Herausforderung.
Das Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler (E/D/E) ist der europäische Dienstleistungs- und Systemanbieter für den Produktionsverbindungshandel (PVH). Seine rund 1.000 angeschlossenen mittelständischen Handelsunternehmen und fast 200 weiteren Einzelhändler handeln mit Werkzeugen, Maschinen und Betriebseinrichtungen, Baubeschlägen, Bauelementen und Baugeräten, Sanitär und Heizung, Stahl und Befestigungstechnik, Schweiß-, Sicherheits- und Industrietechnik sowie Arbeitsschutzprodukten. Die Mehrzahl dieser Mitgliedsunternehmen beliefert vorwiegend gewerbliche Abnehmer aus der Industrie, dem Handwerk und den Kommunen. Als starke Systemzentrale unterstützt das E/D/E seine Mitgliedsunternehmen mit Leistungen aus den Bereichen Zentraleinkauf, Logistik, Marketing, digitale Services, E-Commerce sowie Bankdienstleistungen – und nutzt dabei innovative Technologien.
Die bisher in On-Premises-Rechenzentren betriebenen Dienste und internen Services sollten modernisiert und in die Cloud verlagert werden. Gleichzeitig wollte das E/D/E die Dienste und Anwendungen nicht mehr selbst managen, sondern Software-as-a-Service (SaaS) einsetzen – eine effiziente, sichere und kostentransparente Lösung für den Dienstleister. Mit dem Weg in die Cloud verändern sich aber auch die Arbeitsprozesse. Das E/D/E entschied sich daher für Bechtle als IT-Dienstleister, Berater und zugleich Umsetzer der neuen Lösung mit Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 CRM und cloudbasierten Services aus diesem sowie dem Azure Bereich.
Im Rahmen unserer IT-Strategie stand ganz oben der Cloud-First-Ansatz. Wir wollten – wo möglich – in die Cloud und damit zu modernen, sicheren und kostentransparenten Services wechseln. Bechtle unterstützte uns dabei prozessual mit seinem großartigen Know-how und zeigte uns mögliche Lösungen auf. Das breite Spektrum von Bechtle an Services zu den verschiedenen Themen war wirklich beeindruckend. In Workshops und Schulungen brachte uns Bechtle zudem die Tools und deren Handhabung näher. So kann sich unsere IT um die Weiterentwicklung der Services kümmern, während alle notwendigen Ressourcen in der Cloud zur Verfügung stehen.
Björn Stenmanns, Teamleiter Team IT Services, Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler GmbH
Lösung.
Bechtle setzte die Migration in die Cloud nicht nur technisch um, sondern begleitete auch die damit einhergehenden Prozesse. Zunächst wurde dazu eine Ist-Analyse durchgeführt, um den Status quo des E/D/E und die spezifischen Anforderungen zu ermitteln. In enger Zusammenarbeit mit dem E/D/E definierte Bechtle in Workshops die notwendigen Arbeitspakete und leitete damit die Transformation ein. Die Herausforderung bestand darin, die vielfältigen Services und Prozesse des Unternehmens anzupassen und in die Cloud zu migrieren. Dazu gehörten ein angepasster Mailflow vom bisherigen Mailsystem an Exchange und die Nutzung von Dynamics 365 CRM für einen umfassenden Überblick über ihre Mitglieder und Lieferanten. Durch Aktivitätsmanagement geht das E/D/E optimal auf die Bedürfnisse seiner Mitglieder ein. Die gesamte Reklamationsabwicklung findet in Dynamics 365 CRM statt. Viele einheitlich ablaufende Prozesse und der hohe Grad automatisierter Abarbeitung von Reklamationen schaffen ein effizientes und geschätztes Auftreten bei der Zusammenarbeit mit den Mitgliedern. Für die digitale Zusammenarbeit setzt das Einkaufsbüro für deutsche Eisenhändler Microsoft Teams und SharePoint ein.
Um die Leistungs- und Anpassungsfähigkeit des Systems zu testen, führte Bechtle zunächst einen Proof of Concept (PoC) von Dynamics 365 CRM Online durch und unterstützte das E/D/E dabei, das Dokumentenmanagementsystem in Dynamics 365 CRM zu überführen. Ein von Bechtle erstellter Intranet-Newsroom sollte die interne Kommunikation verbessern. Und mit der Microsoft Power Platform in Azure optimierte des E/D/E die Arbeitsabläufe seiner Mitarbeitenden, die mit den Power Apps individuelle, webbasierte Apps und Workflows selbst erstellen können. Zudem entwickelte Bechtle eine maßgeschneiderte Dynamics Power App, die einen intuitiven und effizienten Zugriff auf relevante Daten und Informationen ermöglicht. Und auch die Vorbereitung, Abstimmung und Umsetzung des neuen Servicecenters unterstützte Bechtle. Dadurch war ein effizienter und optimaler Betrieb gewährleistet. Für die Datensicherheit innerhalb des E/D/E richtete Bechtle eine Virtual Machine (VM) unter Azure ein und migrierte die Mandanten für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen ihnen. Außerdem implementierte der ITDienstleister eine Recovery-Lösung mit Wasabi für Azure Workloads, sodass Daten jederzeit sicher wiederhergestellt werden können. In Workshops schulte Bechtle schließlich rund 400 Personen aus den Fachbereichen wie Marketing und IT und brachte ihnen das neue System näher. So wurden die Prozesse innerhalb des Unternehmens schneller angenommen. Der Advanced Modernization Approach (AMA) und der Leading Advanced Service (LAS) von Bechtle führten dazu, dass sich Kundenservice und Partnermanagement kontinuierlich weiterentwickeln.
Vorteile/Nutzen.
Mit der erfolgreichen Einführung von Dynamics 365 CRM und den zugehörigen Cloud Services durch Bechtle modernisierte das E/D/E viele seiner im Arbeitsalltag eingesetzten IT-Services und Prozesse. Die IT wurde sicherer, effizienter und die Kosten transparenter. Als proaktiver Partner unterstützte Bechtle das E/D/E bei der Implementierung und erfolgreichen Nutzung der zukunftsweisenden Technologien. Die neue, cloudbasierte IT-Landschaft stellt sicher, dass das E/D/E seinen Mitgliedsunternehmen auch in den kommenden Jahren flexibel und agil seine gesamte Palette an E-Business-Services anbieten kann.