Herausforderung.
Mit 15 Produktionsstandorten rund um den Globus ist die Böllhoff Gruppe Kompetenzführer in der 360°-Verbindungstechnik. Innovationskraft und Kundennähe bilden ebenso das Fundament des unternehmerischen Erfolgs wie innovative, nachhaltige und wirtschaftliche Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette der Kundschaft. Für die IT-Arbeitsumgebung der Mitarbeitenden wollte Böllhoff eine moderne, flexible Lösung einsetzen – sie sollte die Arbeitsprozesse optimieren und die Zusammenarbeit der Angestellten verbessern. Ein Brainstorming zu „Vision & Scope – digitaler Arbeitsplatz“, durchgeführt mit Bechtle in mehreren Workshops weltweit, definierte das Ziel konkreter: Mit Microsoft 365 sollten Prozesse, Security, flexibles Arbeiten und Zusammenarbeit modernisiert werden. Die Corona- Pandemie verdeutlichte zusätzlich, wie wichtig eine zukunftsorientierte Lösung für alle Mitarbeitenden weltweit war.
Die wirklich reibungslose, enorm vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Bechtle beim Aufbau unseres digitalen Arbeitsplatzes brachte uns nicht nur technologisch voran, sie stellte auch die Weichen für eine zukunftsfähige IT-Strategie. Bechtle unterstützte uns hervorragend, auch bei Herausforderungen wie lizenzrechtlichen Schwierigkeiten. Das Change Management ist hier besonders hervorzuheben. Die Idee, Expert:innen in einer Community zusammenzuführen, erwies sich als enorm wertvoll. Bechtle erkannte bei uns frühzeitig die Notwendigkeit einer umfassenden Lösung und unterstützte uns dabei, ein solides Fundament für die Transformation zu schaffen.
Stephan Berning, Team Leader IT Service Desk (ISD), Böllhoff Gruppe
Lösung.
Für das neue Arbeitsumfeld, entwickelt in den „Vision & Scope“-Workshops, fasste Bechtle die gewonnenen Erkenntnisse zusammen und vertiefte in weiteren Workshops bei Böllhoff das Verständnis für Microsoft 365. Dabei hinterfragte man immer wieder, ob M365 für Böllhoff wirklich die gewünschten Mehrwerte liefert – und verglich, zeigte Chancen auf und entwickelte die Ideen von Böllhoff weiter. So entstand eine an die Bedingungen aller Standorte angepasste Lösung für eine moderne und zukunftssichere Arbeitsumgebung. Zeitgleich entstand eine Vision des modernen Arbeitsplatzes, die alle benötigten und zu ersetzenden Applikationen auflistete, einschließlich der Ablösung bestehender Videokonferenzsysteme durch Microsoft Teams, die Nutzung von OneDrive für den Datenaustausch und Exchange als neuem Mailserver. Der Plan: Alle Microsoft 365 Enterprise- Anwendungen sollten schrittweise die bisherigen Applikationen ersetzen. Aus diesem Plan entwickelten Bechtle und Böllhoff gemeinsam eine Roadmap. Anhand dieser und daraus definierter Teilprojektsteckbriefe konnte Böllhoff den Aufwand für den Wechsel besser abschätzen und nutzte sie als Grundlage für das Gesamtprojekt. Die Initiative zum modernen Arbeitsplatz war gestartet. Der erste Schritt war die Migration zu Microsoft Exchange Online, um die weltweite E-Mail-Kommunikation und Kalenderverwaltung zu optimieren. Parallel dazu folgten die Einführung von Microsoft Teams als zentrale Plattform für Meetings, Chats und Zusammenarbeit sowie der Einsatz von OneDrive für den ortsunabhängigen Austausch großer Datenmengen. Auch Microsoft Intune wurde eingeführt, um mobile Endgeräte sicher zu verwalten und konsistente Richtlinien durchzusetzen. Mobile Geräte lassen sich damit sicher in das Unternehmensnetzwerk integrieren und eine konsistente Sicherheitspolitik umsetzen. Damit die neuen Arbeitswerkzeuge bei Böllhoff auch richtig und effizient eingesetzt werden, stellte Bechtle zusätzlich zur reinen Installation der Anwendungen sicher, dass die Mitarbeitenden den Wechsel aktiv mitgestalteten. Sie sollten frühzeitig erkennen, wie viel sich an ihrem digitalen Arbeitsplatz ändert, und diese Veränderung mit angehen. Ein zentrales Element war dabei das Change Management. Gemeinsam wurde eine Community aus Microsoft 365 Professionals aufgebaut – Mitarbeitende, die als Multiplikator:innen den Wandel im Unternehmen aktiv begleiten. Die Resonanz war überwältigend: Statt der geplanten 85 Personen engagierten sich fast doppelt so viele Kolleg:innen. Sie unterstützen bis heute als erste Anlaufstelle den Rollout vor Ort und tragen die neue Arbeitsweise mit in die Teams.
Vorteile/Nutzen.
Der neue, moderne Arbeitsplatz um Microsoft 365 lässt die globalen Teams bei Böllhoff effizienter und flexibler arbeiten. Das gemeinsam mit Bechtle ganzheitlich umgesetzte Konzept beschleunigte die Kommunikation, verbesserte den Informations- und Datenaustausch und erhöhte die IT-Sicherheit durch fortschrittliche Endgeräteverwaltung. Böllhoff kann jetzt mobiler handeln, flexibler reagieren und die Plattform für weitere Entwicklungen nutzen. Mittlerweile entwickelte das Unternehmen sogar ein eigenes BöllhoffGPT. Microsoft 365 unterstützt Böllhoff bestmöglich, um die Zukunft aktiv zu gestalten.