De uitdaging: een gebrek aan standaardisatie en inzicht.
Naarmate Ardo internationaal verder groeide, werd het inkoopproces voor hardware steeds complexer. Apparaten werden vaak afzonderlijk aangeschaft door lokale vestigingen. Dit leidde tot een grote verscheidenheid aan configuraties, toetsenbordindelingen, prijsafspraken en vervangingsschema’s.
Dit gedecentraliseerde model bracht een aantal uitdagingen met zich mee:
- Beperkte standaardisatie tussen landen
- Complexe en tijdrovende offerteprocessen
- Regelmatige prijsschommelingen en wijzigingen in de configuratie
- Minder inzicht in de levenscyclus van apparaten en de vervangingsbehoeften
- Extra administratieve rompslomp voor zowel Ardo als zijn leveranciers
Hoewel een deel van de vervangingsplanning vanuit België werd gecoördineerd, was er geen gecentraliseerd proces dat de internationale aanwezigheid van Ardo kon ondersteunen.
Het creëren van een gestructureerde strategie voor de Europese rollout.
Om deze uitdagingen aan te pakken, zijn Ardo en Bechtle begonnen met het opstellen van een volledig overzicht van apparaten, gebruikers, locaties en vervangingscycli in alle deelnemende landen.
Dit vormde de basis voor een meer strategische aanpak.
Op basis van de voorraadgegevens werden per land prognoses opgesteld voor de jaarlijkse vervangingsvolumes. Hierdoor kon de benodigde hardware ruim van tevoren worden ingepland. Ardo, Bechtle en Lenovo hebben gezamenlijk standaardconfiguraties voor apparatuur vastgesteld. Tevens werden er afspraken gemaakt over een uniforme prijsstelling voor laptops, desktops, werkstations, beeldschermen en accessoires.
Door de overstap te maken van reactief inkopen naar proactieve planning kreeg Ardo meer grip op zowel de kosten als het levenscyclusbeheer.
Gecentraliseerde logistiek voor meerdere Europese landen.
Toen de normen eenmaal waren vastgesteld, kreeg het implementatieproces een zeer gestructureerd karakter.
De hardware werd centraal geleverd en voorbereid op basis van gedetailleerde landspecifieke vereisten, waaronder apparaattypen, aantallen en toetsenbordindelingen. Bechtle heeft de voorbereiding en distributie van apparatuur voor verschillende landen gecoördineerd, waaronder België, Nederland, Duitsland, Oostenrijk, Spanje en Italië.
Dankzij dit gecentraliseerde model kon Ardo de consistentie tussen de verschillende vestigingen waarborgen. Tegelijkertijd kon de complexiteit van het beheer van hardwarevernieuwingen in verschillende regio’s aanzienlijk worden verminderd.
Een samenwerking die is gebaseerd op transparantie en flexibiliteit.
Grote internationale projecten brengen onvermijdelijk operationele uitdagingen met zich mee. Gedurende het hele implementatieprogramma hebben beide organisaties zich erop gericht om praktische oplossingen te vinden telkens wanneer er zich problemen voordeden.
In plaats van de nadruk te leggen op individuele fouten, bleef de nadruk liggen op samenwerking, transparantie en voortdurende verbetering.
Deze open manier van werken heeft bijgedragen aan het opbouwen van een hechte samenwerking op basis van vertrouwen. Duidelijke communicatie, realistische verwachtingen en een gezamenlijke inzet om het beste resultaat te bereiken, zorgden ervoor dat problemen snel en efficiënt werden opgelost.
Aanpassing aan veranderende bedrijfsbehoeften.
Toen de druk op het budget toenam, werkten Ardo en Bechtle samen om mogelijkheden voor optimalisatie te vinden zonder het programma voor de vernieuwing van de hardware in gevaar te brengen.
Een van de meest doeltreffende maatregelen was het vereenvoudigen van de logistiek. In plaats van afzonderlijke apparaten rechtstreeks naar eindgebruikers in verschillende landen te verzenden, werd de apparatuur per land gegroepeerd en centraal aan Ardo geleverd. Interne teams zorgden vervolgens voor de uiteindelijke distributie.
Deze aanpak zorgde voor een verlaging van de transport- en servicekosten, terwijl de algemene levenscyclusstrategie en het vervangingsschema gehandhaafd bleven.
Het resultaat.
Tegenwoordig hanteert Ardo een veel gestructureerder en voorspelbaarder programma voor de levenscyclus van hardware.
De belangrijkste voordelen zijn onder meer:
- Gestandaardiseerde hardwareconfiguraties in alle Europese vestigingen
- Beter inzicht in de voorraad van apparaten en vervangingscycli
- Minder administratieve rompslomp
- Meer voorspelbare begrotings- en aanschafprocessen
- Grotere efficiëntie bij internationale rollouts
- Een schaalbare basis voor toekomstige groei
Jaarlijkse inventarisaties en vervangingsplanning zijn een vast onderdeel geworden van de IT-strategie van Ardo. Hierdoor kan de organisatie haar technologiepark proactief kan beheren in plaats van alleen maar te reageren op veranderende behoeften.
Een blik op de toekomst.
voorbereidingen treffen voor een overgang naar een leasemodel, waardoor het apparaatbeheer gedurende de gehele levenscyclus verder zal worden geoptimaliseerd.
Gesteund door een solide basis en een partnerschap dat gericht is op voortdurende verbetering, blijven Ardo en Bechtle zich inzetten voor het verfijnen van processen, het verhogen van de efficiëntie en het ondersteunen van toekomstige bedrijfsgroei in heel Europa.
Het proces heeft in de loop der jaren veel meer structuur gekregen. Wat de samenwerking tot een succes maakt? Dat is de openheid aan beide kanten en de bereidheid om samen steeds beter te worden.
Laura Vanrusselt, Accountmanager, Bechtle