Samenwerkingstools: hoe en waarom?

Veel bedrijven werken met samenwerkingstools. Kun je schatten hoeveel van onze klanten deze tools elke dag voor hun werk gebruiken?

Jan Convents: “Ik kan niet voor al onze klanten spreken, maar de overgrote meerderheid werkt hier wel naartoe. De pandemie heeft dit versneld. De meeste klanten die al voor COVID-19 samenwerkingstools gebruikten, waren veelal bedrijven met veel werknemers die op afstand werkten, zoals consultants en accountmanagers. Andere bedrijven wisten vaak niet eens dat ze deze tools hadden. Pas toen werken op afstand in maart 2020 de norm werd, ontdekten ze Teams in hun Office365-pakket. Er waren dus veel bedrijven die al wel samenwerkingstools hadden, maar deze pas gingen gebruiken vanwege de pandemie. Maar er is wel een verschil tussen een samenwerkingstool hebben en deze correct en effectief gebruiken.”

Tomas Kreemers: “Ja, een van de punten waar wij het meest op focussen wat samenwerking en collaboration betreft is gebruikersadoptie. Organisaties begrijpen en erkennen dat medewerkers de tool zonder gebruikersadoptie niet naar behoren zullen gaan gebruiken. Daarom bieden we bij Bechtle trainingen aan. Dat is nodig voor klanten om het gewenste resultaat te bereiken en de nodige ROI uit de samenwerkingstools te halen.”

Welk verschil zie je in de samenwerkingstrends van nu vergeleken met een paar jaar geleden?

Tomas Kreemers: “Een paar jaar terug waren de tools niet snel genoeg en was de bandbreedte niet optimaal. De meeste van onze klanten wilden er niet in investeren, omdat de tools te duur waren. Nu zijn de tools betaalbaarder en gebruiksvriendelijker. Daarom zien veel van onze klanten de toegevoegde waarde ervan.”

Jan Convents: “In het verleden waren samenwerkingstools vooral iets voor bedrijven met grote reiskosten. Internationale bedrijven bijvoorbeeld. Voor hen werd de toegevoegde waarde snel duidelijk, zij waren een van de eersten die hierin investeerden. Vandaag de dag is die investering aanzienlijk gedaald dankzij eenvoudigere lidmaatschappen. Het is niet moeilijk meer om zo'n samenwerkingsproject op te zetten. Mensen willen nu simpelweg werken waar en wanneer ze willen. Met deze tools is dat mogelijk.”

Tomas Kreemers: “We zien ook dat klanten die een paar jaar geleden de stap hebben gemaakt naar samenwerkingstools nu kijken naar hardware om de ervaring van hun medewerkers te optimaliseren, zoals de lay-out van de vergaderruimtes en interactieve schermen.”

Wat zijn de voordelen van samenwerkingstools?

Jan Convents: “Online vergaderingen zijn grotendeels productiever. Ten eerste hoef je geen rekening te houden met reizen. We weten allemaal dat je moet ‘bijkomen’ van een lange autorit. Denk bijvoorbeeld aan een autorit naar Antwerpen of Brussel, waar je vaak in de file komt te staan. Het is zonde wanneer je medewerkers een uur of anderhalf in de auto moeten doorbrengen om naar een vergadering te gaan van een kwartier of half uur. Natuurlijk blijft het belangrijk om elkaar op kantoor te ontmoeten, maar de meeste bedrijven laten vervolgvergaderingen eerder online plaatsvinden.”

Tomas Kreemers: “Absoluut, de productiviteit wordt zeker verhoogd. En denk daarnaast ook aan de flexibiliteit die samenwerkingstools bieden. Stel: je zit in een vergadering en er is een probleem waar alleen een bepaalde collega iets over kan zeggen. Dan kun je die collega eenvoudig aan de vergadering toevoegen zonder dat hij of zij fysiek op kantoor hoeft te zijn. Zo'n tool maakt je veel flexibeler.”

Hoe verhogen deze tools de productiviteit?

Tomas Kreemers: “Het is belangrijk om in te zien dat samenwerkingstools meer bieden dan alleen virtuele vergaderingen. In deze tools creëer je als het ware een geheel nieuwe manier van werken. En deze nieuwe manier van werken is de toekomst.”

Jan Convents: “Teams kun je gebruiken voor je volledige documentbeheer. Je nodigt bijvoorbeeld een team mensen uit, intern of extern, om samen in dezelfde omgeving aan een project te werken. Geen lange e-mailkettingen meer. Via deze tools kun je veel sneller samenwerken. Uiteindelijk levert dat meer productiviteit op. Je hoeft niet langer aan twintig man individueel een vraag te stellen, maar je stelt de vraag in een groep en iedereen kan direct meelezen. Ik verwacht ook dat ‘teams’ de nieuwe norm wordt.”

Tomas Kreemers: “Met behulp van Teams-omgevingen kun je je interne bedrijfsprocessen optimaliseren.”
 

Dat is zeker een groot voordeel. Kun je een voorbeeld geven van de optimalisatie van bedrijfsprocessen?

Tomas Kreemers: “Door API's (Application Program Interfaces) te koppelen aan een omgeving in Teams, kun je bedrijfsprocessen optimaliseren. Bijvoorbeeld: er breekt brand uit bij een bedrijf. Ze willen dit in de toekomst voorkomen. Hoe kunnen ze dat doen? Ze kunnen Teams als oplossing inzetten door de sensoren van hun brandbeveiligingssysteem via API's aan Teams te koppelen. Vervolgens worden IT-managers en veiligheidsambassadeurs toegevoegd in Teams. Als de temperatuur een bepaalde hoogte bereikt, verschijnt er een melding in de groep. Ze kunnen dan direct actie ondernemen.”

Jan Convents: “Een van de beste voorbeelden van dit gebruik van (Microsoft) Teams is Ben & Jerry's. Alle medewerkers in hun fabrieken hebben een apparaatje met Dynamics365, ook de productiemedewerkers. Ze hebben allemaal een smartphone waarop bepaalde processen in Teams via API's zijn gekoppeld aan producten. Zo krijgen ze direct live informatie. Als ze actie moeten ondernemen, ontvangen ze een melding. Een voordeel hiervan is dat de medewerkers niet meer met vijf verschillende softwarepakketten hoeven te werken, maar slechts nog met één toepassing. De leercurve voor nieuwe medewerkers is nu veel minder steil dan eerst. Daarnaast is de integratie van softwarepakketten in één toepassing ook een kostenpost die verlaagd kan worden door het feit dat je geen dure computer of ander apparaat hoeft te kopen. Voor zo'n proces is een tablet of smartphone genoeg.”
 

Is dit een trend die je de komende jaren terug ziet komen? De focus op één app voor iedereen in het bedrijf?

Jan Convents: “Ze zijn zeker bezig om naar dat doel toe te werken. Ik zie dat er een focus is op API's die ervoor zorgen dat bepaalde software met elkaar kan communiceren. Die ontwikkeling gaat hard.”

Tomas Kreemers: “Daar ben ik het mee eens. Voor nu ligt onze focus op de integratie van de nodige softwarekoppelingen in het bedrijfsnetwerk van onze klanten om hun manier van werken te optimaliseren. Interessant: in de toekomst hopen we rond de tafel te zitten met verschillende afdelingen van onze eindklanten om te horen wat hun dagelijkse uitdagingen zijn. Om te ontdekken hoe we deze uitdagingen samen kunnen oplossen door het gebruik van samenwerkingstools.”