Herausforderung.
Das Apotheken-Rechen-Zentrum (ARZ) Darmstadt sorgt seit mehr als 50 Jahren für funktionierende Prozesse rund um die Rezeptabrechnung in den Apotheken vor Ort. Mit Hauptsitz in Darmstadt und weiteren Niederlassungen in Gera und Oldenburg betreut das ARZ rund 2.500 Apotheken in Deutschland, insbesondere in den Bundesländern Hessen, Rheinland-Pfalz, Thüringen und dem Saarland. Ob E-Rezept oder Muster: Das ARZ muss bei allen Abrechnungsschritten höchste Sicherheits-, Datenschutz- und Versicherungsstandards einhalten. Dazu muss das ARZ seine IT-Infrastruktur zukunftssicher auf- und ausbauen sowie jederzeit sicherstellen, dass seine Systeme nicht nur robust und zuverlässig, sondern auch innovativ und skalierbar sind. Die flexible und sichere IT-Landschaft muss also den sich wandelnden Anforderungen im Gesundheitswesen gewachsen sein. Um die IT-Landschaft stets auf dem neuesten Stand zu halten und neue Technologien reibungslos zu integrieren, bedarf es jedoch optimaler interner Prozesse. Gleichzeitig wollte das ARZ seine internen Strukturen so gestalten, dass die Mitarbeitenden eigenverantwortlich und agil arbeiten können, ohne auf wichtige Impulse von außen zu verzichten. Dazu sollten Prozesse vereinfacht und die Zusammenarbeit im Unternehmen gefördert werden. Die spannende Aufgabe: eine langfristige IT-Strategie zu entwickeln, die Sicherheit, Wachstum und Zukunft des Unternehmens gewährleistet.
Dank der hervorragenden Zusammenarbeit mit dem von Bechtle schnell und unkompliziert eingesetzten Interims-Manager und seiner externen Unterstützung konnten wir unsere IT-Strukturen grundlegend modernisieren und zukunftssicher gestalten. Die Expertise von Bechtle und das zielorientierte Vorgehen des Interims-Managers haben uns enorm geholfen, die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen in unserer IT erfolgreich zu meistern.
Jürgen Pohl, Leitung IT-Rechenzentrum, Apotheken-Rechen-Zentrum GmbH
Lösung.
Mit Bechtle verbindet das Apotheken-Rechen-Zentrum eine langjährige Geschäftsbeziehung. Im Rahmen eines „Bechtle Reports“, einer umfassenden Bestandsaufnahme des Rechenzentrums, ermittelte der IT-Dienstleister, welche Bereiche der Infrastruktur verbessert und wo neue Technologien integriert werden sollten, um die Systeme des ARZ zukunftssicher zu machen. Eine weitere Erkenntnis war, dass einige Prozesse besser organisiert werden könnten. Die teilweise unklare Verteilung der Verantwortlichkeiten erforderte einen erfahrenen externen Manager, mit dem die IT-Abteilung ihre Prozesse nicht nur kurzfristig, sondern auch strategisch neu ausrichten konnte. Ein erfahrener Experte in den Bereichen Rechenzentrumsbetrieb und IT-Strategie übernahm diese Rolle auf Zeit. Der Interims-Manager von Bechtle sollte das IT-Team stabilisieren, klare Prozesse einführen und gleichzeitig die strategische Ausrichtung der IT-Abteilung weiterentwickeln. Dank seiner strukturierten Vorgehensweise konnte das ARZ sowohl alle kurzfristigen Herausforderungen meistern als auch die langfristigen Ziele definieren. Dazu führte der Interims-Manager regelmäßige Gespräche mit dem Management und den IT-Mitarbeitenden des ARZ und verschaffte sich so ein klares Bild der aktuellen Situation. Für die dringendsten Bereiche leitete er gemeinsam mit einem neu eingesetzten IT-Leiter gezielte Maßnahmen ein, optimierte so die IT-Prozesse und bereitete das Team auf die Veränderungen vor. Als zentralen Punkt führte der Interims-Manager von Bechtle klare Verantwortungsstrukturen ein. So wusste jeder Mitarbeitende, welche Aufgaben in seinen Verantwortungsbereich fielen. Gleichzeitig hielt er wöchentliche Coaching-Sitzungen ab, in denen er das Team nicht nur schulte, sondern auch aktiv in den Veränderungsprozess einbezog. Und auch das Backup-Konzept des ARZ wurde gemeinsam neu aufgesetzt und die Sicherheitsstrategie überarbeitet. Zusammen mit dem Bechtle Interims-Manager sicherte das Apotheken-Rechen-Zentrum zudem alle bestehenden virtuellen Maschinen ab und implementierte neue Backup-Prozesse, die den aktuellen Sicherheitsanforderungen entsprechen. Parallel dazu begleitete der Interims-Manager die Einführung von Microsoft 365, mit dem die Mitarbeitenden standortunabhängig arbeiten können. Er half bei der Koordination der Implementierung und stellte sicher, dass die Mitarbeitenden durch Schulungen und Workshops in die neuen Arbeitsprozesse eingebunden wurden. So waren alle im Team motiviert und bereit für die neuen Technologien.
Vorteile/Nutzen.
Durch die schnelle Einarbeitung und die langjährige Erfahrung des Interims-Managers von Bechtle konnte dieser sofort die Strukturen im ARZ verbessern. Er entlastete das IT-Team und sorgte für klarere Verantwortlichkeiten. Entscheidungen werden nun zügig getroffen und Projekte schneller abgeschlossen. Durch die Einbindung der Mitarbeitenden und regelmäßige Coachings arbeitete sich das Team schnell in die neuen Technologien ein und setzt diese heute effizient ein. Der externe Blick des Interims-Managers ermöglichte es, unabhängig zu agieren, Verbesserungspotenziale schnell zu
erkennen und konsequent umzusetzen. Als Bindeglied zwischen Geschäftsführung und IT-Abteilung verbesserte er zudem die Kommunikation und Zusammenarbeit. Er stand dem ARZ vor Ort und aus der Ferne jederzeit für Fragen und weitere Maßnahmen zur Verfügung. Diese Mischung aus Führung, Expertise und operativer Unterstützung half dem ARZ, seine IT-Landschaft nachhaltig zu optimieren und fit für die Zukunft zu machen.