Alfing Kessler Sondermaschinen – Bechtle entwickelt automatisierte Monatsabschlüsse in SAP.

Die Alfing-Sondermaschinen-Gruppe entwickelt flexible Fertigungsanlagen. Die produzierenden Unternehmen Alfing Kessler Sondermaschinen GmbH (AKS), Alfing Montagetechnik GmbH (AMT) und Sondermaschinen Oberndorf GmbH (MSO) liefern Komponenten und Systeme der Montagetechnik und unterstützen von der Idee bis zur fertigen Anlage. AKS und AMT haben ein gemeinsames Management. Auch Finanzen, Personal, Einkauf und EDV unterstützen beide. Um die Monatsabschlüsse zu vereinfachen, programmierte Bechtle in SAP mit ABAP ein individuelles Cockpit für die Finanzberichte der Unternehmensgruppe.

Projektdaten.

  • Software
  • Fertigung / Prod. Gewerbe
  • SAP
  • 250–1.500 Mitarbeitende

Herausforderung.

Zur Alfing-Sondermaschinen-Gruppe gehören AKS, der Weltmarktführer in der Pleuelfertigung, und AMT, der führende Spezialist für Schraubtechnik, Montageanlagen und Automation. Beide Firmen agieren weitestgehend unabhängig voneinander, dennoch sind Entwicklung, Konstruktion und Produktion eng miteinander verbunden. Außerdem führt das Management beide Unternehmen. Die Bereiche Finanzen, Personal, Einkauf und EDV unterstützen ebenfalls beide Alfing-Firmen. Für die Verwaltung setzt Alfing SAP ein. Den handelsrechtlichen Abschluss (GuV) erfüllt der SAP Standard, die Unternehmenssteuerung erfolgt jedoch mit dem Umsatzkostenverfahren. Dieses Ergebnis wurde bisher manuell unter Verwendung der SAP Daten erstellt. Daraus resultierten für die Unternehmensgruppe viele verteilte Prozesse und nicht exportierbare Berichte. Alfing suchte deshalb nach einer effizienzsteigernden Automatisierung der kaufmännischen Prozesse und einer Sicherungsmöglichkeit der Logik des Umsatzkostenverfahrens.


Wir wollten unser SAP mit dem Umsatzkostenverfahren und mehr Automatismen nutzen. Alleine hätten wir das definitiv nicht lösen können. Aber dank der guten Zusammenarbeit mit Bechtle verfügen wir jetzt über einen archivierten Zustand des Umsatzkostenverfahrens und können die archivierten Listen unterschiedlich darstellen sowie exportieren. Bechtle schaffte nicht nur das Ergebnis im engen Austausch mit uns, sondern auch eine einfachere Auswertbarkeit.

Uwe Hofmann, Leiter Finanz- & Rechnungswesen, Alfing Sondermaschinen Beteiligungsverwaltungsgesellschaft


Ein individuell auf Alfing angepasstes SAP Cockpit, in dem die Unternehmensgruppe alle Monatsabschlusstätigkeiten erledigen und automatisch exportieren kann, sollte das Controlling von Routinetätigkeiten entlasten. Mit dem umfangreichen Kostenträgerbericht wollte Alfing alle relevanten Kostenträgerstammdaten, Plan-/Ist-Werte und Mengen archivieren und exportieren können. Das Ziel: die Archivierungszeiten von bisher zwei Stunden auf wenige Minuten zu reduzieren, indem die Berichte für die Ergebniserstellung beim Periodenabschluss des Controllings erweitert werden. Außerdem sollten die Daten final ausgewertet und auf dem SAP Server gespeichert oder als Excel-Datei extrahiert werden können. Korrekturbuchungen/Umbuchungen wollte Alfing neu generieren und wieder speichern können. Wichtig war für die Unternehmensgruppe auch, dass die Unveränderlichkeit der Daten gewährleistet bleibt. Die Alfing-Sondermaschinen-Gruppe suchte daher nach einem Partner, der SAP warten und anpassen kann, dabei aber ganzheitlich arbeitet.

Lösung.

Gemeinsam mit Bechtle definierte die Controlling-Abteilung von Alfing das Aussehen der Basisdaten, also welche Informationen aus welchen Tabellen für das Umsatzkostenverfahren wichtig sind. Die Fachleute von Bechtle programmierten aus diesen Vorgaben ein komplett auf Alfing zugeschnittenes Cockpit in SAP. Bechtle verwendete dafür ABAP, eine proprietäre Programmiersprache, die SAP eigens für die Programmierung kommerzieller Anwendungen im SAP Umfeld entwickelt hatte. Die Lösung basiert auf SAP Standardberichten, die mit den Auftragsstammdaten erweitert werden. Zu jedem Bericht gehört ein eigener Selektionsbildschirm für die einzelnen Datenfelder. In einem eigens von Bechtle programmierten Cockpit können alle Berichte und die dazugehörigen Daten aufgerufen werden. In einem Proof of Concept erstellte Bechtle einen Basisbericht. Wird der Basisbericht oder andere Berichte im System von Alfing aufgerufen, aktualisiert und speichert das Programm alle Inhalte bis zur endgültigen Sicherung und Archivierung. Ist der Bericht endgültig gespeichert, können die Berichtsinhalte nicht weiter verändert werden. Dennoch kann Alfing den gespeicherten Berichtsstand immer wieder aufrufen. Der Bericht ist ins .csv- und ins .xls-Format exportierbar.

Bechtle und die Alfing-Sondermaschinen-Gruppe entwickelten auf dieser Basis eine Serie von Berichten, die nach den Wünschen von Alfing im von Bechtle programmierten SAP Cockpit dargestellt werden. Während dieser Arbeit optimierte Bechtle einige der bisher manuell durchgeführten Prozesse und behob sogar mit der Zeit entstandene Fehler. Auch strukturierte Bechtle die Schnittstellen von SAP zum Controlling, der Finanz- und der Personalabteilung klarer. Im engen Austausch mit Alfing entstanden so eine Optimierung der gesamten Prozesse und eine transparente Darstellung des Monatsabschlusses der Alfing-Sondermaschinen-Gruppe.

Vorteile/Nutzen.

Die von Bechtle programmierte SAP Lösung ist speziell auf die Anforderungen von Alfing zugeschnitten. Das Cockpit macht die Berichte für die Unternehmensgruppe leichter bedienbar, da die Monatsabschlüsse detailliert dargestellt werden. Innerhalb weniger Minuten kann jederzeit ein Testlauf durchgeführt werden. So bleibt das Controlling von Alfing flexibel. Ist eine Abrechnungsperiode abgeschlossen, ist der Echtlauf innerhalb weniger Minuten möglich. Diese Daten sind unveränderbar und werden archiviert. Alfing nutzt dank Bechtle seine Ressourcen optimal und hat alle Abschlüsse sicher archiviert. Ein Überschreiben – auch aus Versehen – ist nicht mehr möglich. Das spart Zeit, Nerven und nicht zuletzt Kosten.

Ausführliche Referenz.

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