Herausforderung.
Das Kantonsspital Aarau verfügt als überregionales Gesundheitszentrum mit ausserkantonaler Ausstrahlung über eine erstklassige medizinisch-technische Infrastruktur, betreibt eine rege Forschungstätigkeit und ist durch die Ausbildung von 31 Facharzttiteln, davon 19 im A-Status, eine bedeutende Weiterbildungsstätte für angehende Fachärzte sowie ein attraktiver Arbeitgeber für zahlreiche Berufsgruppen aus Pflege, Therapie und Betrieb. Rund 4‘600 Fachpersonen betreuen hier die Patienten. Die Daten dieser Mitarbeitenden wie auch deren Accounts in den IT-Systemen wurden üblicherweise manuell gepflegt, was zu mangelnder Transparenz, geringer Kontrolle und aufwendiger Verwaltung sowie immer wieder zu „vergessenen“ Accounts führte. Auch eine mehrfache Anstellung von Mitarbeitenden kam vor, weil Daten noch per E-Mail oder Excel-Listen gepflegt und ausgetauscht wurden und damit nicht dem gesamten System zur Verfügung standen.
Die bislang nicht standardisierten Systeme sollten deshalb durch einheitliche IT-Service-Management-Prozesse und -Tools ersetzt und so eine zuverlässige Quelle für die Personendaten geschaffen werden, die jeder dafür Zuständige nutzen kann. Das Kantonsspital Aarau wollte mit einer optimal abgestimmten IT-Systemlandschaft eine automatisierte, umfassende Verwaltung der Personen- und Accountdaten vom Eintritt bis zum Austritt erhalten und manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduzieren. Zugleich verfolgte das Kantonsspital Aarau das Ziel, eine qualitativ hochstehende Datenbasis für alle Geschäftsanwendungen und ITSM-Prozesse zu erhalten.
Lösung.
Die passende Lösung fand das Kantonsspital Aarau bei Bechtle: Deren iam amira Identity & Access Management Tool ist ein Self-Services Tool, das es dem Kantonsspital Aarau ermöglicht, für seine Arbeitnehmer einfach und unbürokratisch Ressourcen und Zugriffsrechte zu verwalten, während hinterlegte Workflows und Prozesse die korrekte Daten-Compliance Handhabung und Protokollierung gewährleisten. Es ist zugleich eine zentrale Master-Datenbank der gesamten Daten von Mitarbeitenden, die auch als Basis für weitere Systeme eingesetzt wird. Dazu bietet iam amira als zentrales Identity & Access Management System Standardschnittstellen, die weitere Systeme und deren Daten integrieren und automatisieren, etwa Human Resources, die Stamm-/Masterdaten der Fachpersonen, die Zutrittskontrolle, aber auch die Telefonie und die gesamte Verwaltung der digitalen Identitäten, zu denen die Accounts und Mailboxen der Angestellten zählen.
Durch die sehr enge Integration eines ebenfalls im Kantonsspital Aarau eingesetzten Service Management Tools, tauscht das Spital mit iam amira Personendaten schnell und automatisiert aus und wickelt Mutationen zeitnah ab. Dazu hinterlegt das Kantonsspital Aarau lediglich seine Richtlinien, wie Namenskonventionen und Sicherheitsrestriktionen, damit iam amira automatisch dafür sorgt, dass diese Policies eingehalten werden. Alle Mutationen protokolliert das System dabei lückenlos. Mit dieser umfassenden Dokumentation des gesamten Lebenszyklus der Mitarbeitenden hält das Kantonsspital Aarau alle regulatorischen Vorgaben unter anderem des Spitalgesetz (SpiG) ein.
Als primäre Zielsysteme nutzt iam amira Active Directory, Exchange und Skype for Business und verwaltet alle Identitäten, Ressourcen und Zugriffsrechte. Das Identity & Access Management System von Bechtle ist damit die zentrale Drehscheibe der im Kantonsspital Aarau anfallenden Daten, Accounts und Mailbox-Daten.
Wir mussten bei unserer Verwaltung der Mitarbeitenden und Accounts vieles manuell durchführen, was zeitintensiv war. Mit iam amira von Bechtle verfügen wir jetzt über ein zentrales Identity Management System, dessen Standardschnittstellen weitere Management-Tools und Anwendungen mit einbindet. So sind wir in der Lage, Personendaten schnell zu erfassen und Neuzugänge, -wechsel und Austritte von Mitarbeitenden automatisiert abzuwickeln. Damit sind wir effizienter und sparen Kosten.
Vorteile/Nutzen.
Mit der konsequenten Automatisierung und Standardisierung des Personen-Lifecycle durch iam amira muss die IT-Administration des Kantonsspital Aarau deutlich weniger Daten manuell pflegen. Viele Prozesse und damit die Zeit, die sie in Anspruch nehmen, verkürzt iam amira signifikant, sodass die IT-Abteilung nun Ein- und Austritte von Mitarbeitenden deutlich schneller umsetzen kann. Das alles reduziert nicht nur den zeitlichen Aufwand, sondern auch die Betriebskosten. Die Daten sind deutlich besser (und sicherer) ins System integriert und können auch in anderen Geschäftsanwendungen und -prozessen eingesetzt werden. Dadurch sind die Daten immer verfügbar und Änderungen lassen sich jederzeit nachvollziehen. Dieses Konzept und dessen Architektur lassen sich ausserdem jederzeit skalieren.
