Der moderne Meetingraum:
Produktiver zusammenarbeiten.

Meetings und Konferenzen sind für Unternehmen ein wichtiger Pfeiler der Zusammenarbeit. Waren früher alle Mitarbeitenden vor Ort im Besprechungsraum, haben sich in modernen Organisationen die Anforderungen geändert: Hybride Meetings stehen im Fokus, aber auch Online-Meetings in Form von Videokonferenzen oder flexible Ad-Hoc Besprechungen. Von kleinen Huddle Rooms bis hin zu großen Konferenzräumen ist wichtig, dass die Mitarbeitenden störungsfreie Meetings erleben können – und so kreativ, produktiv und effizient über verschiedene Standorte hinweg zusammenarbeiten. Wir haben für Sie aktuelle Trends rund um das Thema Modern Meeting und Ihre passende Meetingraum-Lösung im Blick. Erfahren Sie jetzt mehr!

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Die Vorteile moderner Meetingraum-Lösungen im Überblick:

Effiziente Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.

 

Optimale technische Ausstattung für kleine, mittlere oder große Konferenzräume.

 

Motiviertere Mitarbeiter dank moderner Ausstattung der Besprechungsräume.

 

Wir kümmern uns nicht nur um das Konzept und die technische Ausstattung und Einrichtung Ihrer Besprechungsräume – wir denken das Thema Modern Meeting und Meetingräume ganzheitlich und nehmen bei Veränderungen auch von Anfang an Ihre Mitarbeitenden strukturiert mit ins Boot. Denn am Ende zählt, dass Ihr Team im Arbeitsalltag bestmöglich unterstützt wird und reibungslos zusammenarbeiten kann.

Florian Vees, Consultant – Microsoft und Workplace Management

Was versteht Bechtle unter dem Thema moderne Meetings und Meetingräume?

Ein einwandfreies Meeting-Erlebnis benötigt sehr viel mehr als nur moderne technische Geräte oder aktuelle Tools. Bechtle hat darum einen 360-Grad-Blick auf das Thema moderne Meetings und die passende Ausstattung Ihrer Konferenzräume. Wir beleuchten dabei die folgenden Aspekte:

  • Raumkonzept: Der Besprechungsraum, aber auch das Büro an sich werden künftig wichtig für das Gemeinschaftsgefühl und den Austausch vor Ort: Innovative Raumkonzepte, die die Kreativität und Zusammenarbeit fördern, sind hier grundlegend.
  • Video und Audio. Aufeinander abgestimmte Video und Audio-Geräte sind wichtig für störungsfreie Meetings, in denen sich die Mitarbeitenden bestmöglich austauschen können. Ob vor Ort oder online per Webkonferenz.
  • Plattform. Die passende, integrierte Collaboration Plattform bildet eine Grundlage bei hybriden Meetings und zur reibungslosen Zusammenarbeit – und hat auch Funktionen wie Videokonferenzen, interaktive Online-Meetings, Chats oder Telefonie integriert.
  • User Experience. Die Anwender:innen stehen bei uns im Mittelpunkt. Ein modernes Erlebnis ist für den effizienten Einsatz moderner Konferenzraumlösungen entscheidend.
  • Services. Mit unseren maßgeschneiderten Services unterstützen wir Sie im täglichen Betrieb Ihrer Konferenzräume, Tools für Online-Meetings und Ausstattung – und holen auch Ihre Mitarbeitenden mit ins Boot (Stichwort: Change Management und User Adoption – Zum Artikel).

Blog: Hybrides Arbeiten: Warum es sich lohnt, Meetingräume zu modernisieren.

Ein Blick in die Meetingräume vieler Unternehmen zeigt: Sie sehen noch genauso aus wie vor fünf oder zehn Jahren. Ein Problem: Denn die Arbeitsweise im Büro hat sich rasant gewandelt und hybride Meetings stehen bei fast allen Unternehmen auf der Tagesordnung. Erfahren Sie jetzt mehr.

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Wichtige Fragen in puncto Modern Meetings und Meetingräume. 

Konferenzräume sollten heute flexibel gestaltet sein und sowohl für virtuelle, hybride Meetings als auch für Meetings, bei denen alle anwesenden Personen vor Ort sind, geeignet sein. Wichtige Fragen, die Sie sich bei der Auswahl der passenden Meetingraum-Lösungen stellen sollten, sind dabei:

