Der Wechsel zu einem papierlosen Unternehmen bedeutet nicht, dass sämtliche Dokumente aufbewahrt werden müssen. Generell gilt, dass alle Dateien, die für die geschäftliche Tätigkeit des Unternehmens relevant sind, bis zu Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden müssen. Das betrifft beispielsweise:

• Verträge
• Rechnungen
• Belege
• Lieferscheine
• Personalunterlagen
• Finanz- und Steuerunterlagen
• Unternehmensdokumente

Die Ordnerstruktur kann je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich aussehen, da sie zu Ihnen und Ihrem Team passen muss. In erster Linie ist hierbei jedoch entscheidend, dass die Struktur logisch und nachvollziehbar ist. So kann es beispielsweise hilfreich sein, jede Datei mit dem Datum zu beginnen, um die zeitliche Einordnung zu vereinfachen. Auch können Dokumente anhand des Titels und passenden Ordnern effektiv gruppiert werden, zum Beispiel durch Hinzufügen des Kunden- oder Projektnamens. Möchten Sie für Übersichtlichkeit sorgen, ohne Ihre Mitarbeiter:innen zu überfordern, bietet es sich darüber hinaus an, für jede Abteilung einen eigenen Unterordner zu erstellen, welcher nur von den relevanten Personen bearbeitet werden kann. Tools wie Dokumentenmanagementsysteme können besonders bei der Einführung hilfreich sein. Solche und andere Softwarelösungen ermöglichen es Ihnen wahlweise auch, dasselbe Dokument in verschiedenen Ordnern zu archivieren. Während die Datei nur einmal abgespeichert wird, lässt sie sich so jedoch über verschiedene Dateipfade finden.

Ein papierloses Büro hat sowohl für einzelne Mitarbeiter:innen als auch das Unternehmen als ganzes mehrere Vorteile:

• Beschleunigte Geschäftsabläufe: Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente können interne sowie externe Abläufe schneller und effizienter abgewickelt werden.
• Verringerte manuelle Arbeitsbelastung: Die Automatisierung von Prozessen reduziert den händischen Aufwand des Teams.
• Verbesserter Datenschutz: Durch die Nutzung von Cloud-Back-Ups oder Server-Lösungen können digitale Dokumente besser vor Verlust geschützt werden.
• Effizientes Rechte- und Rollenmanagement: Zugriffe in einem digitalen Büro lassen sich durch aktives Rechte- und Rollenmanagement besser verwalten, sensible Daten sind so nicht frei zugänglich.
• Erhöhte Flexibilität: Mitarbeiter:innen können überall auf relevante Dokumente zugreifen.
• Nachhaltigkeit: Eine papierlose Archivierung trägt durch reduzierten Ressourcen- und Energieverbrauch aktiv zum Umweltschutz bei.

Während die Vorteile eines papierlosen Büros überwiegen, kann gerade der Umstieg ein paar Nachteile mit sich bringen:

• Kosten: Die initiale Einführung eines papierlosen Büros kostet Zeit und Geld und sollte nicht unterschätzt werden. Langfristig macht es sich wirtschaftlich jedoch bezahlt.
• Akzeptanz: Mitarbeitende müssen sich zunächst an die digitalen Prozesse gewöhnen. Eine umfangreiche Schulung kann hier helfen.
• Technische Probleme: Wie bei sämtlicher Technologie können auch hier Herausforderungen auftreten, beispielsweise durch längere Serverwartungen oder Internetausfälle. Eine optimale Hilfestellung bietet hier die Kombination aus NAS und Cloud, wodurch Sie schnellen, lokalen Zugriff auf Dokumente haben und gleichzeitig von automatischen Back-ups auf die Cloud profitieren.

Bewahren Sie die wichtigsten Dokumente und Daten Ihres Unternehmens digital auf, ist es essenziell, auch ausreichend Datenschutz zu gewährleisten. Bei einem papierfreien Büro sollten die Dateien in jedem Fall verschlüsselt sein, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern. Bei kritischen Dokumenten kann auch ein Passwortschutz sinnvoll sein. Richten Sie die Digitalisierung so ein, dass Außenstehende die Dokumente nur nach einer Autorisierung öffnen und, wenn notwendig, abspeichern können. Entscheidend ist auch eine regelmäßige Datensicherung, beispielsweise in Form einer Cloud oder eines anderen Servers. Achten Sie bei der Wahl Ihres Cloud-Anbieters darauf, dass dieser die Vorgaben der DSGVO erfüllt, um eine rechtskonforme Datenverarbeitung sicherzustellen.

Damit der Wechsel Ihres Unternehmens zu einem papierlosen Büro möglichst reibungslos vonstattengeht, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

• Bestandsaufnahme durchführen: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, welche Dokumente Ihres Unternehmens regelmäßig verwendet werden. Eine Automatisierung bedeutet auch nicht, dass sämtliche Dokumente archiviert werden sollten oder müssen. Fragen Sie sich, wo Verbesserungspotenzial vorhanden ist (z.B. digitale Signiermöglichkeiten)
• Prioritäten setzen: Legen Sie bereits vor Umsetzung fest, welche Dokumente zuerst digitalisiert werden sollen.
• Technologie wählen: Gerade bei der Wahl der passenden IT sollten Sie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sowie ein optimales Zusammenspiel zwischen Hardware und Software achten. Werden beispielsweise bestimmte DIN-Formate verwendet, muss der Scanner diese auch unterstützen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Auch bei der Software sollte eine informierte Entscheidung getroffen werden. Damit sämtliche Dokumente durchsucht und nach Bedarf bearbeitet werden können, ist OCR besonders hilfreich. Damit werden Dateien nicht als Bild, sondern als bearbeitbare Datei abgespeichert. Auch können Sie dadurch nach einzelnen Stichwörtern innerhalb der Dokumente suchen und gelangen so schneller ans Ziel.
• Mitarbeitende schulen: Beginnen Sie bereits früh, Ihr Team im Umgang mit einem papierlosen Arbeitsplatz zu schulen. Das steigert nicht nur die allgemeine Akzeptanz, sondern verhindert auch umständliche Arbeitsprozesse und damit verringerte Effizienz.