Wymiana cyfrowych dokumentów biznesowych, elektronicznych faktur i innych danych.

Zalety elektronicznych zamówień i e-faktur dla firm są oczywiste. Elektroniczne przesyłanie zamówień i e-faktur zmniejsza obciążenie pracą i koszty fakturowania. Od kilku lat wiele firm korzysta już z cyfrowego zarządzania zamówień i e-faktur w celu optymalizacji procesów wewnętrznych i obniżenia kosztów. Od listopada 2020 fakturowanie elektroniczne jest obowiązkowe dla sektora publicznego. Faktury dotyczące zamówień publicznych muszą być wystawiane elektronicznie. Bechtle oferuje swoim klientom bezpieczną i łatwą wymianę cyfrowych dokumentów biznesowych, zamówień i e-faktur.

Dowiedz się, jak może wyglądać elektroniczne przetwarzanie zamówień klientów i faktur elektronicznych oraz jakie dostępne są standardy i opcje techniczne. Dane i faktury przesyłamy bezpiecznie i szybko dla płynnego cyfrowego przebiegu procesu.

Przekazywanie zamówień - automatycznie i bezpiecznie.

Zamówienia generowane w Backend lub w marketplaces zostają wysyłane najlepiej przez XML Gateway (np. (z. B. SAP XI/PI/PO) lub inną platformę komunikacyjną jako elektroniczny dokument do Bechtle XML Gateway. Alternatywnie mogą zostać przesyłane przez e-mail jako załącznik. 

Po automatycznym sprawdzeniu zawartości danych zamówienia są wysyłane do systemu ERP do dalszego przetwarzania. Automatyczne kryteria kontrolne można dostosować do wymagań każdego klienta. Następnie przesyłamy dane zamówienia do odpowiedniej lokalizacji Bechtle. Po automatycznej końcowej szczegółowej kontroli przetwarzamy zamówienie zgodnie z zawartą umową.

cw04_mainbanner-elektronische-rechnungserstellung-de-05

Markus Kley

Senior Digital Transformation Manager at Bechtle

Martin Meyer

Stosowanie standardowych i znanych na całym świecie interfejsów / ścieżek transmisji do wymiany cyfrowych dokumentów biznesowych ma ogromne zalety. Ich szerokie, niezależne od branży zastosowanie pozwala, oprócz koncentracji na strukturalnych elementach, znacznie skrócić czas realizacji projektu, obniżyć koszty i znacznie zmniejszyć występowanie błędów w działaniu.

cw04_mainbanner-elektronische-rechnungserstellung-de-06

Przegląd obsługiwanych standardów XML.

Bechtle obsługuje następujące standardy XML do przetwarzania elektronicznych zamówień klientów:

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

Ponadto posiadamy techniczną możliwość integracji zamówień EDIFACT-D96A/D97A. Jednak często wiąże się to z dużo wyższym kosztem projektu.

Do przesłania elektronicznych zamówień preferujemy bezpieczną transmisję online via HTTPS POST do serwera internetowego. Alternatywnie obsługujemy również transmisję (S)FTP lub AS2 i w wyjątkowych przypadkach również zaszyfrowaną transmisję via HTTP lub jako załącznik e-mail.

Adnotacja: Co to jest rachunek elektroniczny lub faktura elektroniczna?

E-faktura to zbiór danych zgodny z wymaganiami. W przypadku fakturowania elektronicznego ważne jest, aby  zbiór danych został utworzony, przesłany i odebrany w formacie elektronicznym. Ponadto musi być możliwe dalsze automatyczne przetwarzanie zbioru danych. Treść i format zbioru danych dla e-faktury zostały zdefiniowane jednolicie w całej Europie (EN 16931). Elektroniczne wystawianie faktur ma taką samą treść i konsekwencje prawne jak faktura papierowa.

Elektroniczne faktury - szybko i bezpiecznie. Formaty.

Na życzenie możemy opcjonalnie dostarczyć dane faktury jako ustrukturyzowane dane XML do automatycznego zaksięgowania w systemie Back-End. Oferujemy następujące formaty:

1.

Elektroniczne faktury w formacie „ZUGFeRD“.

Format faktury ZUGFeRD pozwala przenosić dane faktury / dane z faktur korygujących w uporządkowany sposób w zmodyfikowanym pliku PDF oraz w łatwy sposób je odczytywać i dalej przetwarzać.  Ten format elektroniczny został opracowany przez firmy z branży motoryzacyjnej, handlu detalicznego, bankowości, oprogramowania i sektora publicznego. Format spełnia wymagania międzynarodowej standaryzacji i może być również wykorzystywany w transgranicznym rozliczaniu europejskim i międzynarodowym.

 

2.

Faktury XML za pomocą sposobu „XRechnung“.

XRechnung to semantyczny model danych oparty na XML, który został przyjęty jako standard dla faktur elektronicznych i jest używany w szczególności w wymianie faktur ze zleceniodawcami publicznymi w Niemczech.

3.

Faktura XML za pośrednictwem operatora platformy handlowej.

Format/proces zależą od możliwości danego dostawcy.

4.

Rachunek XML bez podpisu

Równolegle z niepodpisaną fakturą XML wysłany zostaje nadal dotychczasowy papierowy dokument.

5.

Podpisany rachunek XML za pośrednictwem certyfikowanego dostawcy.

Jeśli ktoś chce całkowicie zrezygnować z dokumentów papierowych, koniecznie jest, aby dane faktury XML zostały podpisane cyfrowo zgodnie z prawem przez uznanego dostawcę i powinny być przechowywane w zabezpieczonym długoterminowym archiwum.

Kiedy należy rozpocząć etap projektu „fakturowanie elektroniczne”?

Nasze doświadczenie pokazuje, że warto zrobić ten krok w kierunku „e-faktur” w późniejszym czasie. Najpierw musimy być pewni, że integracja katalogu / punchout i zamówienia XML działają sprawnie.  Obie strony muszą spełniać wymogi prawne dotyczące cyfrowego przesyłania informacji rozliczeniowych.

Przekazywanie danych w celu klasyfikacji produktów i usług.

Są to międzybranżowe i międzyfirmowe standardy danych produktów do celów klasyfikacji i jasnego opisu produktów i usług w systemach zarządzania towarami. Standardy te umożliwiają cyfrową wymianę danych produktów w różnych branżach, krajach, językach i organizacjach.  Zwłaszcza w systemach ERP lub na marketplaces ich stosowanie jako standardowej podstawy dla struktury grupy towarowej jest szeroko rozpowszechnione.

  • eCl@ss – głównie w Europie
  • UNSPSC – głównie w Ameryce (unspsc.org)
cw04_mainbanner-elektronische-rechnungserstellung-de-02
Czy chcą się Państwo więcej dowiedzieć o usługach Bechtle w zakresie E-Procurement?

Prosimy o kontakt z osobą kontaktową Bechtle, napisać wiadomość e-mail pod adres sales.direct-pl@bechtle.com lub skontaktować się z nami telefonicznie dzwoniąc po numer telefonu: telefon +48 71 34799-47.
Zawsze służymy poradą.

* pola obowiązkowe

Jeśli chcą się Państwo dowiedzieć więcej na temat przetwarzania danych osobowych, prosimy przeczytać naszą politykę prywatności.