Modern Workplace - 05.02.2021

Collaboration als Treiber der digitalen Transformation von Office-Prozessen.

Die Umstellung auf agiles Arbeiten und die Einrichtung flexibler Work-Lösungen ist in vielen Unternehmen ein aktuelles und zentrales Thema. Die Notwendigkeit nach fortschreitender Digitalisierung setzt Unternehmen zunehmend unter Druck. Um den Anforderungen von Markt und Mitarbeitern gerecht zu werden, sind neue digitale Kompetenzen erforderlich.

Verfasst von

Nur durch Veränderungen in bestehenden, teils veralteten, Prozessen wird eine umfassende Transformation der Office-Prozesse möglich. Online-Tools zur Kollaboration und Kommunikation werden dann Teil der Grundausstattung am Arbeitsplatz, ebenso wie Softwarelösungen und Applikationen zur Bearbeitung von operativen Geschäftsprozessen. Wie gut sind deutsche Büros in diesem Punkt aktuell aufgestellt? Bechtle und Techconsult haben 200 Verantwortliche mittelständischer Unternehmen befragt, wie der Einsatz digitaler Softwarelösungen die Produktivität verändert und wie Unternehmen die Transformation operativer Geschäftsprozesse vorantreiben können.

Microsoft ist gefragtester Hersteller bei Bürosoftware.

Ein produktives Büro-Umfeld ist ein wichtiger Faktor für Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz. Dazu müssen Unternehmen veraltete Prozesse neu definieren und gestalten. Nur so lassen sich Kommunikation und Zusammenarbeit als Rahmen operativer Geschäftsprozesse agil und effizient gestalten. Langfristige Produktivitätssteigerung kann dabei nur durch automatisierte und softwaregestützte Büroabläufe erreicht werden. Rund 85 Prozent der befragten Unternehmen setzen eine Lösung von Microsoft ein, um effektive und ortsunabhängige Zusammenarbeit in virtuellen Arbeitsräumen zu ermöglichen. 11 Prozent setzen dabei auf die Open-Source-Anbieter OpenOffice und LibreOffice. Durch den Homeoffice-Boom der letzten Monate steht bei der Auswahl geeigneter Software-Anwendungen vor allem der Bereich Kollaboration und Kommunikation im Vordergrund. So können Aufgaben leicht erstellt, delegiert und der Status dokumentiert werden. Auch hier sind Microsoft-Lösungen stark gefragt. Mit 59 Prozent führt Microsoft Teams vor Zoom mit 9 Prozent und GoToMeeting mit 4,5 Prozent.

Die Bedeutung von Teamarbeit wird bei der Beantwortung der Frage nach aktuell relevanten Prozessen deutlich. Hier stuft fast die Hälfte aller Befragten den Austausch und das Teilen von Daten sowie die Durchführung von virtuellen Konferenzen als sehr relevant ein. Das virtuelle Zusammenarbeiten fördert nicht nur ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten, sondern beschleunigt Entscheidungsprozesse durch einen schnellen und effizienten Austausch. Große Zufriedenheit herrscht bei der Durchführung virtueller Konferenzen im Office-Umfeld. Zudem führen gut umgesetzte virtuelle Konferenzen in über 80 Prozent der Unternehmen zu einer deutlich produktiveren und effizienteren Zusammenarbeit. Die Projektbearbeitung wird durch den Einsatz von Collaboration-Lösungen zum Aufgabenmanagement und zur Zusammenarbeit beschleunigt. Zudem steigt die Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Beide Punkte zeigen sich in mehr als 80 Prozent der befragten Unternehmen. Nachholbedarf besteht dagegen bei der Nutzung von Diskussionsplattformen und der Nutzung von Mindmapping zur kreativen Ideenfindung.

Automatisierte Workflows für höhere Produktivität.

