Herausforderung.
Viele Kund:innen bringen ihre Unterlagen lieber persönlich ins Jobcenter – um sicherzugehen, dass sie wirklich ankommen. Die Folge: hoher Andrang am Schalter, viel manuelle Arbeit, wenig Zeit für individuelle Beratung. Diesen Prozess wollten die Jobcenter Stadt und Landkreis Heilbronn einfacher, schneller und moderner gestalten – ohne Papier, ohne Wartezeiten. Dafür sollten Scanstationen als digitale Lösung vor Ort aufgestellt werden, die Dokumente sicher erfassen und automatisch übermitteln. Wichtig dabei: einfache Bedienung ohne technisches Vorwissen, Barrierefreiheit, Mehrsprachigkeit und klare Nutzerführung. Das Ziel: eine Lösung, die den Alltag der Mitarbeitenden spürbar entlastet und gleichzeitig den Service für Kunden verbessert.
Die Scanstationen sind für uns ein echter Gewinn. Sie ermöglichen es den Antragstellenden, ihre Unterlagen bequem, sicher und ohne Wartezeit direkt vor Or digital einzureichen. Die Bestätigungsfunktion schafft zusätzliches Vertrauen. Eine wirklich intuitive und zuverlässige Lösung, die wir dank Bechtle anbieten können. Sie entlastet unsere Mitarbeitenden zudem deutlich. Bechtle begleitete uns bei der Umsetzung die ganze Zeit über kompetent, lösungsorientiert und partnerschaftlich.
Marco Krebs, Geschäftsführer, Jobcenter Landkreis Heilbronn
Lösung.
Gemeinsam mit Bechtle setzten die Jobcenter Stadt und Landkreis Heilbronn diese Vision Schritt für Schritt um – passgenau für den Alltag vor Ort. Das Herzstück: eine eigens von Bechtle entwickelte Web-Applikation, basierend auf Anforderungen aus gemeinsamen Workshops mit den Fachabteilungen. Die Oberfläche? Klar strukturiert, kontrastreich, barrierearm. Die Software unterscheidet zwischen Stadt und Landkreis – mit eigenem Design, Farbcodierung und separaten Zieladressen. Und die Nutzung? Intuitiv, denn direkt auf der Startseite wählen die Antragsteller:innen ihren Standort und können dann ihre Dokumente einreichen oder einen Termin vereinbaren. Die App führt dabei durch alle Schritte des Scans – von der Eingabe der Kundennummer bis zur Live-Vorschau des gescannten Dokuments. Persönliche Daten lassen sich manuell erfassen oder automatisch per QR-Code auf der Kundenkarte auslesen. Gescannte Dokumente können Einreichende vor dem digitalen Versand prüfen, ersetzen oder löschen. Auf Wunsch folgt eine Eingangsbestätigung an die eigene E-Mail-Adresse. Die Applikation läuft über PROVISIO SiteKiosk im abgesicherten Kiosk-Modus. Alle vier von Bechtle zusammengestellten Scanstationen greifen zentral auf die datenschutzkonforme Anwendung zu. Die Admin-Oberfläche ist ebenso einfach gehalten und erlaubt es, Texte oder Hintergrundbilder flexibel zu gestalten. Bechtle übernahm die gesamte technische Umsetzung – von Rollout bis Betrieb. Im Alltag zeigen die Stationen: Sie arbeiten stabil, sind wartungsarm und serviceorientiert.
Vorteile/Nutzen.
- Digitale Dokumentenabgabe: Damit Kunden Unterlagen sicher und unabhängig einreichen können – direkt vor Ort.
- Barrierearmes System: Ermöglicht auch Menschen mit Einschränkungen eine einfache Nutzung.
- Rollout durch Bechtle: Alles aus einer Hand – von der Hardware bis zur Inbetriebnahme.
- Intuitive Bedienung: Führt mit klarer Oberfläche, Farbleitsystem und wenigen Klicks durch den Prozess.
- Skalierbares Konzept: Kann bei Bedarf auf weitere Standorte oder Services ausgeweitet werden.
- Stabiler Betrieb: Durch professionelle Software und regelmäßige Wartung von Bechtle.
- Zentrale Administration: Lässt Inhalte und Einstellungen flexibel anpassen.
- Effizientere Arbeitsabläufe: Entlasten die Mitarbeitenden – für noch besseren Service.