Gestión documental [653]

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Trabajar conjuntamente con los documentos de un proyecto

Es imposible desarrollar un gran proyecto de empresa sin permitir el acceso compartido a todos los documentos. Además, otorgar permisos de escritura y lectura no es suficiente. En cada documento, existe una amplia secuencia de tareas para las que puede requerirse niveles de acceso bien definidos. Es por ello que no se trata solo de garantizar la trazabilidad de cada una de las tareas. También, debe asegurarse su disponibilidad a largo plazo, al menos para los participantes del proyecto que dispongan de autorización. Además, en equipos alternantes, se trabaja a la vez en los mismos documentos, lo que hace imprescindible que tanto los resultados definitivos como los provisionales sean visibles para todos. Almacenamiento local, sincronización, administración de versiones, plazos. Todos estos conceptos están relacionados con los sistemas de gestión.

 

Mantener una visión de conjunto

Dada la compleja estructura de los proyectos y el procesamiento paralelo, la gestión documental debe cumplir con grandes exigencias. Esto se aplica no solo a la funcionalidad sino también a la usabilidad. Es decir, el sistema de gestión documental carecerá de sentido si se convierte en un proyecto en sí mismo. Una de las soluciones más preciadas y usada por casi 200 millones de usuarios es SharePoint de Microsoft y sus espacios de trabajo individuales. En este caso, su catálogo de opciones ofrece mucho más que un mero sistema de gestión documental. El programa recrea un espacio de trabajo digital en el que se pueden visualizar todos los procesos de colaboración. En la tienda online de Bechtle, podrá hacerse con diferentes versiones de Microsoft SharePoint.

 

Fabricantes de nuestra tienda online

También, existen programas de software especiales que se encargan de determinadas funciones de la gestión documental con un alto grado de profesionalidad. Ejemplo de ello es el software OCR OmniPage Ultimate de Nuance, diseñado para empresas y con el que podrá escanear y convertir documentos. Convierta a formato electrónico documentos, formularios, archivos PDF o fotos de todo tipo, en grandes cantidades y a través del servidor de red o un ordenador local. Una vez los convierta, puede almacenarlos en la nube, por ejemplo. Además de las soluciones de Microsoft y Nuance, en nuestra tienda online, también encontrará los sistemas de gestión documental de ABBYY, IRIS o Acronis, entre otros.