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BIOS®
bios® — E-Procurement made by Bechtle.
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Auf der einen Seite sind Sie gezwungen, günstig einzukaufen, auf der anderen Seite verlangen Ihre internen Anwender Qualität. Und dies ist – neben den Herausforderungen der Digitalisierung Ihrer Beschaffung – nicht das einzige Spannungsfeld, in dem Sie sich als IT- bzw. Einkaufsverantwortlicher befinden. Schaffen Sie Freiraum für strategische Aufgaben und werden Sie zum Wertschöpfer Ihres Unternehmens – wir unterstützen Sie während Ihres kompletten Beschaffungsprozesses.

 

Was ist bios®?

bios® ist ein auf Ihre individuellen E-Procurement-Bedürfnisse maßgeschneiderter Bereich auf der bechtle.com, dessen Ziel es ist, Ihre Aufwände und Kosten zu reduzieren, Beschaffungsvorgänge zu verschlanken und zu beschleunigen sowie (internationale) Rahmenverträge unternehmensweit optimal auszunutzen. Ein Prozess, der sich für Sie rechnet: Über die Hälfte aller Bechtle Kunden haben bereits europaweit durch den Einsatz von bios® ihre Prozesskosten bei der Beschaffung ihrer IT-Produkte/-Services spürbar reduziert.

 

Ihr Nutzen.

Über 70.000 IT-Produkte von mehr als 300 Herstellern garantieren Ihnen als IT-Beschaffer den perfekten Marktüberblick. Ihr passwortgeschützter Zugang bietet Ihnen und von Ihnen autorisierten Mitarbeitern Zugriff auf ein mit Ihrem Einkauf abgestimmtes IT-Produktsortiment. Daraus bestellen Sie per Mausklick zu tagesaktuellen Preisen – samt individuellen Statistiken und Auswertungen bis hin zu gesetzeskonformen, digital signierten elektronischen Rechnungen. Eine integrierte, parametrisierbare Benutzer-/Profilverwaltung, das Management von Liefer-/Rechnungsadressen, ein variabler, mehrstufiger Genehmigungs-Workflow und viele weitere Procurement-Funktionen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre IT-Beschaffung europaweit schnell, effektiv und vor allem papierlos abzuwickeln.

 
Markttransparenz & Kontrolle in Echtzeit.
  • Hohe Flexibilität in der Produktauswahl bei gleichzeitiger Standardisierung
  • Einhaltung Ihrer Beschaffungs-Compliance
  • Volle Kontrolle über die Beschaffung durch detaillierte Benutzerrechte/-Profile

 

Verringerung der manuellen administrativen Tätigkeiten.
  • Europaweit schlanke, klar definierte Prozesse
  • Reduktion von Übertragungsfehlern/Medienbrüchen
  • Verbesserung der Kontroll- und Auswertungsmöglichkeiten
  • Kostenreduktion durch Volumenbündelung bzw. optimale Ausnutzung von Rahmenverträgen

 

Nahtlose Back-End-Integration.
  • Vollständige Integration in Ihre Warenwirtschafts- bzw. Finanzsysteme
  • Nutzung von standardisierten Schnittstellen
  • Austausch von elektronischen Belegarten auf mehreren Ebenen, bis hin zur signierten elektronischen Rechnung (unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben)

 

Darüber hinaus ist eine Anbindung an Ihr ERP-System über standardisierte Schnittstellen jederzeit möglich. Somit können unter anderem Angebote, Bestellungen, Rechnungsdaten digital in Echtzeit ausgetauscht werden, was zu einer weiteren Beschleunigung Ihrer internen Prozesse führt.

Sie möchten mehr über bios® erfahren?

Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an info@bechtle.com oder rufen Sie uns an: Telefon +49 7132 981-4800. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

 

E-Mail schreiben

1. Anbindung an ERP-Systeme.
Was ist OCI?

Die Bechtle AG blickt seit 1995 auf eine lange Historie im Bereich E-Commerce/E-Procurement zurück und war eines der ersten Unternehmen in Deutschland, das Ende 1999 von der SAP AG für die Nutzung der Punch-out-Schnittstelle mit dem Namen „OCI – open catalogue interface" zertifiziert wurde. Seitdem nutzt ein Großteil unserer Kunden unsere E-Procurement-Lösungen, viele davon sind über standardisierte Katalog-Schnittstellen angebunden.

