Bechtle Trends: Papierloses Büro

Papierloses Büro.

Entdecken Sie die Vielseitigkeit und Flexibilität eines papierlosen Büros und steigern Sie die Effizienz und den Komfort in Ihrem Unternehmen nachhaltig.

 

Papierloses Büro: Die Vorteile auf einen Blick.

 

Komfort

Papierlose Archivierung ermöglicht unkompliziertes Auffinden und Durchsuchen von Informationen.

 

Zusammenarbeit

Dokumente lassen sich mühelos und ortsunabhängig mit nur wenigen Klicks teilen.

 

Transparenz

Digitale Abbildung verschiedener Prozesse schafft Klarheit über Zuständigkeiten und den aktuellen Status.

 

Sicherheit

Anbindung an automatisierte Back-up-Lösungen (z.B. Cloud) schützt Ihr Unternehmen vor Datenverlust.

Papierloses Büro.

Entdecken Sie die Vielseitigkeit und Flexibilität eines papierlosen Büros und steigern Sie die Effizienz
und den Komfort in Ihrem Unternehmen nachhaltig.

In der heutigen Arbeitswelt bietet das Konzept des papierlosen Büros eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die Umstellung auf digitale Dokumente und Arbeitsprozesse wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Umweltbelastung reduziert. Papierfreie Arbeitsabläufe ermöglichen schnellere Informationsverarbeitung, direkten Datenaustausch und eine Reduzierung von Aufbewahrungskosten für Papierdokumente.

Papierloses Büro: Die Vorteile auf einen Blick.

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Komfort

Papierlose Archivierung ermöglicht unkompliziertes Auffinden und Durchsuchen von Informationen.

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Zusammenarbeit

Dokumente lassen sich mühelos und ortsunabhängig mit nur wenigen Klicks teilen.

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Transparenz

Digitale Abbildung verschiedener Prozesse schafft Klarheit über Zuständigkeiten und den aktuellen Status.

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Sicherheit

Anbindung an automatisierte Back-up-Lösungen (z.B. Cloud) schützt Ihr Unternehmen vor Datenverlust.

Produkte für papierloses Arbeiten bei Bechtle.

Hersteller-Nr.: 
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        Der Ricoh ScanSnap iX1600 ist ein schneller und effizienter Scanner für Ihr papierloses Büro. Er bietet eine intuitive Bedienung und ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, verschiedene Farb- und Scanprofile anzulegen. Dadurch lassen sich beispielsweise Dateitypen für bestimmte Zielorte festlegen. Gleichzeitig können sämtliche Dateien auf Wunsch direkt in die Cloud hochgeladen werden. Ein weiteres wichtiges Feature: Der Scanner kann unterschiedliche Formate in einem Zug verarbeiten. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise DinA4-Dokumente, DinA5-Lieferscheine und Visitenkarten in einem einzigen Arbeitsschritt digitalisieren können, ohne den Papierstapel vorher sortieren zu müssen.

        QNAP TS-855X ist ein leistungsstarkes und langlebiges NAS, das Ihnen ausreichend Speicher bietet, um eine papierfreie Archivierung umzusetzen. Der Server verfügt über sechs 3,5-Zoll-Laufwerkeinschübe für HDDs und zwei 2,5-Zoll-Einschübe für SDDs. Der Speicher kann darüber hinaus mithilfe von SAS-Speichereinheiten zusätzlich erweitert werden, was wiederum für mehr Flexibilität und bessere Skalierbarkeit sorgt. Dank der Kombination aus 8 GB DDR4 Non-ECC Arbeitsspeicher und Dual-Port 2,5 GbE-Konnektivität gehen sowohl Datenzugriff als auch Sicherung und Wiederherstellung schnell und reibungslos vonstatten. So ist eine Windows-Datenübertragung mit Verschlüsselung beispielsweise in einer Geschwindigkeit von 575 MB/s für den Download möglich.

        Der Wacom DTL-2451 Monitor mit 24 Zoll (ca. 61 cm) bietet eine angenehme Arbeitsfläche für Notizen und Signiervorgänge elektronischer Dokumente. Dank 2048 Stiftdruckstufen werden Zeichnungen, Kommentare und Unterschriften präzise erfasst und digitalisiert. Für höheren Komfort können Sie das Gerät über den verstellbaren Standfuß im passenden Winkel positionieren und über den DVI-Eingang/-ausgang auch mit größeren Bildschirmen verbinden. Auch eine Befestigung von Haltearmen ist problemlos möglich. Multi-Touch-Funktionalität wird ebenfalls unterstützt.

        Bechtle Tipp:

        Die Umsetzung eines digitalen Büros ist eine Chance, Geschäftsabläufe zu optimieren. Statt einfach analoge Prozesse digital abzubilden, sollte Ihr Unternehmen die Gelegenheit nutzen, diese grundlegend zu hinterfragen und zu verbessern. So kann es ein digitaler Workflow beispielsweise ermöglichen, dass Dokumente vollständig digitalisiert im System abgelegt werden können, anstatt Papierformulare auszufüllen und anschließend einzuscannen.

