Dokumenten-Management-Systeme und Enterprise Content Management von Bechtle.

In allen Geschäftsprozessen und Unternehmensanwendungen fallen zahlreiche Dokumente an, auf die zugegriffen werden muss. Der Grad der Automatisierung lässt sich dabei an der Fähigkeit erkennen, wie diese Dokumente abgelegt und aufgerufen werden können. Dank Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) wird die Aktenbearbeitung jetzt noch schneller und zugleich günstiger.

ECM – die Lösung für Informationsmanagement in Unternehmen.

Das Enterprise Content Management verbindet die Unternehmensinformationen aus den bestehenden IT-Anwendungen in einem gemeinsamen Wissens-Pool. Dabei wird auf ganzheitliche Ablagestrukturen und auf vielfältige Suchfunktionen zurückgegriffen. Das Besondere: Die regelbasierte Prozessbearbeitung ermöglicht eine schnellere Bearbeitung, verschafft einen sofortigen Überblick und lässt sich dank Protokoll einfach nachvollziehen.

Eine systemtechnische und auch prozessorientierte Integration in bereits eingesetzte ERP-Systeme (Microsoft Dynamics NAV/AX, SAP etc.) und sowie Anwendungen wie CAD und CRM gehört für uns selbstverständlich dazu.

ECM Business Solutions.

Bei der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen ist es sinnvoll, auf Best Practices für typische Anforderungen zurückzugreifen. Aus der langjährigen Erfahrung heraus bieten wir vorkonfigurierte Geschäftsanwendungen an - gebündelt unter der Marke MODUS ECM Business Solutions sowie über das Bechtle Competence Center DMS/ECM in Köln. Die Lösungen umfassen u. a.:

• Rechnungseingangsbearbeitung
• Vertragsmanagement
• Qualitätsmanagement
• E-Mail-Management
• Personalmanagement
• Wissensmanagement
• Digitale Akten für verschiedenste Anwendungen
• Freigabe- und Genehmigungsworkflows

Dienstleistungen für durchgängige, rechtskonforme Prozesse.

Das ECM-Leistungsspektrum umfasst Beratung, Konzeption, Planung, Projektierung, Realisierung sowie Support und Pflege der eingesetzten Anwendungen. Die Umsetzung erfolgt auf Basis der heute führenden ECM-Anwendungsplattformen:

• ELOprofessional und ELOenterprise der ELO Digital Office GmbH,
• Microsoft Office 365-Diensten (inklusive SharePoint) und
• praxiserprobter SharePoint-Lösungserweiterungen.

Durch ganzheitliche systemtechnische Konzepte profitieren Sie zudem von der Bereitstellung notwendiger IT-Infrastrukturkomponenten und umfassender IT-Systemsicherheit.

Digitale Akten – der Weg zum papierlosen Büro.

Ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro ist die Anlage und Verwaltung digitaler Akten. Darin lassen sich alle relevanten Dokumente aufbewahren, die zudem vorgangsbezogen aufgerufen werden können. Die integrierte Rechteverwaltung sorgt dafür, dass Rechtekonzepte aus anderen Applikationen übertragen werden. Unsere ECM Business Solutions bieten für viele Branchenanforderungen vorkonfigurierte Aktenpläne, die mit geeigneten Verschlagwortungen aufwarten und sich in die branchenspezifischen Module der IT-Systeme eingliedern. Dazu gehören zum Beispiel:

• im Maschinenbau: Geräte- und Maschinenakten mit CAD-Elementen,
• im Baugewerbe und Anlagenbau: Bauakten und Objektverwaltungen,
• in der Nahrungsmittelindustrie: Rezepturen, Spezifikationen oder auch Tierpässe,
• im Gesundheitswesen: Versicherten- und Patientenakten.

Branchenübergreifend können Sie in allen Unternehmensbereichen

• Personalakten,
• Auftragsakten oder
• Kunden- und Lieferantenakten führen.

In diesen Akten fließen regelbasiert und auf einfachste Weise per „DropZone“ alle Dokumente und Inhalte ein, die einem Vorgang zugeordnet werden können. Dazu gehören E-Mails, Verträge in Office- und PDF-Dateien, Belege, Protokolle sowie Informationen aus anderen Quellen.

Digital und einfach: die revisionssichere Ablage.

Ein zentraler Baustein jedes Dokumenten-Management-Systems ist die revisionssichere Ablage und Aufbewahrung aller Dokumente. Mit den geeigneten Hardware- und Softwarekonzepten bieten wir Ihnen eine rechtskonforme Aufbewahrung aller Dokumente. Gescannte Papierdokumente können während des Prozesses entsorgt werden, da digitale Kopien diese ersetzen.

Kosten sparen dank cloudbasierter Services.

Viele Aufgaben im Dokumenten-Management lassen sich heute kostengünstiger mit cloudbasierten Dienstleitungen abbilden. So kann Storage und Backup auf hochverfügbaren Cloud-Servern stattfinden. Ebenso lassen sich hochperformante OCR-Dienste in der Cloud nutzen. Auch der Dokumentenversand über die E-Post-Schnittstelle kann vollkommen papierlos ohne weiteres Eingreifen eingerichtet werden. Nennen Sie uns Ihre Anforderungen. Wir machen Ihnen gerne geeignete Lösungsvorschläge.

Zu unseren Produktpartnern zählen:

• ELO Digital Office GmbH
• Kofax
• ecspand – d.velop AG
• Microsoft
• Nintex
• PCS Portal Systems GmbH
• Saperion
• Foxit
• Iternity

Unsere langjährigere Erfahrung in ERP-, ECM-, BI- und Portal-Projekten bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen ermöglicht uns, die beste Lösung für Sie zu realisieren. Wir verstehen es, Ihre unternehmensspezifischen Rahmenbedingungen und organisatorischen Anforderungen zu erfassen. Auf diese Weise können wir gemeinsam beste Ergebnisse erzielen. Oder kurz gesagt: unser Wissen – Ihr Gewinn!

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