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Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) von Bechtle.
Haben Sie einen Überblick über die Dokumente in Ihrem Unternehmen? Verwalten und archivieren Sie diesen Content digital, um schnelle und effiziente Prozesse zu ermöglichen? In allen Geschäftsprozessen und Unternehmensanwendungen fallen zahlreiche Dokumente an, auf die zugegriffen werden muss. Der Grad der Automatisierung lässt sich dabei an der Fähigkeit erkennen, wie dieser Content abgelegt und aufgerufen werden können. Dank Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) wird die Aktenbearbeitung jetzt noch schneller und zugleich günstiger. Die digitale Archivierung und digitale Workflows bieten Ihnen im gesamten Unternehmen vielfältige Vorteile. Wir beraten Sie hinsichtlich Ihrer geeigneten Lösungen und begleiten Sie bei der Implementierung Ihres Dokumentenmanagement-Systems (DMS) oder Ihrer Enterprise Content Management (ECM) Lösung. Erfahren Sie jetzt mehr!
Die Vorteile von Dokumentenmanagement und ECM im Überblick:
Content verwalten, teilen und Know-how schnell zugänglich machen.
Einfaches Dokumentenmanagement.
Archivierung und Workflows digital abbilden.
Business Manager Business Applications
Wernher von Schrader
ECM – die Lösung für Informationsmanagement in Unternehmen.
Das Enterprise Content Management (ECM) verbindet die Unternehmensinformationen aus den bestehenden IT-Anwendungen in einem gemeinsamen Wissens-Pool. Dabei greift die Software auf ganzheitliche Ablagestrukturen und auf vielfältige Suchfunktionen zurück. Das Besondere: Die regelbasierte Prozessbearbeitung ermöglicht eine schnellere Bearbeitung, verschafft einen sofortigen Überblick und lässt sich dank Protokoll einfach nachvollziehen.
Eine systemtechnische und auch prozessorientierte Integration in bereits eingesetzte ERP-Systeme (Microsoft Dynamics NAV/AX, SAP etc.) sowie Anwendungen wie CAD und CRM gehört für uns selbstverständlich dazu.
ECM Business Solutions.
Bei der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen ist es sinnvoll, auf Best Practices für typische Anforderungen zurückzugreifen. Aus der langjährigen Erfahrung heraus bieten wir vorkonfigurierte Geschäftsanwendungen an -– gebündelt unter der Marke MODUS ECM Business Solutions sowie über das Bechtle Competence Center DMS/ECM in Köln. Die Lösungen umfassen u. a.:
- Rechnungseingangsbearbeitung
- Vertragsmanagement
- Qualitätsmanagement
- E-Mail-Management
- Personalmanagement
- Wissensmanagement
- Digitale Akten für verschiedenste Anwendungen
- Freigabe- und Genehmigungsworkflows
ECM: Dienstleistungen für durchgängige, rechtskonforme Prozesse.
Das ECM-Leistungsspektrum umfasst Beratung, Konzeption, Planung, Projektierung, Realisierung sowie Support und Pflege der eingesetzten Anwendungen. Die Umsetzung erfolgt auf Basis der heute führenden ECM-Anwendungsplattformen:
- ELOprofessional und ELOenterprise der ELO Digital Office GmbH,
- Microsoft Office 365-Diensten (inklusive SharePoint) und
- praxiserprobter SharePoint-Lösungserweiterungen.
Durch ganzheitliche systemtechnische Konzepte profitieren Sie zudem von der Bereitstellung notwendiger IT-Infrastrukturkomponenten und umfassender IT-Systemsicherheit.
Exkurs: Was bedeuten Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management?
Ein Dokumentenmanagement-System hilft Unternehmen und Organisationen dabei, Dokumente zu verwalten. Dabei umfasst das DMS die Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung von Dokumenten, sowie die Archivierung und Suche nach Dokumenten und Content. Enterprise Content Management umfasst Methoden zur einfachen Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten in Unternehmen und Organisationen. Hierbei handelt es sich nicht um eine einzelne Technologie oder Software, sondern um eine dynamische Kombination aus verschiedenen Ansätzen. Das Ziel: Prozesse und Workflows in Unternehmen zu unterstützen und zu vereinfachen.
Elektronische Akten – der Weg zum papierlosen Büro.
Ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro ist die Anlage und Verwaltung digitaler Akten. Darin lassen sich alle relevanten Dokumente aufbewahren, die zudem vorgangsbezogen aufgerufen werden können. Die integrierte Rechteverwaltung sorgt dafür, dass Sie Rechtekonzepte aus anderen Applikationen übertragen können. Unsere ECM Business Solutions bieten für viele Branchenanforderungen vorkonfigurierte Aktenpläne, die mit geeigneten Verschlagwortungen aufwarten und sich in die branchenspezifischen Module der IT-Systeme eingliedern. Dazu gehören zum Beispiel:
- im Maschinenbau: Geräte- und Maschinenakten mit CAD-Elementen,
- im Baugewerbe und Anlagenbau: Bauakten und Objektverwaltungen,
- in der Nahrungsmittelindustrie: Rezepturen, Spezifikationen oder auch Tierpässe,
- im Gesundheitswesen: Versicherten- und Patientenakten.
Branchenübergreifend können Sie in allen Unternehmensbereichen
- Personalakten,
- Auftragsakten oder
- Kunden- und Lieferantenakten führen.
In diesen Akten fließen regelbasiert und auf einfachste Weise per „DropZone“ alle Dokumente und Inhalte ein, die einem Vorgang zugeordnet werden können. Dazu gehören E-Mails, Verträge in Office- und PDF-Dateien, Belege, Protokolle sowie Informationen aus anderen Quellen. Das vereinfacht Ihre internen Workflows, das einfach Management digitaler Akten steht im Vordergrund.
DMS: Digital und einfach. Die revisionssichere Ablage.
Ein zentraler Baustein jedes Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist die revisionssichere Ablage und Aufbewahrung aller Dokumente. Mit den geeigneten Hardware- und Softwarekonzepten bieten wir Ihnen eine rechtskonforme Aufbewahrung aller Dokumente. Gescannte Papierdokumente können während des Prozesses entsorgt werden, da digitale Kopien diese ersetzen.
Kosten sparen dank cloudbasierter Services.
Viele Aufgaben im Dokumentenmanagement lassen sich heute kostengünstiger mit cloudbasierten Dienstleistungen abbilden. So kann Storage und Backup auf hochverfügbaren Cloud-Servern stattfinden. Ebenso lassen sich hochperformante OCR-Dienste in der Cloud für das DMS nutzen. Auch der Dokumentenversand über die E-Post-Schnittstelle kann vollkommen papierlos ohne weiteres Eingreifen eingerichtet werden. Nennen Sie uns Ihre Anforderungen. Wir machen Ihnen gerne geeignete Lösungsvorschläge.
Zu unseren Produktpartnern zählen:
- ELO Digital Office GmbH
- Kofax
- ecspand – d.velop AG
- Microsoft
- Nintex
- PCS Portal Systems GmbH
- Saperion
- Foxit
- Iternity
Unsere langjährige Erfahrung in ERP-, ECM-, DMS-, BI- und Portal-Projekten bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen ermöglicht uns, die beste Lösung für Sie zu realisieren. Wir verstehen es, Ihre unternehmensspezifischen Rahmenbedingungen und organisatorischen Anforderungen zu erfassen. Auf diese Weise können wir gemeinsam beste Ergebnisse erzielen. Oder kurz gesagt: unser Wissen – Ihr Gewinn! Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf und gehen Sie einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung.