Kopf frei für den Unterricht: Managed Services für Schulen und Schulträger.

Die Digitalisierung ist eine große Aufgabe für Schulen, Schulträger und Kommunen, doch die Mühe lohnt sich: Digitalisierter Unterricht bereitet junge Menschen auf die moderne Lebens- und Arbeitswelt vor und bietet großartige Möglichkeiten, spielerischer, interaktiver und effektiver zu lernen und zu lehren. So gaben in einer repräsentativen Umfrage 74 Prozent der befragten Schüler:innen an, mit digitalen Bildungsmedien motivierter zu lernen.

Bevor jedoch die erste Lern-App auf die Schüler-Tablets geladen werden kann, gilt es, eine leistungsfähige IT-Infrastruktur auf die Beine zu stellen und in Betrieb zu halten. Das alles bindet finanzielle und personelle Ressourcen. Für Schulen und Schulträger können sich deshalb Managed Services rechnen, die von Managed-Services-Providern (MSP) angeboten werden.

Managed Services: IT-Dienstleistung auf vielen Ebenen.

Typischerweise sind Managed Services wiederkehrende Leistungen, die über eine vereinbarte Laufzeit hinweg ständig erbracht werden. Sie umfassen ein breites Spektrum von IT-Teilbereichen. Dieses reicht vom Monitoring von Servern und Netzwerken über die Gewährleistung von Backups, Datenschutz und Datensicherung bis hin zum Support für die Mitarbeitenden bei technischen Problemen. Ein Großteil dieser Services wird vom MSP im Remote-Betrieb erbracht, doch auch der Einsatz vor Ort ist in der Regel im Angebot enthalten.

Exakt vereinbart: Das Service Level Agreement (SLA).

Art, Qualität und Umfang der Managed Services werden zwischen Auftraggeber und MSP eindeutig definiert und in einem Service Level Agreement (SLA) festgehalten. In einem solchen Rahmenvertrag sind die Leistungseigenschaften und Gütestufen (Service Levels) der Dienstleistungen, die der MSP zu erbringen hat, detailliert festgelegt. So kann etwa bestimmt werden, ob er rund um die Uhr oder nur zu bestimmten Zeiten erreichbar sein muss. Auch der Auftraggeber geht vertragliche Verpflichtungen ein, zum Beispiel, Fehler stets und möglichst schnell zu melden. Die Kosten errechnen sich nach den gebuchten Leistungspaketen und erfolgen nach einem festen, zumeist monatlichen Zahlungsplan.

Der Vorteil: Prävention vor Reaktion.

Während klassische IT-Dienstleistungen meist als Reaktion auf Probleme in Anspruch genommen werden, liegt den Managed Services ein proaktives Konzept zugrunde. Hier spielt nicht nur die Reparatur im weitesten Sinne eine große Rolle, sondern auch die Prävention. Da der Provider vertraglich für das reibungslose Funktionieren der IT-Systeme seines Kunden verantwortlich ist, arbeitet er vorausschauend. Im besten Fall identifiziert und behandelt er mögliche Störfälle, bevor diese überhaupt im laufenden IT-Betrieb zum Tragen kommen oder gar eskalieren. Zu diesem präventiven Ansatz gehört auch, den Auftraggeber strategisch zu beraten und Verbesserungen sowie Innovationen vorzuschlagen – denn beide Parteien sind in diesem Servicemodell gleichermaßen an effektiven und nachhaltigen Lösungen interessiert.

Unterstützung von Anfang an: Fragen und Ziele im Digitalisierungsprozess.

Bereits ab der ersten Evaluation kann ein Systemhaus wie Bechtle Kommunen, Schulträgern und Schulen zur Seite stehen. Hierfür sind zahlreiche Fragen zu beantworten:

• Wie ist der Status quo? Was soll erreicht werden? Welche Ausstattung entspricht den pädagogischen und technischen Ansprüchen? Und was ist innerhalb des finanziellen Rahmens überhaupt möglich?
  Eine strukturierte Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für die Bedarfsbestimmung, die Planung der IT-Strategie und die Budgetierung für Hard- und Software, Infrastruktur sowie Lehrmaterial.
• Wie wird der IT-Betrieb aufrechterhalten? Wer ist dafür zuständig und ausgebildet?
  Um Hard- und Software, Netzwerke und Schulplattformen einzurichten und zu pflegen, werden Lehrkräfte als IT-Verantwortliche bestellt. Diese müssen sich in ein teils völlig neues Themenfeld einarbeiten und haben in der Folge weniger Zeit für pädagogische Aufgaben.
• Welche Kriterien sind bei der Wahl des Equipments zu beachten?
  Bei der Schulausstattung sind neben pädagogischen viele technische Aspekte zu berücksichtigen. Zudem müssen die Datensicherheit, Urheberrechte und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachtet werden. Schon allein herauszufinden, welcher Cloud-Anbieter den datenschutzrechtlichen Bestimmungen eines bestimmten Bundeslandes entspricht, erfordert eine gründliche Einarbeitung in das Thema.
• Wer bietet Unterstützung bei Problemen? Und reicht diese wirklich aus?
  Der IT-Betrieb muss laufen, sonst ist die ganze Schule lahmgelegt. In die Entscheidung für oder gegen eine Software- oder Hardwarelösung fließt deshalb auch immer mit ein, wie der Support geregelt und verfügbar ist.

