IT Solutions - 09.02.2022

Wie lassen sich Prozesse einfach automatisieren? Erste Schritte und Tipps.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten und Ansatzpunkte, Prozesse im Arbeitsalltag zu automatisieren: Von der Urlaubsgenehmigung oder Krankmeldung bis hin zur Rechnungsfreigabe oder komplexeren Abläufen. Im Prinzip lassen sich fast alle Prozesse auch digital abbilden. Im folgenden Blogbeitrag geben wir mit anschaulichen Beispielen einen Überblick, wie ein einfacher Start in die Prozessautomatisierung gelingen kann.

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Wo können Prozesse digitalisiert werden?

In den meisten Abteilungen gibt es Prozesse. Vermutlich gibt es in Ihrem Unternehmen auch eine IT-Abteilung, in der es Prozesse wie Support oder Inventarverwaltung gibt. Vielleicht haben Sie auch eine Einkaufsabteilung, die einen Prozess zur Bestellung von Artikeln oder zur Freigabe von Rechnungen hat. In Ihrer Personalabteilung gibt es vielleicht einen Onboarding-Prozess, einen Prozess zur Verwaltung von Verträgen oder zur Genehmigung von Urlaub. Die gute Nachricht: Wenn Sie Ihre Prozesse kennen oder sogar schon dokumentiert haben, ist der ersten Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen bereits getan.

Wo anfangen? Vorgehen bei der Digitalisierung von Prozessen.

Den Prozess erfassen.

Nachstehend sehen Sie einen Rechnungsfreigabeprozess, wie er z. B. in einer Einkaufsabteilung vorkommt. Hier geht eine externe Rechnung ein, die beglichen werden soll – dazu werden zwei Freigaben benötigt. Der manuelle Prozess läuft wie folgt ab:

Prozessanalyse.

Wie nun schnell zu erkennen ist, weist der Prozess an vielen Stellen Ineffizienzen auf. Durch die Wege per Hauspost entstehen Verzögerungen. Speziell die Ortsgebundenheit kann sich hier noch verstärkend auf die Verzögerung auswirken. Insbesondere in Zeiten von Corona und einer dadurch bedingten Flexibilisierung des Arbeitsortes kann dies mitunter ein Problem sein. Auch eine Dienstreise würde den Prozess zunächst stoppen. Zusätzlich ist für den Mitarbeitenden nur schwer nachvollziehbar, wo die Rechnung zum aktuellen Zeitpunkt festhängt.

Die aufgeführten Schwachstellen können durch die Digitalisierung des Prozesses beseitigt werden. Bei komplexeren Prozessen oder Prozesslandschaften nutzen wir selbstentwickelte Tools in Kombination mit langwierigen Erfahrungswerten, um Ihnen eine valide Entscheidungsgrundlage für Ihre individuelle Prozesslandschaft zu liefern.

Erstellung einer standardisierten Prozessdarstellung.

Mit Ihnen gemeinsam erarbeiten wir eine standardisierte Prozessdarstellung als Grundlage für die Entwicklung und weitere Feinabstimmungen. Dies kann z. B. auf Basis von BPMN erfolgen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt (aus Darstellungsgründen stark vereinfacht).

Prozessumsetzung.

Die Umsetzung können wir mit verschiedenen Technologien realisieren. Unser Portfolio deckt hier ein breites Spektrum ab, das z. B. alles rund um die Microsoft Power Plattform, alles rund um das Portfolio von Nintex und individuelle Entwicklungen durch unsere hauseigene Entwicklungsabteilung umfasst. In unserem Beispiel haben wir den Prozess mit SharePoint Online und Nintex Workflow umgesetzt.

Im digitalisierten Prozess erhält der Rechnungsbearbeiter Thomas Müller wie zuvor eine Rechnung per E-Mail. Er lädt die Rechnung in eine dafür bereitgestellte SharePoint-Bibliothek und befüllt einige wenige Metadaten. Nach Abschluss der Befüllung startet der weitere Prozess automatisch.

Die Abteilungsleiterin Silvia Neid erhält eine automatisch generierte E-Mail, die alle wesentlichen Daten zur Genehmigungsaufgabe übersichtlich zusammenfasst (siehe folgende Darstellung) – sie braucht zum Abschluss der Genehmigungsaufgabe den Kontext ihrer E-Mail nicht verlassen. Neben den wesentlichen Rechnungsdaten in der E-Mail ist die Rechnung als Anhang in der E-Mail enthalten. Per Klick auf den Button „Genehmigt“ (in der E-Mail) kann Frau Neid die Genehmigung für diesen Prozessschritt direkt erteilen.