  • Wie groß ist der Raum? Je nach Größe des Konferenzraums eignen sich andere Meetingraum-Lösungen.
  • Welche Lösungen sind bereits im Einsatz? Gibt es Hersteller, auf die Ihr Unternehmen setzt und Produkte, Apps, Software, Hardware, Tools und Lösungen, mit denen Ihre Mitarbeitenden vertraut sind?
  • Wo befindet sich der Besprechungsraum und von welchen Abteilungen wird er genutzt? Beispielsweise kann die Marketing-Abteilung andere Anforderungen an die Ausstattung der Besprechungsräume haben als das Controlling.
  • Von wie vielen Personen wird der Konferenzraum durchschnittlich genutzt? Finden dort eher virtuelle Besprechungen, hybrider Austausch oder Konferenzen vor Ort statt?
  • Gibt es ein übergreifendes Meeting-Konzept? Sie sollten Ihren Mitarbeitenden ein durchgängiges (online, hybrid und Face-to-Face) Meeting-Erlebnis verschaffen, damit diese möglichst effizient arbeiten können. Das fängt bei der Software und Hardware an, geht über geeignete Raumkonzepte bis hin zur Einbeziehung Ihrer Mitarbeitenden, z.B. in Form von Trainings oder auch Regelungen für effiziente Online-Meetings oder hybride Besprechungen.
modern workplace

Exkurs: Huddle Spaces – moderne Meetings in kleinen Räumen.

Was ist ein Huddle Room? Ein Huddle Raum ist ein kleiner Besprechungsraum. Er ist für ca. zwei bis vier Personen konzipiert und soll für kurze Besprechungen persönlich vor Ort dienen. Auch Stand-Up Meetings oder schnelle (hybride) Meetings, Brainstormings etc. sind in diesem Raumkonzept möglich. Mitarbeitenden haben so einen Rückzugsort, um ungestörte Meetings zu erleben. Hier sind die Ausstattung und das passende Konzept genauso wichtig, wie in großen Meetingräumen mit vielen Teilnehmenden oder kreativen Besprechungsräumen, die beispielsweise zum modernen Design Thinking verwendet werden.

Was ist eigentlich ein Huddle Room und welche Vorzüge eröffnen sich Mitarbeitern dadurch?

Nicht jeder hat bereits vom Huddle Room oder einem Huddle Space gehört, doch fast jeder hat schon so etwas gesehen. Dies sind tendenziell kleine Meetingräume, die nicht für lange Konferenzen in großer Runde gedacht sind. Hier geht es um Austausch durch spontane Besprechungen und informelle Zusammenkünfte in kleiner Runde. Die Technik steht hier nicht immer im Vordergrund. Ein Flipchart oder ein Whiteboard kann als Besprechungshilfe für das Meeting bereits optimal ausreichen. Meistens gehört in einen solchen Raum jedoch die elektronische Ausstattung, um eine Besprechung auch online abhalten zu können. Der Begriff Huddle Room stammt vom englischen Begriff für eine Team-Besprechungsrunde im Sport.

 

Online-Meetings und hybride Meetings: Was Sie hier beachten sollten.

Ihr Team braucht neben den passenden Tools für Webkonferenzen auch Leitplanken, um in der hybriden Arbeitswelt effiziente Konferenzen und Besprechungen abzuhalten. Hier ist es wichtig, die Anforderungen Ihres Teams zu berücksichtigen: Wie lange sollten Besprechungen sein? Welche Ziele haben (virtuelle, hybride oder Face-to-Face) Besprechungen? Wie werden Ergebnisse festgehalten, wer nimmt an den Besprechungen teil? Für welche Themen sollten andere Kommunikationswege wie beispielsweise der Chat genutzt werden? Ist die Kamera bei Videokonferenzen immer an, sodass sich das Team per Video sehen kann? Welche Software und Tools werden wann und wie genutzt, um Informationen zu teilen? Punkte wie diese sollten Sie im Vorfeld erarbeiten, um Ihr Team auch online oder hybrid zur reibungslosen Zusammenarbeit zu befähigen. Bechtle unterstützt Sie auch bei Fragen zur reibungslosen Teamarbeit.

Was moderne Meetings erfordern.

Die meisten Arbeitgeber und -nehmer:Innen kennen noch die Konferenzspinne. Mit ihren drei Beinchen saß sie auf zahllosen Meetingtischen. Ihre große Stunde schlug, wenn eine Telefonkonferenz mit mehreren Teilnehmenden angesetzt war. Sie hat gute Dienste geleistet. Von den Anforderungen moderner Meetings ist die Konferenzspinne aber mittlerweile kilometerweit entfernt. Lesen Sie im Whitepaper, wie moderne Meetings heute wirklich funktionieren und welche Anforderungen diese an die Ausstattung Ihrer Besprechungsräume stellen.

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Bechtle Services: Modern Meeting Solutions.

Entdecken Sie ausgewählte Workshops für eine bessere Zusammenarbeit.

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Erleben Sie die Möglichkeiten moderner Besprechungsräume und Inspiration rund um das Thema Modern Workplace in einem unserer Räume.

 

 

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