Herausforderung.

Wie tauscht man die bisher an 300 Schulstandorten eingesetzten, nicht Windows 11-fähigen PCs schnell, zuverlässig und termingerecht aus? Mit der Firma Bechtle verfügte die Stadt Köln über einen Rahmenvertragspartner, mit dem dieser herausfordernde Rollout termingerecht umgesetzt werden konnte. Insgesamt beinahe 8.000 PCs. Planung, Vorkonfiguration, Lieferung, Aufbau, Abbau und Entsorgung – alles aus einer Hand und über den bestehenden Rahmenvertrag. Der Austausch? Im laufenden Schulbetrieb. Ein Rollout mit System, individuell auf die Schulen abgestimmt. Dabei musste alles passen: eine exakt getaktete Auslieferung, die flexibel anpassbar sein musste – schnell, reibungslos und ohne Mehraufwand für die Schulen.

Der Rollout der neuen PCs war ein beeindruckendes Projekt. Vor allem die Umsetzung und die Verlässlichkeit bei dieser Menge und in der vorgegebenen Zeit waren beachtlich. Wir hatten über den gesamten Projektverlauf hinweg einen sehr guten Austausch. Störungen konnten dadurch zeitnah und enorm pragmatisch im Sinne unserer Schulen gelöst werden. Das Feedback aus den Schulen ist durchweg positiv, denn sie fühlten sich durch die transparente Kommunikation, die Professionalität vor Ort und das gesamte Handling jederzeit bestens aufgehoben.

Markus Späinghaus, Teamleiter Medieneinsatz und -beratung, 12/Digitalisierung und Informationstechnik, Stadt Köln

Lösung.

Über den Rahmenvertrag hielt Bechtle bereits leistungsstarke Lenovo PCs und Lenovo ThinkVision Monitore für die Stadt Köln bereit, die flexibel abgerufen werden konnten. Der Rahmenvertrag deckte zudem den Rollout der Lenovo Geräte an die Schulen ab, finanziert über Fördermittel des Digital- Pakts. Für jede Schule wurden dabei die PCs im Vorfeld inventarisiert und für die Lieferung vorbereitet – inklusive eines Sicherheitsschlosses. Alle Geräte musste Bechtle sauber dokumentieren und nach Schulstandort kommissionieren – exakt auf Termin und Lieferumfang abgestimmt. Dazu konfigurierte Bechtle jeden PC für den jeweiligen Zielstandort vor. Vor Ort dann: Austausch der Geräte durch Bechtle. Dazu musste das Team die Altgeräte abbauen, neue aufbauen und die Grundinstallation automatisch vom Schulserver vor Ort per Mausklick starten. So konnten die PCs im Anschluss direkt genutzt werden – ohne große Ausfallzeiten für die Schulen. Die Festplatten der Altgeräte? Wurden sicher gelöscht, dokumentiert und über zertifizierte Entsorgungspartner abgeführt. Auch kurzfristige Änderungen – wie etwa eine Erweiterung des Rollout-Volumens – setzte Bechtle flexibel um. Und der Rollout-Plan? Den hielt man zu 98 Prozent ein. Über 300 Schul-Campusse, fast 8.000 Lenovo PCs mit den passenden Monitoren, innerhalb von 11 Monaten – an nahezu jeder Schule lief das dank aller Beteiligten reibungslos. Schnell, strukturiert und exakt abgestimmt.

Vorteile/Nutzen.

  • Rollout in Rekordzeit aufgrund bestens vorbereiteter und vorkonfigurierter Systeme.
  • Einheitlicher Plan mit einem bestens abgestimmten Rollout-Konzept.
  • Alles aus einer Hand von der Rollout-Planung über die Lieferung bis zur Entsorgung.
  • Fristgerechte Umsetzung in nur 11 Monaten – trotz hoher Stückzahl.
  • Durchgängige Koordination durch Bechtle von der Altgeräte- Demontage bis zur Installation.
  • Sichere Altgeräteentsorgung inklusive zertifizierter Datenlöschung – dokumentiert und DSGVO-konform.
  • Windows 11-fähige IT durch den flächendeckenden Einsatz leistungsstarker Lenovo PCs.
  • Individuelle Kommissionierung, damit jede Schule genau die richtige Anzahl und Ausstattung zum richtigen Zeitpunkt erhielt.