Herausforderung.
Die Provinzial Holding AG ist der zweitgrößte öffentliche Versicherer in Deutschland. Sie schützt nicht nur die materiellen Werte ihrer über fünf Millionen Privat- und Firmenkunden, sondern auch das, was ihnen am wichtigsten ist: ihre Lebensqualität, ihre Gesundheit und sogar ihr Leben. Darüber hinaus berät und unterstützt sie umfassend bei der Altersvorsorge. Der Provinzial Konzern treibt eine Reihe von Digitalisierungsprojekten mit Hochdruck voran, um sich zukunftsfest aufzustellen. Begleitet wird die Provinzial dabei von ihrem langjährigen IT-Dienstleister Bechtle, der unter anderem den IT-Support für die Hardware der 13.000 Mitarbeitenden im Innen- und Außendienst bei der Provinzial betreibt. Diesen wollte der Versicherungskonzern weiter optimieren und sah sich deshalb bei anderen Kunden von Bechtle um. Dabei stieß der Versicherer auf eine ganz besondere Inspiration: Für die Lieferung von Ersatz- oder Neugeräten muss Bechtle nicht mehr zum Anwendenden fahren oder einen Übergabetermin vereinbaren, sondern dieser kommt künftig einfach zu einer automatisierten Ausgabestelle. Warte- und Lieferzeiten des IT-Equipments konnten so verkürzt und die Ausgabe vereinfacht werden. Nun galt es, eine innovative Methode zu finden, die den Anforderungen an eine moderne, flexible und selbstbestimmte Arbeitswelt gerecht wird.
Der Anstoß für den jetzt bei uns eingesetzten IT-Automaten von pidas kam von Bechtle. So entstanden die Idee und der Bedarf. Mit CORA reduzieren wir Ausfallzeiten und beschleunigen Supportprozesse. Das Gesamtkonzept von pidas hat uns einfach überzeugt. Die Zusammenarbeit mit Bechtle war geprägt von Vertrauen, Offenheit und Klarheit. Die Auswahl der Geräte verlief sehr zielgerichtet. Bechtle hat uns sehr gut beraten und unsere klaren Anforderungen und Qualitätsansprüche erfüllt.
Matthias Vogel, Abteilungsleiter Workplace Management, Provinzial Holding AG
Lösung.
Auf einer Reise zu den Produktionsstandorten von Automatenlösungen im deutschsprachigen Raum testeten Provinzial und Bechtle verschiedene Varianten auf ihre Supportprozesse und die automatisierte Ausgabe. Schließlich entschied sich das Versicherungsunternehmen für den Selbstbedienungsautomaten CORA des Schweizer Herstellers pidas. In Zürich überzeugte der intelligente Automat, den die Provinzial jeweils für ein Jahr direkt bei Bechtle mietet und damit kein Risiko eingeht. Er ermöglicht es den Provinzial Mitarbeitenden, IT-Geräte wie Notebooks, Smartphones, Headsets und Zubehör schnell und unkompliziert abzuholen, ohne auf Field-Support-Teams angewiesen zu sein. Dazu band Bechtle den Automaten an die Software-Systeme der Provinzial an, sodass die Mitarbeitenden die benötigten Artikel durch das Vorhalten ihres Unternehmensausweises ausgegeben bekommen. Für die Sicherheit sorgt dabei eine integrierte Waage, die genau erkennt, was aus dem Automaten entnommen wurde.
Bechtle bestückt die Fächer von CORA weiterhin nach zuvor definierten Schwellenwerten. So erkennt der IT-Automat beispielsweise, ob und wie viele Mäuse oder HDMI-Kabel fehlen. Die Mitarbeitenden haben standortübergreifend die Möglichkeit, Ersatzhardware und Verbrauchsmaterial zu entnehmen oder Gegenstände für den kurzzeitigen Gebrauch auszuleihen. Damit weitete die Provinzial die Servicezeiten für alle Beschäftigten auf rund um die Uhr aus und steigerte die Effizienz des IT-Supports deutlich. Neben dem reinen Ausgabegeschäft wird der Automat zukünftig auch Supportfälle übernehmen. Diese können dann vollautomatisch über die per Schnittstelle angebundenen Workflow-Systeme der Provinzial abgewickelt werden. Somit können defekte Notebooks mithilfe des Automaten ausgetauscht werden. Das Neugerät wird in CORA vorinstalliert und durch den Mitarbeitenden entnommen. Die Rückgabe des Altgeräts in ein dafür vorgesehenes Fach am Automaten kann entweder direkt oder zeitversetzt erfolgen.
Vorteile/Nutzen.
Mit dem IT-Automaten CORA hielt bei der Provinzial Holding AG der zeit- und personenunabhängige Field Support Einzug. Hat man einmal etwas wie Ladekabel oder Maus zu Hause vergessen, hilft Bechtle mit Ersatz aus dem Automaten – und das sogar außerhalb der Geschäftszeiten. Damit reduzierte die Provinzial die klassischen Field-Support-Einsätze von Bechtle deutlich, was Zeit und Kosten spart. Die Mitarbeitenden müssen nicht mehr auf die Lieferung warten, was die Ausfallzeiten reduziert und die Produktivität erhöht. Mit CORA optimierte die Provinzial ihre gesamten IT-Support-Prozesse, steigerte die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und unterstützte das unternehmensweite Ziel, bis 2025 und darüber hinaus möglichst ressourcenschonend zu arbeiten.