Da Frau Neid die Rechnung per Klick freigegeben hat, erhält die Geschäftsführerin Frau Jones eine automatisch generierte E-Mail, die dem Aufbau und Umfang der eben dargestellten E-Mail gleicht. Frau Jones klickt auf den Anhang, um sich die Rechnung genauer anzuschauen. Der Anhang öffnet sich und erscheint wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Auch im Kontext des geöffneten Anhangs kann Frau Jones ihre Entscheidung durch Klick auf einen der dargestellten Buttons direkt treffen. Auch kann hier direkt ein Kommentar eingefügt werden. Frau Jones entscheidet sich für die Freigabe der Rechnung und fügt dazu noch den Kommentar „kann bezahlt werden“ ein.

Die Entscheidung wird ohne Zeitverzug direkt in den Metadaten der Rechnung in der SharePoint-Bibliothek dokumentiert. Zusätzlich erhält die Person in der Rechnungsbearbeitung eine automatisch generierte E-Mail, dass die Rechnung freigegeben wurde und nun bezahlt werden kann. Herr Müller bezahlt die Rechnung wie gewohnt. Damit ist der Prozess abgeschlossen.

Welche Vorteile haben wir durch die Digitalisierung von diesem Beispiel-Prozess erreicht?

Da die internen Postwege nun komplett entfallen, haben wir eine massive Zeitersparnis erreich.

Arbeiten von überall: Die Genehmigung der Rechnung kann von nahezu jedem Ort erfolgen,  z. B. per Smartphone oder Laptop. Dadurch haben wir eine Unabhängigkeit vom Arbeitsort für diesen Prozess erreicht.

Unterschriften müssen nicht länger auf Papier erfolgen. Die Genehmigung wird digital in den Metadaten dokumentiert. Dadurch machen wir einen großen Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro.

In Zahlen ausgedrückt kann dies bedeuten, dass Sie durch die Digitalisierung des Prozesses z. B. 5 Minuten pro Person, die am Prozess beteiligt ist, an Zeit einsparen. Also in diesem Beispiel 15 Minuten Einsparung pro eingehender Rechnung. Bei 50 Rechnungen pro Monat bedeutet dies eine jährliche Einsparung von 9.000 Minuten oder 150 Stunden Arbeitszeit.

Einfach starten. Ihre ersten Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung der Prozesslandschaft.

Nun fragen Sie sich vielleicht, wie Sie schon heute mit der Digitalisierung Ihrer Prozesse loslegen können. Wir geben Ihnen zwei Möglichkeiten an die Hand:

App in a Day.

Die erste Möglichkeit ist der Einstieg in die Microsoft Power Plattform mit dem App-in-a-Day-Workshop. Als Microsoft Partner sind wir berechtigt, dieses von Microsoft entwickelte Workshop-Format mit Ihnen gemeinsam durchzuführen.

Innerhalb eines Tages geben wir Ihnen einen Überblick über die Power Plattform und die darin enthaltenen Komponenten Power Automate und Power Apps. Das Workshop-Format ist eine Kombination aus Wissensvermittlung und Hands-on-Sessions zum Ausprobieren und Kennenlernen in 4 Modulen.

Dieser Einstieg ist für Sie besonders gut geeignet, wenn Sie die Ärmel hochkrempeln und direkt loslegen wollen. Durch die unmittelbare Befähigung von Ihnen und Ihren Kolleg:innen erreichen Sie schnelle Erfolge und einen nachhaltigen Kompetenzaufbau in Ihrem Unternehmen.

Process Assessment.

Die zweite Möglichkeit auf dem Weg zur Digitalisierung Ihrer Prozesse ist unser Process-Assessment-Workshop. Mit unserer umfangreichen Erfahrung und speziell entwickelten Tools analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse.

Wir führen ein Clustering hinsichtlich Komplexität, Verbesserungspotential und Umsetzungskosten durch. Anschließend ermitteln wir den Return on Invest für die Umsetzung von jedem zuvor analysierten Prozess. Basierend auf den gewonnen Erkenntnissen erstellen wir eine Prioritätenliste mit unseren Empfehlungen.

Dies ist der richtige Ansatz, wenn Sie Ihre Prozesse zunächst analysieren und bewerten möchten und die volle Kontrolle über ihre Prozesslandschaft erreichen wollen. So erhalten Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage, um Ihre Strategie für die Digitalisierung Ihrer Prozesse zu entwickeln.

Kommen Sie gerne auf mich zu, wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Prozesse vorantreiben wollen!

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Diesen Beitrag haben wir veröffentlicht am 09.02.2022.