CYOD, BYOD, CO en COPE
CYOD (Choose Your Own Device) is een beleid waarbij medewerkers de keuze krijgen uit een vooraf goedgekeurde lijst van apparaten, zoals notebooks, tablets of smartphones. Voor de IT-afdeling betekent dit dat zij de controle behouden over beveiliging en beheer, terwijl het aantal te beheren apparaten beperkt blijft. Voor de HR-afdeling is CYOD een aantrekkelijke optie omdat het de medewerkerstevredenheid verhoogt door keuzevrijheid te bieden, wat vooral aantrekkelijk is voor jongere generaties die gewend zijn aan deze flexibiliteit. Voor de medewerkers zelf biedt CYOD het voordeel dat ze invloed hebben op hun werkomgeving door een apparaat te kiezen dat past bij hun persoonlijke voorkeuren en werkstijl
Aan de andere kant brengt het kiezen van verschillende apparaten ook uitdagingen met zich mee. In vergelijking met BYOD (Bring Your Own Device), waar medewerkers hun eigen apparaten zonder toezicht gebruiken, biedt CYOD een gecontroleerdere omgeving. Toch blijft het beheren van verschillende apparaten een complexe taak. De verschillende besturingssystemen en hardwareconfiguraties kunnen tot meer werk leiden. Jouw IT-team is immers verantwoordelijk voor updates en beveiliging. Bovendien zijn de risico's van datalekken en beveiligingsproblemen groter in een BYOD-omgeving omdat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun apparaatbeveiliging.
Dan wordt er nog onderscheid gemaakt tussen CO en COPE. Bij corporate-owned devices (CO) zijn de apparaten eigendom van de organisatie. Jij hebt volledige controle over de configuratie, beveiligingsmaatregelen en updates. Bij Corporate-Owned, Personally Enabled (COPE) krijgt de medewerker een bedrijfsapparaat dat ook voor persoonlijk gebruik ingezet mag worden. Jij hebt dan de volledige controle over de beveiliging en het beheer van de apparaten, maar de eindgebruiker heeft meer flexibiliteit in de configuratie. Daarentegen biedt deze optie wel minder keuzevrijheid voor je collega’s.
CYOD (Choose Your Own Device): Medewerkers mogen kiezen uit een door de organisatie vooraf goedgekeurde lijst van apparaten. Dit geeft medewerkers enige keuzevrijheid, terwijl de IT-afdeling nog steeds controle behoudt over beveiliging en beheer;
BYOD (Bring Your Own Device): Medewerkers gebruiken hun eigen persoonlijke apparaten voor op het werk. Dit biedt maximale keuzevrijheid, maar vormt een grote uitdaging voor IT op het gebied van beveiliging en beheer.
Corporate-owned: Alle apparaten worden door de organisatie aangeschaft en beheerd. Medewerkers hebben weinig keuzevrijheid, wat zorgt voor standaardisatie en maximale controle voor IT;
COPE (Corporate-Owned, Personally Enabled): Het bedrijf verstrekt en beheert de apparaten, maar medewerkers mogen ze ook voor persoonlijk gebruik gebruiken. Dit biedt iets meer flexibiliteit dan corporate-owned, maar IT behoudt volledige controle.
CYOD in de praktijk: persona's en pakketten
Bij Bechtle zijn we van mening dat CYOD de beste keuze is voor de meeste organisaties. CYOD is een aantrekkelijk compromis door keuzevrijheid te bieden zonder het beheer te ingewikkeld te maken. Het aantal te beheren devices blijft namelijk beperkt tot de door jou aangeleverde selectie. Je medewerkers kunnen kiezen uit deze gecontroleerde selectie van apparaten. Hierdoor krijgen ze een gevoel van autonomie, wat leidt tot een hogere tevredenheid en productiviteit.
Niet alleen de eindgebruiker, maar ook jouw HR-collega’s profiteren hiervan. De HR-afdeling kan met CYOD namelijk nieuwe en jonge talenten aantrekken door de keuzevrijheid die deze generatie vaak zoekt in een werkplek. Door hen invloed te geven op de tools waarmee ze werken, wordt jouw organisatie aantrekkelijker voor sollicitanten. Daarnaast kunnen jouw Finance-collega's voordeel halen uit CYOD, omdat ze op deze manier beter inzicht hebben in en controle krijgen over de kosten. Het voorkomt versnippering in het device-aanbod, waardoor efficiënter budgetbeheer mogelijk is.
En voor jouw IT-afdeling heeft CYOD ook een belangrijke meerwaarde. In plaats van beperkend op te treden, faciliteer jij keuzevrijheid en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers. Dit maakt dat de IT-afdeling als flexibele en ondersteunende partner wordt gezien binnen de organisatie.
Door jouw medewerkers te groeperen in verschillende persona’s op basis van hun behoeften en werkwijze, kunnen we op maat gemaakte pakketten aanbieden waaruit ze kunnen kiezen. Op deze manier blijft het aantal verschillende devices binnen jouw organisatie beperkt. We bepalen deze persona’s via een persona-onderzoek binnen jouw organisatie. Door in gesprek te gaan met jouw eindgebruikers, kunnen we hun behoeften en eisen inventariseren en gebruikersprofielen in kaart brengen. Zo weet jij exact wat deze gebruiker nodig heeft om zijn of haar werk goed uit te kunnen voeren en heb je dus garantie dat jouw investering maximaal rendeert. Het kan ook zo zijn dat je erachter komt dat je een device aanbiedt waar bepaalde functionaliteiten niet op werken die wel essentieel zijn voor de eindgebruiker.
Deze aanpak zorgt ervoor dat IT-teams efficiënter kunnen werken. Door standaardisatie binnen de gekozen persona's kunnen ze sneller en effectiever ondersteuning bieden, terwijl medewerkers toch de voordelen ervaren van CYOD.
Conclusie
CYOD biedt een interessante mogelijkheid om de medewerkerstevredenheid en productiviteit te verhogen, maar het is belangrijk om de impact op de IT-afdeling niet uit het oog te verliezen. Door een doordachte aanpak, zoals het werken met persona's en het aanbieden van beperkte keuzepakketten, kunnen we een balans creëren die zowel medewerkers, HR-managers als IT-managers ten goede komt.
Wil je meer weten over hoe wij dit aanpakken, bijvoorbeeld hoe zo’n persona-onderzoek eruitziet? Dat lees je op deze pagina:
