Bechtle eProcurement Service.

Da un lato si è costretti ad acquistare a basso costo, dall'altro i vostri utenti interni richiedono qualità. Oltre alle sfide legate alla digitalizzazione dei vostri acquisti, questa non è l'unica area di conflitto in cui vi trovate in qualità di responsabile IT o di responsabile degli acquisti. Create spazio per compiti strategici e diventate il fornitore di valore aggiunto per la vostra azienda - vi assisteremo per tutto il processo di acquisto.

Di che si tratta?

L'obiettivo è di ridurre tempi e costi, snellire e accelerare i processi di acquisto e sfruttare al meglio i contratti quadro (internazionali) in tutta l'azienda in un'area di bechtle.com che si adatta alle vostre esigenze individuali di eProcurement. Un processo che vi conviene: Oltre la metà di tutti i clienti Bechtle in Europa ha già ridotto notevolmente i costi di processo per l'acquisto di prodotti/servizi IT.

Il vostro beneficio.

Oltre 36.000 prodotti IT di oltre 300 produttori garantiscono a voi, come responsabili degli acquisti IT, una perfetta panoramica sul mercato. Il vostro account protetto da password offre ai vostri collaboratori autorizzati accesso ad un portfolio adattato alle vostre esigenze. Con un semplice clic del mouse ordinate a prezzi aggiornati – con statistiche e valutazioni individuali, fatture elettroniche conformi alla legge e firmate in modo digitale. Un'amministrazione utente/profilo integrata e parametrizzabile, la gestione degli indirizzi di consegna/fattura, un procedimento di autorizzazione variabile e multilivello e molte altre funzioni di acquisto vi offrono la possibilità di gestire il vostro acquisto IT in tutta Europa in modo rapido, efficace e soprattutto senza supporto cartaceo.

• Elevata flessibilità nella scelta del prodotto con contemporanea standardizzazione
• Rispetto delle vostre conformità di acquisto
• Controllo totale sugli acquisti grazie a diritti di utenti/profili dettagliati

• Processi snelli e chiaramente definiti in tutta Europa
• Riduzione degli errori di trasmissione/interruzioni dei supporti
• Miglioramento delle possibilità di controllo e analisi
• Riduzione dei costi attraverso il raggruppamento dei volumi e l'utilizzo ottimale dei contratti quadro

• Integrazione completa nei vostri sistemi di gestione merce o nei sistemi finanziari.
• Utilizzo di interfacce standardizzate
• Scambio di documenti elettronici su più livelli, fino alle fatture elettroniche firmate (in conformità con tutti i requisiti di legge)

Inoltre, il collegamento al vostro sistema ERP è possibile in qualsiasi momento tramite interfacce standardizzate. In questo modo, le offerte, gli ordini e i dati di fatturazione possono essere scambiati digitalmente in tempo reale per accelerare ulteriormente i processi interni.

Bechtle AG vanta una lunga storia nel settore dell'eCommerce/eProcurement dal 1995 ed è stata una delle prime aziende in Germania ad essere certificata da SAP AG alla fine del 1999 ad utilizzare l'interfaccia PunchOut con il nome "OCI - open catalogue interface". Da allora, la maggior parte dei nostri clienti utilizza le nostre soluzioni di acquisto, molte delle quali sono collegate tramite interfacce di catalogo standardizzate.

Open Catalog Interface (OCI) è un'interfaccia standardizzata per lo scambio di record di dati di catalogo tra sistemi ERP (ad es. SAP EBP/SRM) e qualsiasi altro catalogo. L'utente ha accesso diretto ai dati attuali del catalogo del fornitore tramite Internet utilizzando i protocolli Internet standard. Questo standard è stato sviluppato originariamente da SAP, per poter integrare facilmente gli ordini di prodotti ricercati tramite cataloghi web esterni nei processi di acquisto del sistema ERP. L'obiettivo è quello di utilizzare i cataloghi web per la presentazione e la ricerca dei prodotti e SAP per il processo di acquisto. Il processo di acquisto non avviene nella soluzione di catalogo prodotti B2B o nella soluzione di eCommerce B2B. I dati del prodotto selezionato vengono automaticamente trasferiti al sistema SAP/ERP. L'ordine di acquisto e la registrazione conformi a SAP sono quindi garantiti in SAP. Il processo di accesso di SAP al catalogo prodotti esterno viene anche chiamato "PunchOut".

• L'attenzione si sta spostando dalla riduzione dei fornitori a causa di progetti più complessi e, in generale, di un numero limitato di fornitori sul sistema ad un'integrazione molto più piatta e standardizzata. Il numero di fornitori svolge un ruolo minore – più importante è il numero di processi.
• "Consumerization" significa che non facciamo più una distinzione netta tra utenti/business B2B e B2C. In entrambi i casi si tratta di un'esperienza utente – l'utente desidera che il suo risultato sia veloce, intuitivo, comodo e flessibile. Le soluzioni e l'intero processo devono basarsi su questo fatto.
• La creazione di nuovi processi aziendali digitali è interessante per i fornitori, in quanto il "digitale" spesso si limita allo scambio di documenti. I "processi legacy" in azienda, collegati a questi nuovi processi digitali, sono deboli quanto l'anello più debole e devono essere attentamente esaminati e adattati.

Bechtle è da molti anni presente su un gran numero di marketplace e reti aziendali leader. A seconda degli standard tecnici supportati dai fornitori, le connessioni possono essere eseguite tramite cataloghi statici e PunchOut dinamici. Questi vengono completati dallo scambio di documenti commerciali senza supporto cartaceo.

Per i cataloghi statici o ospitati, Bechtle mette a vostra disposizione i dati del catalogo in un ciclo regolare. I dati del catalogo includono informazioni sull'articolo come nome, descrizione dell'articolo e prezzo. Questi dati vengono poi caricati nel sistema di acquisto e sono quindi a disposizione degli utenti e degli acquirenti direttamente nella soluzione di acquisto. Per la trasmissione dei dati di catalogo si sono affermati diversi formati standard. Questi includono, ad esempio, BMEcat, JSON o il formato CIF sviluppato da SAP Ariba.

Bechtle.com può essere integrato tramite un'interfaccia OCI o il formato cXML specifico di SAP Ariba. In questo processo, noto anche come PunchOut, l'utente lascia il proprio sistema di acquisto e passa alla nostra piattaforma di acquisto collegata esternamente. Durante il processo tecnico vengono trasmesse anche le informazioni dei clienti, in modo da poter controllare anche l'assortimento e le condizioni specifiche del cliente.

Mentre l'utente finale deve già passare alla ricerca degli articoli nei cataloghi PunchOut, il PunchOut Level 2 consente la ricerca degli articoli all'interno della propria soluzione di acquisto. In questo modo, l'utente finale può cercare sia gli articoli del catalogo integrati (da cataloghi statici) che cataloghi esterni, che sono collegati tramite PunchOut Level 2, direttamente nella propria soluzione di acquisto. Per trasferire gli articoli trovati in un PunchOut Level 2 al carrello, tuttavia è necessario passare nuovamente al catalogo PunchOut.

Si tratta di standard di dati di prodotti di tutti i settori per la classificazione e la descrizione chiara di prodotti e servizi nel sistema di gestione della merce (> 50.000 classi di prodotti). Questi standard consentono lo scambio digitale dei dati di prodotto tra settori, paesi, lingue o organizzazioni. Soprattutto nei sistemi ERP e su marketplace, il loro utilizzo come base standardizzata per la struttura di un gruppo di prodotti è molto diffuso.

• eCl@ass – con focus sull'area europea
• UNSPSC – con focus sull'area americana

Gli ordini generati nel vostro backend o sul marketplace vengono trasferiti idealmente al Bechtle XML Gateway tramite un gateway XML (ad es. SAP XI/PI/PO) o un'altra piattaforma di comunicazione come documento elettronico. In alternativa, possono essere trasferiti anche il allegato e-mail. Il contenuto dei dati viene controllato e preparato per l'ulteriore elaborazione nel sistema ERP Bechtle (i criteri di controllo possono essere adattati alle esigenze individuali del cliente). I dati vengono poi trasmessi alla sede Bechtle responsabile del cliente e, dopo un controllo finale automatico e dettagliato, l'ordine viene elaborato in base all'accordo.

Bechtle supporta per l'elaborazione degli ordini elettronici del cliente i seguenti standard XML (versione 12/2018):

• SAP IDOCXML
• cXML
• open TRANS
• xCBL
• UBL 2.0
• DIN5XML

Inoltre, abbiamo la capacità tecnica per integrare gli ordini EDIFACT-D96A/D97A – tuttavia, questo spesso implica costi di progetto significativamente più elevati.

Per la trasmissione di ordini elettronici preferiamo una trasmissione online sicura tramite HTTPS POST ad un server web. In alternativa, supportiamo anche una trasmissione via (S)FTP o AS2 e, in casi eccezionali, anche una trasmissione non criptata via HTTP o allegato e-mail.

Su vostra richiesta possiamo mettere i vostri dati di fatturazione a disposizione nel vostro sistema di backend, ad esempio come dati XML per la contabilizzazione automatica. Supportiamo i seguenti formati:

Dal 2014, il formato di fattura "ZUGFeRD 1.0" consente di trasmettere in modo strutturato i dati della fattura/di accredito in un file PDF modificato e di leggerli ed elaborarli senza ulteriori passaggi. Il formato è stato sviluppato da aziende dell'industria automobilistica, del commercio al dettaglio, del settore bancario, dell'industria di software, ma anche dal settore pubblico. Il formato soddisfa i requisiti della standardizzazione internazionale e può essere utilizzato anche per la fatturazione transfrontaliera europea e internazionale.

Parallelamente ad una fattura XML non firmata si invia ancora il documento cartaceo.

Se il documento cartaceo deve essere eliminato completamente, è necessario che i dati della fattura XML siano firmati digitalmente da un fornitore di servizi di signature riconosciuto ai sensi della legge e che i dati (compreso il protocollo di verifica) siano conservati in un archivio a prova di revisione.

Per un approfondimento sull'integrazione tecnica di bechtle.com in sistemi di acquisto esterni, si prega di consultare la nostra documentazione.

Siamo uno dei pionieri dell'eCommerce e, dal 1995, siamo a vostra disposizione con le nostre piattaforme di acquisto e il nostro know-how. Nell'eProcurement è molto importante supportarvi durante il processo di acquisto sulla base delle vostre direttive interne. La persona come responsabile degli acquisti operativi e la sua perfetta integrazione nei processi definiti è la nostra massima priorità.

Martin Meyer, Head of eProcurement Services da Bechtle