen. Darüber hinaus ist die elektronische Rechnungsstellung seit November 2020 für den öffentlichen Bereich verpflichtend: Rechnungen für öffentliche Aufträge müssen seitdem elektronisch erfolgen. Bechtle bietet seinen Kunden einen sicheren und einfachen Austausch digitaler Geschäftsdokumenten, Bestellungen und E-Rechnungen an.

Erfahren Sie hier, wie die elektronische Verarbeitung von Kundenbestellungen sowie die elektronischen Rechnungen automatisiert erfolgen und welche Standards und technischen Möglichkeiten wir für Sie bereithalten. Wir übermitteln Ihre Daten und Rechnungen einfach und sicher – für einen reibungslosen digitalen Prozessablauf.

Übertragung von Bestellungen – automatisiert und sicher.

Die im ERP-System oder direkt auf dem Marktplatz des Kunden generierten Bestellungen werden idealerweise über ein XML-Gateway (z. B. SAP XI/PI/PO) oder eine andere Kommunikationsplattform als elektronisches Dokument zum Bechtle XML-Gateway übertragen. Alternativ ist auch eine Übertragung per E-Mail-Attachment möglich. 

Nach der automatisierten inhaltlichen Überprüfung der Bestelldaten werden diese für die Weiterverarbeitung an das Bechtle ERP-System aufbereitet. Dabei können die automatischen Prüfkriterien nach Ihren Wünschen kundenindividuell angepasst werden. Wir leiten Ihre Bestelldaten im Anschluss an den entsprechenden Bechtle Standort weiter. Nach einer automatisierten finalen Detailprüfung verarbeiten wir dort die Bestellung gemäss der mit Ihnen getroffenen Vereinbarung.

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Markus Kley

Senior Digital Transformation Manager bei Bechtle

Martin Meyer

Der Einsatz standardisierter, weltweit etablierter Schnittstellen/Übertragungswege für den Austausch digitaler Geschäftsdokumente birgt enorme Vorteile. Deren breite, branchenunabhängige Anwendbarkeit ermöglicht, neben der Konzentration auf strukturierte Elemente, stark verkürzte Projektlaufzeiten, geringere Kosten und eine deutlich reduzierte Fehleranfälligkeit im Betrieb.

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Überblick über die unterstützten XML-Standards. 

Bechtle unterstützt für die Verarbeitung von elektronischen Kundenbestellungen unter anderem folgende XML-Standards:

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

Des Weiteren besitzen wir die technische Möglichkeit für die Integration von EDIFACT-D96A / D97A-Bestellungen – dies ist allerdings häufig mit einem deutlich höheren Projektaufwand verbunden.

Für die Übermittlung der elektronischen Bestellungen bevorzugen wir eine sichere Online-Übertragung via HTTPS POST an einen Webserver. Alternativ unterstützen wir auch eine Übertragung via (S)FTP oder AS2 und in Ausnahmefällen auch eine unverschlüsselte Übertragung via HTTP oder E-Mail-Dateianhang.

Exkurs: Was ist eine E-Rechnung bzw. elektronische Rechnungsstellung?

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz. Beim E-Invoicing ist es wichtig, dass der Datensatz in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (EN 16931). Die E-Rechnungsstellung hat die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung auf Papier.

Elektronische Rechnung – einfach und sicher. Welche Formate wir anbieten.

Auf Wunsch können wir optional die Rechnungsdaten als strukturierte XML-Daten zur automatisierten Verbuchung in Ihrem Back-End-System bereitstellen. Folgende Formate sind etabliert und werden von uns angeboten:

1.

Elektronische Rechnung im Format „ZUGFeRD“

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten sowie Gutschriftdaten in strukturierter Weise in einer modifizierten PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Dieses Rechnungsformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet. Das Format entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr angewendet werden.

 

2.

XML-Rechnung über das „XRechnung“-Verfahren.

XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert ist und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird.

3.

XML-Rechnung über einen Marktplatzbetreiber.

Formate/Prozesse sind hier abhängig von den Möglichkeiten des jeweiligen Anbieters.

4.

Unsignierte XML-Rechnung.

Parallel zur übertragenen unsignierten XML-Rechnung wird weiterhin das bisherige Papierdokument in Form einer Belegliste versendet.

5.

Signierte XML-Rechnung über einen zertifizierten Signaturdienstleister.

Wenn auf das Papierdokument komplett verzichtet werden soll, ist es erforderlich, dass die XML-Rechnungsdaten von einem anerkannten Signaturdienstleister gesetzeskonform digital signiert und die Daten (inkl. Prüfprotokoll) in einem revisionssicheren Langzeitarchiv aufbewahrt werden.

Wann sollten Sie den Projektschritt „Elektronische Rechnungsstellung“ angehen?

Unsere Erfahrung hat uns gezeigt, dass es besser ist, den Schritt „E-Rechnung“ erst zu einem späteren Zeitpunkt näher zu betrachten. Zuerst sollten die Katalog/Punchout- und XML-Bestellintegration reibungslos funktionieren. Denn auch hier müssen von beiden Parteien die gesetzlichen Bestimmungen für die digitale Übertragung von Rechnungsdaten eingehalten werden.

Übertragung von Daten zur Klassifizierung von Produkten und Services.

Hierbei handelt es sich um branchen- und unternehmensübergreifende Produktdatenstandards für die Klassifizierung und eindeutige Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen in Warenwirtschaftssystemen. Diese Standards ermöglichen den digitalen Austausch von Produktstammdaten über Branchen, Länder, Sprachen oder Organisationen hinweg. Insbesondere in ERP-Systemen bzw. auf Marktplätzen ist deren Nutzung als standardisierte Grundlage für eine Warengruppenstruktur weitverbreitet.

Die am häufigsten benutzten Standards sind:

  • eCl@ss – schwerpunktmässig im europäischen Raum
  • UNSPSC – schwerpunktmässig im amerikanischen Raum (unspsc.org)
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