Auf Basis der Evaluation wird eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, die den Bedürfnissen und dem Budget der Auftraggeber entspricht. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Landkreis-Gymnasium mit 2.500 Schüler:innen, eine spezialisierte Berufsfachschule oder eine Förderschule mit geringer Schülerzahl handelt. Aus einem großen Portfolio werden herstellerübergreifend alle Komponenten passend ausgewählt, konfiguriert, implementiert und betrieben.

Stabile Planung und IT: Entlastung für den Auftraggeber.

Schulen profitieren durch Managed Services von vielen Vorteilen auf verschiedenen Ebenen.

• Finanzielle Planbarkeit: Die Services werden üblicherweise nach Leistungspaketen gebucht, die je nach Größe eine unterschiedliche Menge an IT-Dienstleistungen enthalten. Im Paket immer dabei sind unter anderem die telefonische Servicezeit an den Werktagen sowie die automatischen Updates von Applikationen und Betriebssystemen, Sicherheitsfunktionen und Lizenzen. Egal, was passiert: Die Schule zahlt nur den vereinbarten monatlichen Pauschalbetrag für die gebuchten Dienstleistungen – unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden des MSP. So steigen die Kosten zum Beispiel auch dann nicht an, wenn ein Software-Update Probleme bereitet und vom MSP zeitlichen Mehraufwand erfordert.
• IT-Sicherheit: Zu den Managed Services gehören unter anderem speziell für den Schuleinsatz konzipierte Firewall-Lösungen. Eine wichtige Rolle spielen zudem Sicherung, Absicherung und Schutz der teils sehr sensiblen Daten wie der personenbezogenen Daten der meist minderjährigen Schüler:innen und der verwalteten digitalen Identitäten. So können Schulen auch Microsoft Produkte DSGVO-konform in Verwaltung und Lehre einsetzen – selbst die Cloud-Anwendung Teams, die im Schulumfeld aus datenschutzrechtlichen Gründen lange umstritten war.
• Stabile IT-Infrastruktur: Durch die vereinbarten Managed Services ist die IT stetig und verlässlich betriebsbereit. Das Systemhaus implementiert und wartet die Schulsoftware. Darüber hinaus übernimmt es auch die Verwaltung der Benutzer:innen, weist ihnen zum Beispiel Zugangsberechtigungen auf gewisse Datenordner oder eigene, für andere unzugängliche Accounts zu. Damit wird der tägliche Schulbetrieb sichergestellt, ohne dass sich die Schule selbst darum kümmern muss.
• Zuverlässiges Mobile Device Management (MDM, Mobilgeräteverwaltung): Das Systemhaus kümmert sich um die Verwaltung der Geräte, seien es die Endgeräte vor Ort, die Leihgeräte der Lehrkräfte oder die Schülerendgeräte. Das schließt Softwarekonfigurationen und -updates, Support, Versicherung und schnellen Austausch bei Schäden ein. Dabei können unterschiedliche Miet- und Finanzierungsmodelle zum Einsatz kommen, die auch Fördermittel berücksichtigen.

Fazit: Managed Services lohnen sich für Schulen.

Managed Services werden für sämtliche Schultypen und -arten angeboten – und rechnen sich in der Regel für alle. Die regelmäßigen, verlässlichen IT-Dienstleistungen sorgen gerade auf der zeitlichen und personellen Ebene für eine breite Entlastung. In Zusammenarbeit mit Systemhäusern wie Bechtle gelingt Schulen damit sowohl der Einstieg in den digitalisierten Unterricht wie auch der durchgehend stabile Betrieb der dafür nötigen IT-Infrastruktur. Auf diese Weise werden Ressourcen freigesetzt, die zuvor durch den Digitalisierungsprozess gebunden waren. Dies bedeutet nicht zuletzt, dass sich Pädagog:innen weniger um IT-Aufgaben kümmern müssen, sondern sich ihrer Kernaufgabe widmen können: einen modernen, interaktiven und kreativen Unterricht zu geben, den die digitalisierte Schule ermöglicht.

Setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung und erfahren Sie mehr über unsere Managed Services für Schulen: futureschool@bechtle.com