Leadership 10.03.2021

Umgang mit Fehlern – Wie können Führungskräfte eine gute Fehlerkultur in ihrem Team fördern?

Wir alle kennen vermutlich dieses Gefühl: Wir haben soeben festgestellt, dass wir einen Fehler gemacht haben. Wir reden jetzt nicht von den kleinen Fehlern, die in der Regel keine Auswirkung haben und die vermutlich ohnehin niemand bemerkt. Wir reden von Fehlern, bei denen unsere Führungskraft betroffen ist oder bei denen gravierende Auswirkungen auftreten können. Eine Umsatzkonsolidierung ist fehlerhaft oder in unserer neu entwickelten Software wurde eine Anforderung komplett vergessen. Was also tun? Hoffen, dass keiner den Fehler bemerkt? Oder schnell versuchen, den Fehler auszubügeln, bevor ihn andere bemerken?

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Bernd Heinrich
Leitung Zentrale Dienste

Ich denke, beide Vorgehensweisen sind uns allen bekannt – und als Führungskraft wünscht man sich keine davon.

Was sind also die Gründe für ein solches Verhalten?

Ein Grund dürfte sein, dass einen Fehler einzugestehen oftmals mit der Angst verbunden ist, dass unsere Führungskräfte unsere Leistung als schlecht einschätzen könnten. Ein weiterer Grund sind Vorgesetzte, die „sehr emotional“ auf Fehler reagieren. Es handelt sich also oftmals um eine Schutzreaktion. Je öfter ein solches Verhalten erlebt wurde, umso mehr wird der betroffene Mitarbeiter künftig versucht sein, seine Fehler zu verbergen.

Wie können wir nun erreichen, dass unsere Mitarbeiter Fehler nicht vertuschen oder versuchen, sie im Verborgenen zu bereinigen?

Zum einen sollten wir in Gesprächen, in denen gemachte Fehler diskutiert werden, nicht emotional reagieren. Ein Erfolgsrezept ist hierbei, Fragen zukunftsgerichtet anstatt vergangenheitsbezogen zu stellen. Die Milch ist bereits verschüttet – die Frage, warum sich jemand nicht „mehr Mühe“ gegeben hat, ist nicht hilfreich. Die Diskussion sollte sich eher um die Frage drehen, wie man einen ähnlichen Fall in Zukunft vermeiden kann.

Ein weiterer Aspekt, den ich für wichtig halte, ist es, mit gutem Beispiel voranzugehen. Jeder weiß zwar, dass es menschlich ist, Fehler zu machen in der Berufswelt wird das aber gerne verdrängt. Also soll unser Team erfahren können, dass Fehler auch im beruflichen Alltag dazugehören, indem wir unsere eigenen Fehler offen zugeben. Wenn wir eine falsche Entscheidung getroffen, eine Anforderung nicht klar formuliert oder eine E-Mail zu scharf geschrieben haben, dann geben wir das ohne Umschweife zu. Damit senden wir ein starkes Zeichen an unsere Teammitglieder, dass Fehler auf allen Ebenen gemacht werden und gemacht werden dürfen.

Ganz getreu dem Motto: „Ich habe so viel aus meinen Fehlern gelernt, ich denke darüber nach, noch weitere zu machen.“

Was können wir beachten, wenn wir über unsere Fehler sprechen?

Wenn wir nun also einen Fehler zugeben, dann ist es hilfreich, dies umgehend und am besten vor dem gesamten Team zu tun. Wir wollen somit vermeiden, dass bei einzelnen Teammitgliedern der Eindruck entsteht, dass unser Fehler möglichst in einem kleinen Kreis gehalten werden soll.

Wie bei allen Fehlern, die unseren Teammitgliedern unterlaufen sind, messen wir unserem Fehler nicht unnötig Bedeutung zu. Wir besprechen den Sachverhalt einmalig bei der nächstmöglichen Gelegenheit mit dem Team. Wenn die Auswirkung des Fehlers es zulässt, dann wäre der nächste Regeltermin die beste Gelegenheit. Aber rufen Sie bitte keine Sondersitzung ein!

Wir kommunizieren klar, dass uns der Fehler unterlaufen ist. Wir sprechen also in der Ich-Form und verwenden nicht das verallgemeinerte „Wir“. Das Ziel ist ja, den Teammitgliedern ein Vorbild zu sein, sodass sie künftig unserem Beispiel folgen.

Gibt es einen Leitfaden für den Umgang mit Fehlern?

Inspiriert von den Empfehlungen des Podcasts manager-tools.com finde ich folgendes Vorgehen sehr hilfreich:

1. Unverzüglich und offen über Fehler berichten.

Damit wird ermöglicht, dass mögliche negative Auswirkungen aktiv eingeschränkt werden – ein kleines Problem wächst nicht zu einem großen Problem heran. Auch wenn die eigene Führungskraft eventuell mürrisch reagieren könnte – sie würde noch viel mürrischer reagieren, wenn sie es von Dritten erfährt. Auch die aufkommende Sorge, dass der Fehler der eigenen Karriere schaden könnte, sollte getrost beiseitegeschoben werden. Das proaktive Kommunizieren von eigenen Fehlern zeugt von Professionalität. Gute Vorgesetzte werden dies honorieren.

2. Was ist passiert?

Den Fokus auf die Fakten legen. Der Empfänger (in der Regel die Führungskraft) soll das Problem schnell erfassen können. Zudem benötigt es weniger Zeit in der Vorbereitung, die Fakten darzulegen, als einen länglichen Roman zu verfassen. Dieser würde auch dem Ziel widersprechen, so schnell wie möglich zu berichten.

3. Welche Auswirkungen hat der Fehler?

Das mag im ersten Moment ungewöhnlich klingen, da man davon ausgeht, dass der Empfänger der Nachricht die Auswirkungen selbst kennen wird. Der Empfänger der Nachricht ist aber meistens nicht so tief in der Materie verwurzelt, dass diese Annahme getroffen werden sollte. Insbesondere nicht, wenn der Empfänger die Führungskraft ist, die in der Regel eher ein Generalist ist. Hier wird zudem übersehen, dass dies eine gute Möglichkeit ist, zu zeigen, dass man die potentiellen Auswirkungen selbst untersucht und durchdacht hat.

4. Wer sollte noch informiert werden?

Eventuell gibt es weitere Personen, die von den Auswirkungen des Fehlers betroffen sein könnten. Auch diese Personen sollten entsprechend informiert werden.

5. Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es?

Als Fachexperte sollten bereits mögliche Maßnahmen und deren Konsequenzen (Aufwand, Dauer, nachgelagerte Aufgaben usw.) bedacht werden. Auch wenn am Ende keine passende Lösung dabei ist, so wird mit diesem Verhalten demonstriert, dass man Verantwortung übernehmen kann.

6. Wie kann der Fehler künftig vermieden werden?

Dieser Schritt wird in der Regel nachgelagert erfolgen. Hier wird der Führungskraft gezeigt, dass aus Fehlern gelernt wurde. Für die Führungskraft ist dies ein deutliches Zeichen, dass Verantwortung übertragen werden kann – ein weiterer potentieller Pluspunkt im beruflichen Werdegang.