IT Solutions - 13.10.2022

Hybrides Arbeiten: Warum es sich lohnt, Meetingräume zu modernisieren.

Ein Blick in die Meetingräume vieler Unternehmen zeigt: Sie sehen noch genauso aus wie vor fünf oder zehn Jahren. Ein Problem: Denn die Arbeitsweise im Büro hat sich rasant gewandelt und hybride Meetings stehen bei fast allen Unternehmen auf der Tagesordnung. Ein Teil der Mitarbeitenden sitzt vor Ort im Besprechungsraum, weitere Teilnehmer:innen wählen sich per Videocall ein. Erfüllt die Technik aber nicht die Anforderungen an moderne und ortsunabhängige Zusammenarbeit, dann ist es kaum möglich, gewinnbringende hybride Meetings durchzuführen.

Verfasst von

Consultant – Microsoft und Workplace Management

E-Mail: florian.vees@bechtle.com

Hybride Meetings erfordern ein Umdenken.

Wir alle kennen Meetings, an denen wir virtuell teilnehmen – und stille Zuschauer:innen sind. Das eigentliche Meeting und die Dynamik liegen bei den Personen, die gemeinsam im Raum sitzen. Die virtuellen Teilnehmerinnen oder Teilnehmer überlassen anderen das Wort und tragen nur wenig zum Meeting bei – wesentlicher Input bleibt ungehört. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten zur modernen Teamarbeit über hybride Meetings anbieten.

Interaktive Zusammenarbeit statt statischer Präsentation.

Passende Tools, wie beispielsweise intuitive Whiteboards, auf denen die Mitarbeitenden schnell Ideen skizzieren können, fördern die interaktive Zusammenarbeit. Virtuelle Meetings werden dagegen eher als distanziert oder statisch empfunden. Mehrere Kameras im Besprechungsraum und intelligentes Speaker Tracking sorgen dafür, dass die virtuell Teilnehmenden alle im Raum sehen, und die jeweils sprechende Person im Fokus steht. Das bringt mehr Dynamik in die Meetings, wirkt natürlicher und schafft darüber hinaus zwischenmenschliche Nähe.

Neben moderner Technologie wie Kameras und Audioequipment ist auch die passende Software wichtig. Sie ermöglicht es, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, Ergebnisse schnell festzuhalten und erleichtert den kreativen Austausch. Der einfache Zugriff auf Tools und Programme entscheidet letztlich, ob die neuen Möglichkeiten auch genutzt werden.

Individuelle Konzepte für verschiedene Anforderungen.

„Wir brauchen bessere Kameras in unseren Meetingräumen.“ Mit dieser Anforderung kommen viele Unternehmen auf uns zu. Doch bei der Frage, wie das ideale hybride Meeting aussieht, ist eben nicht nur die Ausstattung maßgebend. Bei einem ganzheitlichen und passgenauen Konzept ist es wichtig zu wissen, wie die Mitarbeitenden die Räume nutzen – also wie viele Personen an den Meetings teilnehmen und in welcher Form diese stattfinden. Ausschlaggebend ist außerdem, ob Meetingräume von Mitarbeitenden, etwa aus dem Controlling, dem Marketing oder der Produktion, genutzt werden. Denn unterschiedliche Arbeitsweisen erfordern eine angepasste Ausstattung der Meetingräume.

Um das Thema hybride Meetings vollumfänglich zu betrachten, beleuchten wir darum gemeinsam mit unseren Kunden unterschiedliche Fragen: Finden in den Räumen eher klassische Meetings statt oder ist kreativer Austausch wichtig? Wie sieht der Raum an sich aus, welche Gegebenheiten gibt es? Wer arbeitet in den umliegenden Büros und nutzt die Meetingräume? Welche Anforderungen haben diese Mitarbeitenden an eine erfolgreiche Besprechung? Aus diesem Input erarbeiten wir ein individuelles Konzept, das sich für den spezifischen Raum oder für mehrere Raumkategorien im Unternehmen eignet. Und am Ende begleiten wir unsere Kunden auch bei der Transition – also dabei, die Mitarbeitenden zu befähigen, die Räume und die Technik gewinnbringend zu nutzen.

Guiding Principles sind entscheidend.

Aus der Praxis wissen wir, dass es für Unternehmen hilfreich ist, Regeln für Meetings anzubieten. Einzelne Teams erarbeiten auf dieser Basis individuelle Guiding Principles, um effizient zusammenarbeiten zu können. Dazu definieren sie die verschiedenen Arten einer Besprechung, wie kurze Sprint Calls, kreativen Austausch oder klassische Besprechungen. Sie legen außerdem fest, wie lang ein Meeting dauern darf und in welcher Form es stattfinden soll – virtuell, hybrid oder vor Ort? Weitere Leitlinien betreffen die Ziele der Meetings oder regeln, wie es in hybriden Besprechungen möglich ist, allen Teilnehmenden den gleichen Redeanteil zuzuweisen und sie effektiv in den kreativen Austausch einzubinden.

Mein Fazit: Erfolgreiches hybrides und flexibles Arbeiten erfordert einen grundlegenden Rahmen. Moderne Technik, die Motivation der einzelnen Mitarbeitenden und die hybride Arbeitskultur im Unternehmen müssen Hand in Hand gehen, um am Ende flexibles Arbeiten zum Erfolg werden zu lassen. Wir bei Bechtle geben dabei mehr als die passende Technik an die Hand. Wir erarbeiten maßgeschneiderte Raumkonzepte, haben die Anforderungen der Mitarbeitenden im Blick und begleiten auf Wunsch auch den Change Prozess. So holen wir das Beste für alle aus den hybriden Arbeitsmöglichkeiten.

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Diesen Beitrag haben wir veröffentlicht am 13.10.2022.