.jpg)
Die Herausforderung.
Aufgrund ihrer Tätigkeit im öffentlichen Nahverkehr benötigen die Verkehrsbetriebe MBC Kommunikationstools, die an die Arbeitsumgebung ihrer Mitarbeitenden angepasst sind. Die Mehrheit der Teams arbeitet nicht im Büro. Trotzdem müssen alle auf die Unternehmensinformationen zugreifen können, unabhängig davon, welches Gerät der Mitarbeitende verwendet und wo er sich befindet. Die Informationen müssen beispielsweise auf mobilen Endgeräten, auf Desktop-Terminals oder auf den Bildschirmen in den Pausenräumen abgerufen werden können. Bechtle war gut mit den Bedürfnissen von MBC vertraut, da sie zuvor die M365/Teams-Schulungen sowie die Migration von On-Premise SharePoint auf SharePoint Online durchgeführt hatte. „Wir sind Nachbarn, und meine Kolleg:innen in der IT-Abteilung hatten bei früheren Projekten bereits mit Bechtle gearbeitet. Sie waren sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit sowie dem Ergebnis. Daher war es selbstverständlich, dass wir Bechtle mit dem Projekt zum Aufbau eines neuen Intranets betraut haben“, erklärt Isabelle Duperrex. Das Intranet der MBC war in die Jahre gekommen und wurde nur wenig genutzt. Zudem hätten Jahres-Lizenzen erworben werden müssen. Daher war es für MBC sinnvoll, dieses Tool durch eine moderne, angepasstere und weniger konstenintensive Version zu ersetzen. Es ist zudem Teil der Unternehmensstrategie, allen Mitarbeitenden ein Portal zur Verfügung zu stellen, über das Informationen leicht geteilt und abgerufen werden können. So soll ein Bereich für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten die Zusammenarbeit erleichtern. Die Automatisierung einiger interner Geschäftsprozesse war ebenfalls ein wichtiger Bestandteil dieses Projektes. Und last but not least mussten auch alle Daten aus dem alten Intranet übernommen werden.
Die Lösung.
Bechtle hat ein auf Microsoft SharePoint Online basiertes Intranet vorgeschlagen und dessen Vorteile präsentiert. Diese sind:
- Zentralisierung der Daten
- Verbindung von Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit
- Die Flexibilität der Seiten und Tools, um möglichst viele Benutzerbedürfnisse zu erfüllen. Zudem hat Bechtle die Werkzeuge vorgestellt, die für die erfolgreiche Implementierung dieses neuen Intranets notwendig sind: natives SharePoint und Powell Intranet.
MBC entschied sich dann für Sharepoint Online, da dieses Tool bereits in ihren Microsoft O365-Lizenzen enthalten war.
Bechtle verfolgte dann einen Best Practice Ansatz und schlug ein Vorgehen in 3 Phasen vor:
- Phase I: Konzept mit Implementierung und Konfiguration des neuen Intranets, Workshops zur Definition und Konfiguration der Plattform gemäss den getroffenen Entscheidungen.
- Phase II: Migration der vorhandener Daten ins neue Intranet, sowie Migrationsprüfung.
- Phase III: Unterstützung bei der Implementierung der Lösung, Schulung der Teams im Umgang mit dem neuen Intranet, Benutzer-Schulung, Bereitstellung eines internen Benutzervideos.
Unser neues Intranet ist das Werkzeug, das wir benötigten, um intern besser kommunizieren zu können. So sparen wir wertvolle Zeit beim Teilen der Informationen sowei bei Recherchen. Zudem wollten wir unseren Mitarbeitenden eine bessere Kommunikation auf einem zentralen und visibleren Kanal bieten. Durch die Art und Weise, wie Bechtle dieses Projekt durchgeführt hat, konnten wir den Bedürfnissen aller Berufsgruppen in unserem Unternehmen gerecht werden. Alle bekamen gleichzeitig die Schulung zur Verwaltung der dedizierten Mini-Intranetseiten. Somit erhalten nun alle gleichzeitig dieselben Informationen, was den Zusammenhalt fördert und ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen schafft.
Isabelle Duperrex, Leiterin Unternehmenskommunikation MBC.
Vorteile.
„Dank unseres neuen Intranets und der angebundenen Kommunikationstools können wir Informationen intern viel einfacher verbreiten, zumal unsere Mitarbeitenden die Plattform immer besser nutzen“, freut sich Isabelle Duperrex.
„Mehr Mitarbeitende sind nun in der Lage, Informationen übers Intranet zu teilen. Dieses setzt sich aus Mini-Seiten zusammen und jede Abteilung hat ihre eigene Seite, für die sie verantwortlich ist. Gleichzeitig bietet die Plattform einen Überblick über alle neuen Informationen. Von nun an können theoretisch alle unsere Mitarbeitenden den gleichen Informationsstand haben. Aber das Projekt ist noch sehr jung und daher brauchen wir noch ein wenig Zeit, um uns daran zu gewöhnen. Wir wissen, dass wir auf dem richtigen Weg sind, und mit der Unterstützung von Bechtle haben wir Tools implementiert - insbesondere ein Erklärvideo - die es jedem Mitarbeitenden ermöglichen, das Intranet zu nutzen. Darüber hinaus haben wir uns entschlossen, unsere Intranet-Seite für die Desktop-PCs und die Laptops als Browser-Startseite festzulegen“, führt Isabelle Duperrex aus.
„Zuvor waren unsere Tools veraltet, nicht sehr flexibel und nicht auf allen Geräten lesbar. Wir haben sehr viel positives Feedback zur neuen Plattform erhalten. Eine gute Mehrheit hat sie voll und ganz angenommen. Informationen sind schnell zugänglich und wir haben an Effizienz und Produktivität gewonnen. Wir setzen nun unsere internen Kommunikationsbemühungen weiterhin fort, damit wir die neue Plattform bestmöglichst nutzen und so unsere Unternehmenskultur stärken können“, erklärt Isabelle Duperrex abschliessend..
Partner.