Open Catalog Interface (OCI) ist eine standardisierte Schnittstelle zum Austausch von Katalogdatensätzen zwischen ERP-Systemen (z. B. SAP EBP/SRM) und beliebigen anderen Katalogen. Der Anwender greift dabei auf aktuelle Katalogdaten des Anbieters über das Internet via Standard-Internetprotokolle direkt zu. Dieser Standard wurde ursprünglich von SAP entwickelt, um z. B. Bestellungen von Produkten, die über externe Webkataloge recherchiert wurden, leicht in die ERP-System-Einkaufsprozesse integrieren zu können. Das Ziel ist, Webkataloge für die Produktpräsentation und Recherche sowie SAP für die Kaufabwicklung zu nutzen. Die Kaufabwicklung findet nämlich nicht in der B2B-Produktkataloglösung oder in der B2B-E-Commerce Lösung statt, sondern die ausgewählten Produktdaten gelangen automatisch zur Bestellung in das SAP/ERP-System. Im SAP sind dann die SAP-konforme Bestellung und Verbuchung gewährleistet. Der Vorgang des Zugriffs von SAP auf den externen Produktkatalog wird dabei auch mit dem Fachbegriff "Punch-out" bezeichnet.

Szenario Anbindung über OCI-Schnittstelle:
2. Anbindung an Marktplätze/Business Networks.
Welche Auswirkungen haben Marktplätze/Business Networks auf die E-Procurement-basierte Zusammenarbeit mit Kunden?
  • Durch das schnellere Onboarding bewegt sich der Fokus von einer Lieferantenreduktion aufgrund aufwendigerer Projekte und generell einer geringen Anzahl von Lieferanten auf dem System hin zu einer deutlich flacheren, standardisierten Integration. Die Anzahl der Lieferanten spielt nun eine geringere Rolle – es geht um die Anzahl der Prozesse.
  • „Consumerization" bedeutet, dass wir nicht mehr (so stark) zwischen B2B- und B2C-User/-Business unterscheiden. In beiden Fällen geht es um User Experience – der Nutzer will sein Ergebnis schnell, intuitiv, komfortabel und flexibel, die Lösungen und der komplette Prozess müssen sich an dieser Tatsache ausrichten.
  • Das Schaffen neuer, digitaler Geschäftsprozesse ist für Lieferanten insofern interessant, als dass sich „digital" bei Kunden oft nur noch auf den eigentlichen Austausch der Dokumente beschränkt. „Legacy-Prozesse" im Unternehmen, die an diese neuen, digitalen Prozesse angedockt werden, sind in Summe so schwach wie das schwächste Glied und müssen genau untersucht bzw. angepasst werden.

 

Bechtle ist seit vielen Jahren auf einer Vielzahl der führenden Marktplätze/Business Networks präsent. Über diese können, je nach technischer Ausprägung des Anbieters, Anbindungen sowohl über statische Kataloge als auch über dynamischen Punch-out durchgeführt werden. Komplettiert werden diese durch den beleglosen Austausch von Geschäftsdokumenten.

2.1 Statische Kataloge.

Bei statischen oder auch gehosteten Katalogen stellt Bechtle Ihnen seine Katalogdaten in einem regelmäßigen Zyklus zur Verfügung. Die Katalogdaten beinhalten Artikelinformationen wie zum Beispiel den Namen, die Artikelbeschreibung und den Preis. Diese Daten werden anschließend in das Beschaffungssystem geladen und stehen den Bedarfsträgern und Beschaffern somit direkt in der Einkaufslösung zur Verfügung. Zur Übermittlung der Katalogdaten haben sich verschiedene Standardformate etabliert. Dazu zählen zum Beispiel BMEcat, JSON oder auch das von SAP Ariba entwickelte CIF-Format.

2.1.1 Szenario Statischer Katalog.

2.2 Punch-out-Kataloge Level 1.

bios® kann über eine OCI-Schnittstelle oder das SAP Ariba-spezifische Format cXML integriert werden. Bei diesem Vorgang, auch bekannt als Punch-out, verlässt der Anwender das eigene Beschaffungssystem und wechselt in unsere extern angebundene Procurement-Plattform. Beim technischen Absprung werden auch Kundeninformationen übermittelt, sodass auch das Sortiment sowie kundenspezifische Konditionen gesteuert werden können. Nachdem der Anwender in den angebundenen Katalog gewechselt hat, kann er nach Katalogartikeln suchen und diese seinem Warenkorb hinzufügen. Sobald die Suche abgeschlossen ist und der Anwender wieder in sein Beschaffungssystem wechselt, werden die Artikel ebenfalls in das Beschaffungssystem übertragen. Hier erfolgen weitere Schritte wie z. B. Kontierung, Genehmigung und hier wird auch die endgültige Bestellung erzeugt, die im Anschluss an Bechtle übertragen wird.

2.2.1 Szenario Punch-out-Level 1.

2.3 Punch-out-Kataloge Level 2.

Während der Endanwender bereits zur Artikelsuche innerhalb von Punch-out-Katalogen abspringen muss, ermöglicht Punch-out-Level 2 die Artikelsuche innerhalb der eigenen Beschaffungslösung. Somit kann der Endanwender sowohl die integrierten Katalogartikel (aus statischen Katalogen) als auch externe Kataloge, welche über Punch-out-Level 2 angebunden sind, direkt in der eigenen Beschaffungslösung durchsuchen. Zum Übertragen der in einem Punch-out Level 2 gefundenen Artikel in den Einkaufswagen erfolgt allerdings wieder der Absprung in den Punch-out Katalog.

2.2.1 Szenario Punch-out-Level 2.

3. Systeme zur Klassifizierung von Produkten/Services.

Hierbei handelt es sich um branchen- und unternehmensübergreifende Produktdatenstandards für die Klassifizierung und eindeutige Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen in Warenwirtschaftssystemen (> 50.000 Produktklassen). Diese Standards ermöglichen den digitalen Austausch von Produktstammdaten über Branchen, Länder, Sprachen oder Organisationen hinweg. Insbesondere in ERP-Systemen bzw. auf Marktplätzen ist deren Nutzung als standardisierte Grundlage für eine Warengruppenstruktur weitverbreitet.

 
Die am häufigsten benutzten Standards sind:
  • eCl@ss – schwerpunktmäßig im europäischen Raum
  • UNSPSC – schwerpunktmäßig im amerikanischen Raum
4. Elektronische Bestellung.

Die in Ihrem Backend oder auf dem Marktplatz generierten Bestellungen werden idealerweise über ein XML-Gateway (z. B. SAP XI/PI/PO) oder eine andere Kommunikationsplattform als elektronisches Dokument zum Bechtle XML-Gateway übertragen. Sie können alternativ auch per Mail-Attachment übertragen werden. Dort werden die Daten inhaltlich geprüft und für die Weiterverarbeitung an das Bechtle ERP-System aufbereitet (die Prüfkriterien können kundenindividuell angepasst werden). Die Daten werden im Anschluss an den betreuenden Bechtle Partnerstandort des Kunden weitergeleitet und nach einer automatisierten finalen Detailprüfung wird dort die Bestellung gemäß Vereinbarung verarbeitet.

 

Bechtle unterstützt für die Verarbeitung elektronischer Bestellungen vom Kunden folgende XML-Standards (Stand 12/2018):

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

 

Des Weiteren besitzen wir die technische Möglichkeit für die Integration von EDIFACT-D96A/D97A-Bestellungen – dies ist allerdings häufig mit einem deutlich höheren Projektaufwand verbunden.

 

Für die Übermittlung der elektronischen Bestellungen bevorzugen wir eine sichere Online-Übertragung via HTTPS POST an einen Webserver. Alternativ unterstützen wir auch eine Übertragung via (S)FTP oder AS2 und in Ausnahmefällen auch eine unverschlüsselte Übertragung via HTTP oder E-Mail-Dateianhang.

5. Elektronische Rechnungsstellung.

Auf Ihren Wunsch hin können Ihre Rechnungsdaten z. B. als XML-Daten zur automatisierten Verbuchung in Ihrem Backend System bereitgestellt werden. Folgende Formate sind hier üblich:

 

Elektronische Rechnung im Format „ZUGFeRD 1.0“.

Das „ZUGFeRD 1.0“-Rechnungsformat erlaubt es seit 2014, Rechnungs-/Gutschriftsdaten in strukturierter Weise in einer modifizierten PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Es wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet. Das Format entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr angewendet werden.

 

Unsignierte XML-Rechnung.

Parallel zu einer unsignierten XML-Rechnung wird weiterhin das bisherige Papierdokument in Form einer Belegliste versendet.

 
Signierte XML-Rechnung über einen zertifizierten Signaturdienstleister.

Wenn auf das Papierdokument komplett verzichtet werden soll, ist es erforderlich, dass die XML-Rechnungsdaten von einem anerkannten Signaturdienstleister gesetzeskonform digital signiert und die Daten (inkl. Prüfprotokoll) in einem revisionssicheren Langzeitarchiv aufbewahrt werden.

► Der Projektschritt „Elektronische Rechnungsstellung“ sollte erfahrungsgemäß aber erst zu einem späteren Zeitpunkt näher betrachtet werden, wenn die OCI- und XML-Bestellintegration nachweislich „rund“ läuft. Auch müssen hierbei von beiden Parteien die gesetzlichen Bestimmungen für die digitale Übertragung von Rechnungsdaten eingehalten werden.

Download.

Für einen tieferen Einblick in die technische Integration von bios® in externe Beschaffungssysteme nutzen Sie bitte unsere Dokumentation.

Prozessbeschreibung Deutsch
bios® - Bechtle E-Procurement Lösung.
pdf Download
Prozessbeschreibung Englisch
bios® - Bechtle E-Procurement Solution.
pdf Download
Fazit.

Als einer der E-Commerce-Pioniere stehen wir Ihnen seit 1995 mit unseren Beschaffungsplattformen und unserem Know-how zur Verfügung. Speziell im E-Procurement geht es primär darum, Ihren Beschaffungsprozess auf Basis Ihrer internen Richtlinien optimal zu unterstützen. Der Mensch als operativer Beschaffer steht stets im Fokus unserer Bemühungen und dessen nahtlose Integration in die definierten Prozesse genießt bei uns oberste Priorität.

Martin Meyer, Head of E-Procurement Services bei Bechtle