        Softwareprodukte sind sowohl für die Einführung als auch die Nutzung eines papierlosen Arbeitsplatzes essenziell. Während Dokumentenmanagementsysteme (DMS) Ihrem Unternehmen dabei helfen, digitale Dokumente zu verwalten und zu organisieren, ermöglichen sogenannte Collaboration-Tools das effektive gemeinsame Bearbeiten von Dateien durch mehrere Mitarbeiter:innen. Denken Sie direkt zu Beginn auch an Software für digitale Unterschriften, um beispielsweise das Unterzeichnen von Verträgen schnell und effizient zu gestalten. Möchten Sie sicherstellen, dass sämtliche archivierten Dokumente auch digital bearbeitet werden können, sollten Sie darüber hinaus in eine OCR-Software ("optical character recognition") investieren.

        Im umfassenden Sortiment von Bechtle finden Sie zahlreiche Produkte, die Sie effektiv bei der Umsetzung eines papierlosen Büros unterstützen. Werden Sie jetzt unabhängig von Papierstapeln und klassischen Archivierungsmethoden und modernisieren Sie die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens.

         

        Bechtle Tipp:

        Die Umsetzung eines digitalen Büros ist eine Chance, Geschäftsabläufe zu optimieren. Statt einfach analoge Prozesse digital abzubilden, sollte Ihr Unternehmen die Gelegenheit nutzen, diese grundlegend zu hinterfragen und zu verbessern. So kann es ein digitaler Workflow beispielsweise ermöglichen, dass Dokumente vollständig digitalisiert im System abgelegt werden können, anstatt Papierformulare auszufüllen und anschließend einzuscannen.

         

        Was bedeutet „papierloses Büro“?

         

        In einem papierlosen Büro werden papiergebundene Dokumente durch digitale Versionen ersetzt. Das bedeutet, dass sämtliche Dokumente, die im Unternehmensalltag anfallen, in elektronischer Form gespeichert und bearbeitet werden. Dazu gehören in der Regel Verträge, Rechnungen, Belege, wichtiger Schriftverkehr und vieles mehr.

        Papierloses Büro: Was muss aufbewahrt werden?
        Wie kann die Ordnerstruktur eines papierlosen Büros aussehen?
        Welche Vorteile hat ein papierfreies Büro?
        Welche Nachteile hat ein papierloser Arbeitsplatz?
        Wie kann Datenschutz bei einem papierlosen Büro gewährleistet werden?
        Papierloses Büro in der Umsetzung: Tipps für Ihren Umstieg.
        Papierloses Büro: Was muss aufbewahrt werden?

        Der Wechsel zu einem papierlosen Unternehmen bedeutet nicht, dass sämtliche Dokumente aufbewahrt werden müssen. Generell gilt, dass alle Dateien, die für die geschäftliche Tätigkeit des Unternehmens relevant sind, bis zu Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden müssen. Das betrifft beispielsweise:

        • Verträge
        • Rechnungen
        • Belege
        • Lieferscheine
        • Personalunterlagen
        • Finanz- und Steuerunterlagen
        • Unternehmensdokumente
        Wie kann die Ordnerstruktur eines papierlosen Büros aussehen?

        Die Ordnerstruktur kann je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich aussehen, da sie zu Ihnen und Ihrem Team passen muss. In erster Linie ist hierbei jedoch entscheidend, dass die Struktur logisch und nachvollziehbar ist. So kann es beispielsweise hilfreich sein, jede Datei mit dem Datum zu beginnen, um die zeitliche Einordnung zu vereinfachen. Auch können Dokumente anhand des Titels und passenden Ordnern effektiv gruppiert werden, zum Beispiel durch Hinzufügen des Kunden- oder Projektnamens. Möchten Sie für Übersichtlichkeit sorgen, ohne Ihre Mitarbeiter:innen zu überfordern, bietet es sich darüber hinaus an, für jede Abteilung einen eigenen Unterordner zu erstellen, welcher nur von den relevanten Personen bearbeitet werden kann. Tools wie Dokumentenmanagementsysteme können besonders bei der Einführung hilfreich sein. Solche und andere Softwarelösungen ermöglichen es Ihnen wahlweise auch, dasselbe Dokument in verschiedenen Ordnern zu archivieren. Während die Datei nur einmal abgespeichert wird, lässt sie sich so jedoch über verschiedene Dateipfade finden.

         

        Welche Vorteile hat ein papierfreies Büro?