Neben dem zentralen Thema Zusammenarbeit ist der Büroalltag von zahlreichen Routine-Prozessen geprägt, deren Workflows oftmals durch Softwareunterstützung optimiert werden können. 65 Prozent der Befragten sehen einen starken Produktivitäts- und Effizienzanstieg durch automatisierte Workflows, wobei der Einsatz digitaler Signaturen als besonders relevant eingestuft wird. Allgemeine Zufriedenheit herrscht mit der digitalen

Abbildung wiederkehrender Office-Prozesse, wie z. B. Reisekostenabrechnungen oder Fuhrparkmanagement. Zur internen Koordination von solchen Aufgaben und Prozessen ist eine transparente Übersicht über aktuelle Projekte essentiell. Hierfür nutzen viele Unternehmen Anwendungen, die sich unkompliziert in bestehende Bürosoftware integrieren lassen. Im Vergleich zum Status vor drei Jahren haben sich die Bearbeitungsdauer von Projekten und die Bearbeitungsgeschwindigkeit wiederkehrender Office-Prozesse um 14 Prozentpunkte verbessert. Die Zufriedenheit und Akzeptanz der Mitarbeiter ist im gleichen Zeitraum um 15 Prozent angestiegen.

Sicherheit vertraulicher Informationen ist in Unternehmen stets ein wichtiges Thema. Die Digitalisierung bringt mit Themen wie „agiles Arbeiten“ und „Datenzugriff von jedem Ort“ neue Herausforderungen mit. Der Schutz und die Beschränkung des Zugriffs auf vertrauliche Informationen und Dokumente sind daher besonders relevant. Jeder zweite Befragte sieht sich bei der Verwaltung von Informationsrechten (IRM) gut aufgestellt. Dies beinhaltet die Festlegung von Zugriffsberechtigungen auf und Verschlüsselung von Informationen, um unberechtigten Zugriff zu verhindern. Für 83 Prozent der Befragten führte der Einsatz eines IRM zu einer deutlich höheren Sicherheit im Office-Umfeld. Sowohl die DSGVO als auch der Schutz vor Datenverlusten sind für die Hälfte der befragten Unternehmen weiterhin relevante Themen im Tagesgeschäft. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten lassen sich viele Prozesse automatisieren. So können Unternehmen beispielsweise die elektronische Speicherung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder die Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten in Prozesse integrieren, um die Einhaltung der DSGVO zu vereinfachen.

Kostenreduktion durch Internettelefonie.

Neben der Verwaltung und Bearbeitung von Prozessen ist Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des operativen Arbeitstages, sowohl intern zwischen den Mitarbeitern als auch extern zu Kunden. Auch in diesem Bereich kann cloud- und softwarebasierte Telekommunikation Vorteile bringen und eine standortunabhängige, einheitliche Vernetzung sicherstellen. Für gut die Hälfte der befragten Unternehmen zählen das Tätigen von Einzel- oder Gruppenanrufen sowie das Durchführen von Audiokonferenzen dabei zu den besonders relevanten Themen. Mit 35 Prozent liegt die Direct-Routing-Kombination mit individuellem Anrufplan eher auf den hinteren Plätzen. Die Ergebnisse der Studie zeigen den hohen Stellenwert der Internettelefonie im Arbeitsalltag. Viele Teamwork-Anwendungen bieten integrierte Telefonie-Lösungen, sodass die Komponenten leicht in eine bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden können. Die intensive Nutzung von Audiokonferenzen führt dabei in 81 Prozent der Unternehmen zu geringeren Kommunikationskosten und in 78 Prozent zu einer besseren Sprachqualität.

Insgesamt zeigen die Ergebnisse der Studie einen deutlichen Trend zur digitalen Transformation operativer Office-Prozesse in Unternehmen. Dabei wird deutlich, dass der Einsatz von Collaboration-Plattformen ein maßgeblicher Treiber für positive Effekte der Digitalisierung, wie Produktivitätssteigerung, bessere interne Kommunikation und schnellere Bearbeitungsdauer, ist. Durch die Integration von Telekommunikation in Collaboration-Software lassen sich weitere positive Aspekte wie Kostenreduktion und Verbesserung der Sprachqualität verwirklichen. Aber auch die Bereiche Security und Compliance profitieren von der digitalen Transformation. Gängige Büroanwendungen und -lösungen stellen in vielen Fällen Module zur Gewährleistung der Security und Compliance bereit, die die Sicherstellung vereinfachen.

 

ZUR STUDIE

Beitrag weiterempfehlen

Diesen Beitrag haben wir veröffentlicht am 05.02.2021.