Ausgangssituation.
Was sich als Verständlichkeit liest, ist ein anspruchsvolles Unterfangen. Denn das KMU im Gesundheitswesen ist mit mannigfaltigen Rahmenbedingungen konfrontiert. Soetwa mit einem stetig steigenden Kostendruck, mit einem zunehmenden Administrations-, Pflege- und Betreuungsaufwand sowie mit weitreichenden Auflagen von Kanton, Krankenkassen und weiteren Anspruchsgruppen. Diesen Rahmenbedingungen zum Trotz gilt es, einen möglichst hohen Servicegrad bei vertretbaren Kosten zu erreichen. Um diesem Anspruch dauerhaft gerecht zu werden, setzt das Alters- und Pflegeheim Steinfeld seit Jahren auf den gezielten Einsatz von IT-Mitteln, was sich in rund 44 IT-gestützten Arbeitsplätzen und der Nutzung unterschiedlichster Applikationenmanifestiert. Dazu gehört nebst den klassischen Office- und Buchhaltungstools auch dedizierte Software für die Pflegedokumentation, die Personaleinsatzplanung und die Anwendlung des BESA Systems (BewohnerInnen-Einstufungs- und -Abrechnungssystem).
Projektziele.
Stabilität, Verfügbarkeit und Sicherheit als Herausforderung. Das Alters- und Pflegeheim Steinfeld setzte in der Vergangenheit auf den Betrieb und Unterhalt einer eigenen, vor Ort installierten IT-Infrastruktur. Dies wurde im Laufe der Zeit zur Hypothek. Die über die Jahre organisch gewachsene Umgebung vermochte den wachsenden Bedürfnissen nicht mehr zu genügen. Veraltete Hardware, vermehrte Systemausfälle, nicht planbare Kosten, Lücken im Bereich der Sicherheit sowie Engpässe hinsichtlich Support haben dazu geführt, dass sich die IT vom Nutzen- zum Kostenfaktor entwickelte. Erschwerend kam hinzu, dass die Pflege der Systeme einen grossen internen Aufwand verursachte und folglich Ressourcen gebunden hat, die zur Erbringung der Kernaufgaben benötigt wurden. Vor diesem Hintergrund war es an der Zeit, die IT auf ein neues Fundament zu stellen.
Die Einbindung neuer Arbeitsplätze ist jederzeit möglich – dies zu klar definierten, budgetierbaren Kosten und mit geringem Aufwand. Auch die Integration neuer Applikationen und Funktionen ist dank dem gewählten Outsourcing-Modell einfacher denn je.
Vorgehensweise.
Für die Ablösung der alten IT-Infrastruktur standen zwei Konzepte zur Diskussion. Einerseits der Aufbau und Vor-Ort-Betrieb einer eigenen, modernen IT-Infrastruktur. Andererseits ein Outsourcing der gesamten Informatik. Das Outsourcing mit 360° cloud hat sich als die klar bessere Lösung herausgestellt: Dank der Auslagerung der IT profitiert das Steinfeld bei überschaubaren Anfangsinvestitionen und planbaren monatlichen Kosten von einer hoch performanten, stets verfügbaren, auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen IT-Infrastruktur-Plattform.
Lösung.
Vom Kosten- zum Nutzenfaktor. Dank der umgesetzten Outsourcing-Strategie hat sich die IT vom Kosten- zum Nutzenfaktor gewandelt, betont die Geschäftsleitung: „Heute können wir uns ganz auf unsere Kernaufgaben konzentrieren. Unsere lokal installierten Arbeitsplätze, sie bestehen aus ThinClients (IGEL) und Dokingstations, HP-Bildschirmen und -Druckern, sind komfortabel, modern und hoch verfügbar – und sie entsprechen dem ‹Green IT›-Ansatz. Alle weiteren Komponenten wie Server, Applikationen, Backup-Systeme und Security-Komponenten werden im Datacenter unseres Outsourcing-Partners Bechtle betrieben. Dieser kümmert sich um den Betrieb und die Wartung der gesamten Infrastruktur, bietet mittels einer MPLS-Verbindung eine gesicherte und leistungsfähige Datenkommunikation zu unseren lokal installierten IT-Arbeitsplätzen. Das uns zur Verfügung gestellte komfortable Kundenportal dient uns unter anderem bei der Vergabe und Verwaltung der mitarbeiterspezifischen Zugriffsberechtigungen“.
Geschäftsnutzen.
Von Bedeutung sind laut der Geschäftsleitung auch die standardisierten Arbeitsplätze mit identischen Hardware- und Software-Versionen sowie die hohe Skalierbarkeit der Gesamtlösung. „Die Einbindung neuer Arbeitsplätze beispielsweise ist jederzeit möglich – dies zu klar definierten, budgetierbaren Kosten und mit geringem Aufwand. Auch die Integration neuer Applikationen und Funktionen ist dank dem gewählten Outsourcing-Modell einfacher denn je“. Als Beispiel dazu nennt die Geschäftsleitung den gesicherten Remote-Zugriff auf E-Mails, Daten und Applikationen, wie er einem ausgewählten Personenkreis zur Verfügung steht.
Dass sich das Alters- und Pflegeheim Steinfeld heute einer massgeschneiderten, in jeder Hinsicht überzeugenden 360° cloud erfreut, ist Resultat einer professionellen Projektarbeit. „Mit Bechtle haben wir erwiesenermassen aufs beste Pferd gesetzt“, äussert sich die Geschäftsleitung zur Wahl des Cloud-Partners. „Die jahrelange Erfahrung, die ausgeprägte Kundenorientierung sowie die breit abgestützte Kompetenz waren in jeder Projektphase spürbar. Eine detaillierte Bestandesaufnahme, die gemeinsame Erarbeitung der gestellten Anforderungen sowie eine höchst engagierte Projektleitung haben dazu beigetragen, dass wir das ambitionierte Migrationsprojekt innert kurzer Zeit umsetzen konnten – ohne je einen Betriebsunterbruch verzeichnet zu haben. Ein Gewinn auf der ganzen Linie“.