Workspace - 20 apr. 2021

De uitdagingen van thuiswerken voor jouw IT-afdeling

Dat thuiswerken een blijvertje is staat vast. In welke vorm en hoe vaak varieert per organisatie. Dit zorgt ook voor uitdagingen. Zowel voor medewerkers als voor jouw IT-afdeling. In dit blog zetten we de IT-uitdagingen die we vaak bij klanten tegenkomen op een rij.

De coronapandemie heeft thuiswerken voorgoed veranderd. Waar vroeger een dagje thuiswerken vaak een leuke extra was voor medewerkers, werd dit ineens het nieuwe normaal. Dankzij de technologie die er vandaag de dag is, was dit ook mogelijk en kon alles relatief snel geregeld worden bij veel van onze klanten. Zo zijn de meeste organisaties inmiddels vertrouwd met samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en zijn de thuiswerkers voorzien van de juiste audiovisuele middelen. Thuiswerken wordt door veel mensen als iets positiefs ervaren. Volgens cijfers van het Centraal Planbureau verwachten medewerkers dat ze, wanneer de kantoren weer opengaan, minstens één dag per week vanuit huis mogen blijven werken. Voorheen was dit in veel organisaties wel anders.

Voordelen én uitdagingen

Regelmatig thuiswerken heeft veel voordelen. Het creëert vertrouwen, zorgt voor een hogere medewerkerstevredenheid, het is groener en zuiniger en je hebt een lager ziekteverzuim onder medewerkers. Toch brengt het ook een heleboel uitdagingen met zich mee. Niet alleen voor medewerkers, maar zeker ook voor jouw IT-afdeling. Robin van der Kuijl is workspace advisor bij Bechtle. Hij vertelt: “We zien heel veel benefits aan thuiswerken. Niet alleen voor medewerkers, ook voor IT. Bij Bechtle proberen we hen goed te ondersteunen. Maar er is ook een keerzijde aan de medaille.” Voor medewerkers is dat bijvoorbeeld het gebrek aan sociaal contact, slechte werkomstandigheden doordat er geen ergonomische thuiswerkplek is voorzien en extra werkdruk, doordat ze sneller het gevoel hebben altijd “aan” te moeten staan. “Daar moet je als organisatie ook rekening mee houden en goede afspraken over maken.”

Beveilig en informeer je medewerkers

Voor de IT-afdeling zijn er ook beren op de weg als het gaat om thuiswerken. Robin: “Je moet je IT-strategie en infrastructuur aanpassen, nu zoveel mensen niet meer op kantoor werken. Bij Bechtle merken we dat hier nog veel verbetering mogelijk is bij klanten.” Robin denkt dan bijvoorbeeld aan security-uitdagingen. “Hoe bescherm je jouw gevoelige bedrijfsinformatie?”
Wanneer al je collega’s op kantoor werken, is die belangrijke bedrijfsdata meestal beter beschermd. Dit heeft meerdere redenen, bijvoorbeeld toegang tot het beveiligde bedrijfsnetwerk en devices die altijd up-to-date zijn wat betreft securitysoftware. Robin: “Thuis loggen mensen in op een eigen netwerk of op een privé device.” 

Volgens hem zijn de volgende zaken van belang als je thuiswerkers beter wilt beveiligen:

  • Kies voor devices met ingebouwde security-hardware;
  • Zorg ervoor dat ook de antivirussoftware up-to-date is;
  • School en informeer je medewerkers regelmatig, bijvoorbeeld over de gevaren van phishing;
  • Zorg dat je eindgebruikers sterke wachtwoorden gebruiken en laat ze deze regelmatig veranderen;
  • Maak gebruik van multifactor authentication.

Robin: “Het is belangrijk dat je naar het totaalplaatje kijkt op het gebied van security. Met alleen goede hard- en software kom je er niet. Cybercriminelen worden steeds slimmer en spelen in op de steeds groter wordende groep thuiswerkers. Dus moet jij dat als organisatie ook doen.”
Naast zorgen voor een goede beveiliging is het ook raadzaam om je IT-infrastructuur onder de loep te nemen. Voldoet deze nog wel? Bij veel klanten merken we dat de VPN-verbindingen nog niet ingericht zijn op thuiswerken. 

Cultuur en werkafspraken

Naast het aanpassen van technologie, moet je de bedrijfscultuur aanpassen. “Je moet de cultuur veranderen nu mensen thuiswerken. Dat is een van de grootste uitdagingen”, zegt Robin. Volgens hem is het begrijpelijk dat veel organisaties in alle haast zijn begonnen met tools zoals Microsoft Teams, zonder beleid. “Maar een goed beleid met heldere afspraken moet je dan nu alsnog invoeren.” 
Maak duidelijke werkafspraken over het gebruik van tools. Maar ook over het gebruik van privé devices voor werkzaamheden. “Het is af te raden dat bedrijfsinformatie bijvoorbeeld op privé smartphones wordt opgeslagen.” Door duidelijke afspraken te maken zorg je voor minder problemen achteraf, en ontlast je de IT-afdeling. Bij Bechtle zelf hebben we bijvoorbeeld een duidelijk beleid rondom vergaderen in Microsoft Teams afgesproken. We denken graag met je mee en kunnen helpen bij het uitwerken van zo’n beleid. “Het is niet alleen prettiger werken voor je IT-medewerkers, ook voor collega’s schept dit duidelijkheid. Door bijvoorbeeld een heldere mappenstructuur te maken in Teams en af te spreken hoe je bestanden opslaat, wordt werken een stuk productiever.” Daarnaast is het fijn als je goed contact houdt met medewerkers. Laat weten dat het oké is dat ze een keer wat eerder stoppen of wat langer pauze nemen als dat nodig is. Zo creëer je een gezonde thuiswerkomgeving.

Bijdrage delen

Deze bijdrage is gepubliceerd op 20 apr. 2021.