Situation initiale.
La SVA St Gall se tient aux côtés de ses clientes et clients dans toutes les situations de la vie et est là pour répondre à toutes leurs questions relatives aux assurances sociales. De plus, la SVA St Gall reste toujours joignable pour tous puisqu‘elle dispose d’une succursale AVS dans chaque administration communale et elle assure un excellent service.
La caisse d‘assurance sociale de St Gall veut atteindre ce niveau d’excellence dans tous ses secteurs. En tant qu’entreprise prestataire de services efficace, la SVA St Gall traite toutes les données et informations qui lui sont confiées avec beaucoup d’attention et de rigueur. Elle s‘assure également que les logiciels utilisés dans l’entreprise répondent bien aux exigences de conformité et que les licences sont toujours actuelles. Les contrôles de conformité requis pour cela demandent toutefois d’importantes ressources en personnel et s‘avèrent également coûteux.
Objectifs du projet.
La SVA St Gall veut donc à l’avenir, accroître le degré d’automatisation des contrôles de conformité des licences dans l‘entreprise et optimiser ainsi l’utilisation des logiciels. Le logiciel requis pour cela doit saisir toutes les licences présentes au sein de la caisse d‘assurance sociale de St Gall et surveiller leur utilisation effective. De plus, ce logiciel doit également répertorier tous les systèmes IT dans un portail et refuser les logiciels indésirables au moyen d’une liste noire.
Défi.
À la recherche d’une solution adaptée à la gestion et à l’optimisation des licences logicielles, la SVA St Gall s’est tournée vers Comsoft direct AG. Ensemble, les deux entreprises ont analysé les exigences et comparé les différents outils de gestion des actifs logiciels (Software Asset Management - SAM).
Pour nous, les données de nos assurés sont sacrées. Elles doivent traitées avec beaucoup de précaution par les logiciels que nous utilisons. De plus, nous avons besoin de respecter toutes les exigences de conformité des licences et de mettre en place la surveillance correspondante. Comsoft direct nous a donné la solution qui surveille non seulement nos licences mais également l’utilisation des logiciels que nous employons dans l‘entreprise. Cela réduit notre charge administrative et apporte aussi la garantie à la direction de l‘entreprise et aux autorités de contrôle, que les logiciels que nous utilisons répondent bien aux exigences de conformité émanant des licences.
Solution.
Il est rapidement apparu que la plateforme hébergée SAM365 Managed Service de Comsoft offrirait le service attendu par la SVA St Gall. La plateforme est basée sur l’outil SAM de Snow Software, le leader du marché dans le secteur du SAM. Le SAM365-Managed Service de Comsoft garantit la conformité au sein de la SVA St Gall en répertoriant toutes les licences dans un portail et en vérifiant en continu la conformité aux licences. De plus, l’équipe SAM de Comsoft a tout d’abord apporté son aide à la SVA St Gall lors de l’intégration et de la mise en application en enregistrant toutes les licences utilisées dans la SVA St Gall sur l‘ensemble des systèmes IT comme les serveurs et les clients.
Snow License Manager de Snow Software, mis à la disposition sur le portail IT de la SVA St Gall, reconnaît presque tous les logiciels disponibles sur le marché. Il enregistre quand et quel collaborateur utilise ou bien n’utilise pas un logiciel. Un logiciel installé mais jamais utilisé est résilié par SAM365-Managed Service et les frais de licence sont ainsi optimisés.
Dans les rapports annuels rédigés par l’équipe SAM de Comsoft, la SVA St Gall peut voir quels sont les logiciels concernés et quels programmes figurent sur la liste noire. La liste noire peut aussi être gérée simplement de façon autonome via Snow License Manager. Le service complet de Comsoft comprend aussi l’analyse de données pour les commandes annuelles, les renouvellements, les True-Up et les renouvellements de contrat. Le SAM365-Managed Service de Comsoft aide ainsi la SVA St Gall à surveiller et à optimiser les logiciels utilisés et les licences correspondantes depuis maintenant 4 ans.
Bénéfices clients.
Grâce au SAM365 Managed Service de Comsoft, la SVA St Gall évite ainsi beaucoup des frais qui seraient sinon générés par le personnel et la charge de travail. Et les frais de licence ont également pu être réduits puisque les logiciels non utilisés sont détectés rapidement et leurs licences ne sont plus prolongées. Par ailleurs, le portail enregistre les nouveaux logiciels, les ajoute dans sa liste et s‘assure que chacun des programmes utilisés au sein de la SVA St Gall répond vraiment aux exigences de conformité.