        Ein papierloses Büro hat sowohl für einzelne Mitarbeiter:innen als auch das Unternehmen als ganzes mehrere Vorteile:

        • Beschleunigte Geschäftsabläufe: Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente können interne sowie externe Abläufe schneller und effizienter abgewickelt werden.
        • Verringerte manuelle Arbeitsbelastung: Die Automatisierung von Prozessen reduziert den händischen Aufwand des Teams.
        • Verbesserter Datenschutz: Durch die Nutzung von Cloud-Back-Ups oder Server-Lösungen können digitale Dokumente besser vor Verlust geschützt werden.
        • Effizientes Rechte- und Rollenmanagement: Zugriffe in einem digitalen Büro lassen sich durch aktives Rechte- und Rollenmanagement besser verwalten, sensible Daten sind so nicht frei zugänglich.
        • Erhöhte Flexibilität: Mitarbeiter:innen können überall auf relevante Dokumente zugreifen.
        • Nachhaltigkeit: Eine papierlose Archivierung trägt durch reduzierten Ressourcen- und Energieverbrauch aktiv zum Umweltschutz bei.
        Welche Nachteile hat ein papierloser Arbeitsplatz?

        Während die Vorteile eines papierlosen Büros überwiegen, kann gerade der Umstieg ein paar Nachteile mit sich bringen:

        • Kosten: Die initiale Einführung eines papierlosen Büros kostet Zeit und Geld und sollte nicht unterschätzt werden. Langfristig macht es sich wirtschaftlich jedoch bezahlt.
        • Akzeptanz: Mitarbeitende müssen sich zunächst an die digitalen Prozesse gewöhnen. Eine umfangreiche Schulung kann hier helfen.
        • Technische Probleme: Wie bei sämtlicher Technologie können auch hier Herausforderungen auftreten, beispielsweise durch längere Serverwartungen oder Internetausfälle. Eine optimale Hilfestellung bietet hier die Kombination aus NAS und Cloud, wodurch Sie schnellen, lokalen Zugriff auf Dokumente haben und gleichzeitig von automatischen Back-ups auf die Cloud profitieren.
        Wie kann Datenschutz bei einem papierlosen Büro gewährleistet werden?

        Bewahren Sie die wichtigsten Dokumente und Daten Ihres Unternehmens digital auf, ist es essenziell, auch ausreichend Datenschutz zu gewährleisten. Bei einem papierfreien Büro sollten die Dateien in jedem Fall verschlüsselt sein, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern. Bei kritischen Dokumenten kann auch ein Passwortschutz sinnvoll sein. Richten Sie die Digitalisierung so ein, dass Außenstehende die Dokumente nur nach einer Autorisierung öffnen und, wenn notwendig, abspeichern können. Entscheidend ist auch eine regelmäßige Datensicherung, beispielsweise in Form einer Cloud oder eines anderen Servers. Achten Sie bei der Wahl Ihres Cloud-Anbieters darauf, dass dieser die Vorgaben der DSGVO erfüllt, um eine rechtskonforme Datenverarbeitung sicherzustellen.

         

        Papierloses Büro in der Umsetzung: Tipps für Ihren Umstieg.

        Damit der Wechsel Ihres Unternehmens zu einem papierlosen Büro möglichst reibungslos vonstattengeht, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

        • Bestandsaufnahme durchführen: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, welche Dokumente Ihres Unternehmens regelmäßig verwendet werden. Eine Automatisierung bedeutet auch nicht, dass sämtliche Dokumente archiviert werden sollten oder müssen. Fragen Sie sich, wo Verbesserungspotenzial vorhanden ist (z.B. digitale Signiermöglichkeiten)
        • Prioritäten setzen: Legen Sie bereits vor Umsetzung fest, welche Dokumente zuerst digitalisiert werden sollen.
        • Technologie wählen: Gerade bei der Wahl der passenden IT sollten Sie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sowie ein optimales Zusammenspiel zwischen Hardware und Software achten. Werden beispielsweise bestimmte DIN-Formate verwendet, muss der Scanner diese auch unterstützen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Auch bei der Software sollte eine informierte Entscheidung getroffen werden. Damit sämtliche Dokumente durchsucht und nach Bedarf bearbeitet werden können, ist OCR besonders hilfreich. Damit werden Dateien nicht als Bild, sondern als bearbeitbare Datei abgespeichert. Auch können Sie dadurch nach einzelnen Stichwörtern innerhalb der Dokumente suchen und gelangen so schneller ans Ziel.
        • Mitarbeitende schulen: Beginnen Sie bereits früh, Ihr Team im Umgang mit einem papierlosen Arbeitsplatz zu schulen. Das steigert nicht nur die allgemeine Akzeptanz, sondern verhindert auch umständliche Arbeitsprozesse und damit verringerte Effizienz.

        Mit dem papierlosen Büro Effizienz und Komfort steigern.

        Der Umstieg zu einem papierlosen Unternehmen hat das Potenzial, zahlreiche Geschäftsabläufe maßgeblich zu beschleunigen und die manuelle Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden zu verringern. Mittels moderner IT lassen sich Archivierung und Verwaltung von Dokumenten wie Rechnungen, Belegen oder Verträgen vereinfachen und führt gleichzeitig zu einer erheblichen Entlastung für Ihr Team. So kann durch die Digitalisierung von Rechnungen, Belegen oder Verträgen beispielsweise die Bearbeitungszeit merklich verkürzt und die Fehlerquote reduziert werden. Kleine bis große Unternehmen finden bei Bechtle die passenden Produkte, um ein papierloses Büro effizient und nachhaltig umzusetzen.

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