Coop – Zukunftssichere Fax-Lösung: Wie Coop mit Retarus Cloud Fax die Prozesse modernisierte.

Herausforderung.

Coop wollte seine veraltete Faxserver-Infrastruktur ablösen, die auf fünf Windows-Servern basierte. Die Lösung war hardwaregebunden, wartungsintensiv, fehleranfällig – und verursachte zunehmend hohe Betriebskosten. Besonders herausfordernd war dabei die Komplexität der gewachsenen On-Premise-Infratruktur, deren Instandhaltung personellen und technischen Aufwand erforderte. Hinzu kam die Notwendigkeit, eine neue Lösung nahtlos in insgesamt 14 bestehende SAP-Systeme zu integrieren, ohne laufende Prozesse zu beeinträchtigen.

Obwohl der Einsatz von Faxdiensten seit Jahren rückläufig ist, bleibt er in bestimmten Geschäftsbereichen wie der Kommunikation mit Lieferanten oder bei zeitkritischen Produktrückrufen weiterhin geschäftskritisch. Vor diesem Hintergrund war die bisherige Infrastruktur nicht mehr zeitgemäss und wirtschaftlich kaum vertretbar.

Lösung.

Coop entschied sich, die gesamte Fax-Infrastruktur mit der cloudbasierten Lösung von Retarus vollständig zu modernisieren. Entscheidend war der Fokus auf Effizienz und Sicherheit.

• Cloud-Kommunikationslösung: Retarus Cloud Fax ersetzt die bestehende Infrastruktur und gewährleistet eine nahtlose Anbindung an die bestehenden SAP-Prozesse sowie Microsoft 365.
• Flexibilität durch Effizienz: Die Lösung beseitigt die Probleme mit Fehlern und Wiederholungen von Faxübertragungen vollständig. Durch die einwandfreie Zustellung entfielen nahezu alle Supportanfragen.
• Zentrales Managementportal: Retarus ermöglicht eine transparente Übersicht über sämtliche Faxvorgänge, einschliesslich automatischer Zustellbestätigungen und detaillierter Berichte.
• Höchste Verfügbarkeit: Dank eines zuverlässigen Failover-Managements ist die Cloud-Fax-Lösung nahezu ausfallfrei. Eine spürbare Verbesserung gegenüber der vorherigen On-Prem-Lösung.
• Standortwahl und Datenschutz: Obwohl es keine formale Anforderung an eine Datenhaltung in der Schweiz gab, konnte Retarus mit einem Angebot punkten, das die Einhaltung strengster Datenschutzstandards gewährleistet und bei Bedarf auch eine Datenverarbeitung innerhalb der Schweiz ermöglicht.

Der Implementierungsprozess verlief von Beginn an reibungslos und zeichnete sich durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Coop, Bechtle und Retarus aus. Nach einem erfolgreichen Proof of Concept überzeugte die cloudbasierte Lösung insbesondere durch ihre technische Stabilität, transparente Kostenstruktur sowie der Möglichkeit, höchste Datenschutzstandards zu erfüllen.

Ein zentraler Erfolgsfaktor war die nahtlose Integration der neuen Fax-Infrastruktur in die bestehende SAP-Systemlandschaft sowie in Microsoft 365. Dies erfolgte stufenweise und ohne Beeinträchtigung der laufenden Geschäftsprozesse. Die Migration selbst verlief dank einer sorgfältigen und detaillierten Planung reibungslos und ohne Unterbrechungen im Tagesgeschäft. Die vertrauensvollen Partnerschaften zwischen den Unternehmen erwiesen sich dabei als massgeblich für den Projekterfolg und die hohe Kundenzufriedenheit.

Besonders hervorzuheben ist die aussergewöhnliche Stabilität der Lösung: Seit der Inbetriebnahme kam es zu keinen nennenswerten Übertragungsfehlern oder Wiederholungen. Dies stellt einen bedeutenden Meilenstein dar und hat zu einem deutlich höheren Mass an Effizienz in den Arbeitsabläufen geführt.

Vorteile/Nutzen.

• Fehlerfreie Übertragung: Keine nennenswerten Übertragungsfehler und Neuversände mehr. Die Lösung arbeitet seit der Einführung einwandfrei und störungsfrei.
• Fixe, planbare Betriebskosten: Keine Investitionskosten mehr für Hardware, kein Wartungsaufwand vor Ort und signifikante Einsparungen an personellen Ressourcen.
• Effizienzgewinn: Durch den Wegfall von Supportaufwänden fliessen die dafür investierten Ressourcen neu in andere wichtige Aufgaben ein.
• Erhöhte Datensicherheit: Datenverarbeitung erfolgt ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren, unter Einhaltung strenger Datenschutz- und Compliance-Vorgaben.
• Transparenz und Berichtswesen: Das zentrale Administrationsportal erlaubt einen klaren Einblick in Prozesse, inklusive Zustellnachverfolgung und Berichtsoptionen.
• Hohe Verfügbarkeit: Die Lösung läuft stabil und zuverlässig, wodurch zeitkritische Faxkommunikation – etwa im Bereich Warenrückruf – gesichert ist.

Partner.

Über unseren Kunden Coop.

Die Coop Genossenschaft, gegründet 1864, zählt zu den grössten Detailhandels- und Produktionsunternehmen der Schweiz. Neben einem dichten Netzwerk aus Supermärkten und Fachmärkten sowie einer umfassenden Online-Präsenz bietet Coop ein breites Spektrum an Dienstleistungen. coop.ch