Herausforderung.
Als eine der größten Sparkassen in Sachsen hat die Sparkasse Chemnitz die „Selbstverpflichtung deutscher Sparkassen für klimafreundliches und nachhaltiges Wirtschaften“ unterschrieben. Bis 2035 soll daher beispielsweise der Geschäftsbetrieb klimaneutral gestaltet sein. Energie, Wasser und Papier werden also sparsam und ressourcenschonend eingesetzt. Den dazu notwendigen „digilogen Beratungs- und Dienstleistungsansatz“ – digital und analog – verfolgt die Sparkasse Chemnitz bereits seit 2019. Die digitale Basis für alle Finanzgeschäfte stellt zum einen die eigene Banking-Plattform dar. Aber auch die von Kund:innen zu persönlichen Terminen mitgebrachten Dokumente wollte die Sparkasse Chemnitz digitalisieren, um die dokumentenbasierte Sachbearbeitung vor allem im Kreditumfeld zu beschleunigen. Unterlagen sollten insbesondere durch die Kundenberater früh im Bearbeitungsprozess gescannt und in die Sachbearbeitung digital überführt werden, bevor die Sparkasse Chemnitz sie archiviert. Lediglich Sicherheiten wie Policen, KFZ-Briefe und dergleichen sollten noch tatsächlich in den Akten der Kund:innen abgelegt sein. Doch der digitale Aktenstand muss genauen Richtlinien folgen und sich in die digitale Landschaft der Sparkasse Chemnitz einfügen. Für eine Lösung vor der letztendlichen Archivierung im verbandseigenen Rechenzentrum braucht es daher einen Anbieter für zertifizierte Archivlösungen, der Dokumente in das Archivsystem der Sparkasse ablegen kann.
Wir Sparkassen müssen engen datenschutzrechtlichen Vorgaben folgen. Als zertifizierter Partner und IT-Dienstleister der S-Finanzgruppe und Finanz Informatik kennt Bechtle diese genau. Bechtle DOCS war für unser Handling der von Kund:innen mitgebrachten und per Mail zugesandten Dokumente die perfekte Lösung. Als Anbieter zertifizierter Archivlösungen konnte Bechtle die Digitalisierung in unserer geschützten Welt der Finanz Informatik so umsetzen, wie wir es brauchten.
Tobias Uhlig, Leiter Prozessmanagement, Sparkasse Chemnitz
Lösung.
Viele Sparkassen vertrauen bei der digitalen Dokumentenbearbeitung auf das zusammen mit Sparkassen entwickelte Bechtle DOCS und dessen Sicherheitsstandards. Bechtle DOCS wird im Verbandsrechenzentrum der Sparkasse betrieben, ist den Richtlinien der Sparkasse unterworfen und daher so sicher wie alle anderen Anwendungen der Sparkassen-Institute. Die Web-Anwendung bildet die Pendelmappe der Sparkassen exakt ab. Sie scannt und archiviert dazu die Papiere des Tagesgeschäfts und lässt sogar eine Bearbeitung der Dokumente zu. Auch die Sparkasse Chemnitz entschied sich dafür, Bechtle DOCS für die elektronische Kreditbearbeitung einzusetzen. Damit digitale Dokumente anstelle von Papier transportiert werden, bildete Bechtle den Workflow der Kreditaktenvorgänge der Sparkasse Chemnitz digital in Bechtle DOCS ab und schuf für die Mitarbeitenden den digitalen Schreibtisch, auf dem sie ihre eingescannten Dokumente sogar bearbeiten können. In die bankfachlichen Prozesse des Kreditgeschäfts greift Bechtle DOCS dabei aus bankaufsichtsrechtlichen Aspekten nicht ein, diese bilden sich nach wie vor in den vorhandenen Systemen ab. Bechtle DOCS integriert sich stattdessen so weit wie möglich und kommuniziert über Schnittstellen mit den anderen Systemen. Für den Einsatz von Bechtle DOCS in der Sparkasse Chemnitz schulte Bechtle zunächst die Fachadministrator:innen und realisierte das System gemeinsam mit ihnen im Rechenzentrum. Die vorhandenen, dezentralen Scan-Systeme der Sparkasse Chemnitz erweiterte Bechtle um einen Scanner mit QR-Code-Erkennung und richtete eine zentrale Digitalisierung des Posteingangs ein. Der intensiven und sehr individuellen Schulung der Mitarbeitenden der Sparkasse Chemnitz schloss sich eine Phase des Experimentierens an, bis alle Fragen geklärt werden konnten. Zur schnellen Akzeptanz des digitalen Systems trug auch bei, dass Bechtle die Prozesse beinahe 1:1 vom Papier auf den Bildschirm mit Bechtle DOCS überträgt.
Vorteile/Nutzen.
Mit Bechtle DOCS haben die Mitarbeitenden der Sparkasse Chemnitz inzwischen schnell und vor allem permanent Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen. Die einfache Bearbeitung auf dem digitalen Bildschirm ist essenziell für die effiziente Sachbearbeitung. Das spart der Sparkasse Chemnitz Zeit und reduziert die indirekten Kosten. Vor allem aber ist die digitale Dokumentenbearbeitung mit Bechtle DOCS ein weiterer Schritt in Richtung nachhaltiges Wirtschaften, zu dem sich die Sparkasse Chemnitz verpflichtet hat.