Výměna digitálních obchodních dokumentů, elektronických faktur a doplňujících dat.

Výhody elektronických objednávek a faktur pro podniky jsou jasné: Elektronický přenos objednávek a faktur snižuje pracovní zátěž a náklady na fakturaci. Mnoho podniků používá již několik let digitální objednací procesy a elektronickou fakturaci pro optimalizaci interních procesů a k úspoře nákladů. Kromě toho je elektronická fakturace pro veřejný sektor od listopadu 2020 povinná: Od té doby musí být faktury za veřejné zakázky vyhotovovány elektronicky. Bechtle nabízí svým zákazníkům bezpečnou a jednoduchou výměnu digitálních obchodních dokumentů, objednávek a elektronických faktur.

Zde se dozvíte, jak probíhá automatizované elektronické zpracování objednávek zákazníků a elektronických faktur a jaké standardy a technické možnosti pro vás máme k dispozici. Vaše data a faktury přenášíme jednoduše a bezpečně – pro plynulý průběh digitálních procesů.

Přenos objednávek – automatizovaně a bezpečně.

Objednávky generované v systému ERP nebo přímo na tržišti zákazníka se přenášejí ideálně přes XML-Gateway (např. SAP XI/PI/PO) nebo jinou komunikační platformu jako elektronický dokument do XML-Gateway Bechtle. Alternativně je možný také přenos pomocí přílohy e-mailu. 

Po automatické kontrole obsahu dat objednávky jsou tato připravena k dalšímu zpracování v systému ERP Bechtle. Přitom lze automatická kontrolní kritéria dle vašeho přání individuálně přizpůsobit. Vaše objednací údaje poté předáme příslušné pobočce Bechtle. Po konečné automatizované detailní kontrole tam zpracujeme objednávku dle dohody, kterou jsme s vámi uzavřeli.

cw04_mainbanner-elektronische-rechnungserstellung-de-05

Markus Kley

Senior Digital Transformation Manager u Bechtle

Martin Meyer

Používání standardizovaných, globálně zavedených rozhraní / přenosových cest pro výměnu digitálních obchodních dokumentů má obrovské výhody. Jejich šíře a použitelnost nezávislá na branži umožňuje vedle soustředění na strukturované prvky i silně zkrácené doby projektů, nižší náklady a výrazné snížení náchylnosti k chybám při provozu.

cw04_mainbanner-elektronische-rechnungserstellung-de-06

Přehled podporovaných standardů XML.

Bechtle podporuje při zpracování elektronických objednávek zákazníka mimo jiné následující standardy XML:

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

Dále jsme technicky vybaveni pro integraci objednávek EDIFACT-D96A/D97A – což je ale často spojeno s výrazně vyšší náročností na projekt.

Pro přenos elektronických objednávek dáváme přednost bezpečnému přenosu online přes HTTPS POST na webovém serveru. Alternativně podporujeme také přenos přes (S)FTP nebo AS2 a ve výjimečných případech také nešifrovaný přenos přes HTTP nebo jako přílohu e-mailu.

Výklad: Co je vlastně elektronická faktura, příp. elektronická fakturace?

Elektronická faktura je datová věta strukturovaná podle přesné předlohy. U elektronické fakturace je důležité, aby byly tyto datové věty vytvářeny, přenášeny i přijímány v elektronickém formátu. Kromě toho musí být možné další automatické zpracování datových vět. Obsah a formát datové věty pro elektronické faktury byl jednotně celoevropsky stanoven (EN 16931). Elektronická fakturace má stejný obsah i právní důsledky jako faktura na papíře.

Elektronická faktura – jednoduše a bezpečně, Jaké nabízíme formáty?

Na přání můžeme volitelně poskytnout fakturační údaje jako strukturovaná data XML pro automatické zpracování ve vašem back-end systému. Nabízíme následující etablované formáty:

1.

Elektronická faktura ve formátu „ZUGFeRD“

ZUGFeRD je formát faktury který umožňuje strukturovaným způsobem přenášet údaje z faktur a údaje z dobropisu v modifikovaném souboru PDF a bez dalších kroků je číst a zpracovávat. Tento formát faktury byl vypracován podniky z automobilového průmyslu, maloobchodu, bankovního sektoru, softwarového průmyslu, ale také z veřejného sektoru. Tento formát odpovídá požadavkům mezinárodní standardizace a lze ho použít i v evropské a mimoevropské fakturaci.

2.

Faktura XML pomocí procedury „XRechnung“.

XRechnung je sémantický datový model založený na XML, který je zaveden jako standard pro elektronické faktury a používá se zejména při výměně faktur s veřejnými zadavateli v Německu.

3.

Faktura XML pomocí provozovatele tržiště.

Formáty/procesy jsou zde závislé na možnostech příslušných poskytovatelů..

4.

Nepodepsaná faktura XML.

Paralelně k přenášené nepodepsané faktuře XML se i nadále zasílá dosavadní papírový dokument jako seznam dokladů.

5.

Podepsaná faktura XML přes certifikovaného poskytovatele podpisových služeb.

Pokud se má zcela odbourat papírový dokument, je potřeba, aby byly fakturační údaje XML v souladu se zákonem digitálně podepsány uznaným poskytovatelem podpisových služeb a aby byla data (včetně kontrolního protokolu) uložena v dlouhodobém archivu, zabezpečeném z hlediska revize.

Kdy byste se měli rozhodnout pro projektový krok „elektronické fakturace“ ?

Naše zkušenost nám ukázala, že je lepší blíže se zabývat krokem „elektronické faktury“ až později. Nejprve by měla bezproblémově fungovat integrace katalogového/PunchOut a XML objednávání. Protože i zde musí být oběma stranami dodržována zákonná ustanovení pro digitální přenos fakturačních údajů.

Přenos dat pro klasifikaci produktů a služeb.

Zde se jedná o standardní údaje o produktech nezávislé na branži a podniku pro klasifikaci a jednoznačný popis produktů a služeb v systému zbožního hospodářství. Tyto standardy umožňují digitální výměnu údajů o produktech, nezávisle na branžích, zemích, jazycích nebo organizacích. Obzvláště v systémech ERP, příp. na trzích, je jejich používání jako standardizované základny pro strukturu skupin zboží široce rozšířeno.

  • eCl@ss – zejména v evropském prostoru
  • UNSPSC – hlavně v americkém prostoru (unspsc.org)
cw04_mainbanner-elektronische-rechnungserstellung-de-02
Chcete se dozvědět více o službách eProcurement Bechtle?

Obraťte se na svého poradce v Bechtle nebo nám napište e-mail na sales@bechtle.com nebo nám zavolejte na: telefon +420 274 777-960. Rádi vám pomůžeme.

* mandatory fields

Please read our Privacy Policy for information on how we process your data and protect your rights as da data subject.